3bd7818dcd7e84f28c4ac4fd109b1c4d

פורטל לחוקר ולצוות המנהלי

הפעילויות שלי

המשימות שלי

מידע שלי

טפסים ונהלים

 

הפורטל לחוקר ולצוות המנהלי

במסגרת המעבר למערכת הSAP באוניברסיטה הוקם פורטל (שולחן עבודה) לחוקרים ולצוות המנהלי.
הפורטל מספק אמצעים נוחים לתמיכה בפעולות החוקר ב SAP -כגון: יצירת דרישות/הזמנת הרכש, ניהול תקציבי המחקר ופעולות נוספות.
הפורטל תומך בשפה האנגלית והעברית וניתן יהיה לגלוש בו גם באמצעות מכשיר הטלפון הסלולארי (לאחר קישורו לשרת SAVION ראה פרק 5.2) .
הפורטל מאפשר צפייה, עדכון ובקרה של הפעולות בזמן אמת.

פורטל

ניתן לחלק את הפורטל לארבעה אזורי תוכן:

1.      המשימות שלי- תחום זה הינו דינמי בו ניתן לאשר ולדחות מסמכי רכש כגון: דרישות והזמנות בהתאם לתפקידך ולהרשאות שברשותך.

2.      מידע שלי- צפייה במענקי המחקר, בדיווחים מדעיים וכספיים וצפייה בדוח נתוני תקציב.

3.      פעילויות שלי- בתחום זה ניתן ליצור הזמנות ודרישות, לצפות ולעדכן דוחות ,דיווח קבלה של פריט טובין ושירות, להזמין פריטים מהמחסן הראשי של האוניברסיטה ועוד מגוון פעולות.

4.     טפסים ונהלים- בתחום זה נמצאים טפסים הנחוצים לביצוע פעולות שונות המחולקים למספר קטגוריות. הטפסים נינים להורדה ולאחר הזנתם יש לסרוק לצרף אותם לאובייקט המתאים. לדוגמה: כל מסמכי הרכש יופיעו  תחת קטגוריה "רכש".

 

קיימים "קישורים מהירים"– סדרה של לחצנים המאפשרת ניתוב מהיר לכלל אפליקציות ומערכות בלחיצה אחת, כגון: מנח"מ, אתיקה, הרשות למו"פ, צפייה בסרטוני ומסמכי הדרכה ופעולות נוספות כגון: צפייה בדוח הסכמי מסגרת, יצירת בקשה למענק החזרים, ויצירת התחייבות פנימית.

נגישות לפורטל החוקרים

הפורטל לחוקר נגיש גם לקהל לקויי הראייה.
לחץ
על סמל ה- 'נגישות' נגישותעל מנת לבחור את הצגת התוכן הרצוי.

לנוחיותך, ניתן לבחור כיצד ברצונך לצפות בפורטל לחוקר:

נגישות אתרים

  1. הגדלת טקסט – לחץ להגדלת הטקסט
  2. הקטנת טקסט – לחץ להקטנת הטקסט                                                       
  3. איפוס טקסט – לחץ לחזרה לברירת המחדל
  4. ניגודיות כהה – לחץ להחשכת המסך
  5. ניגודיות בהירה – לחץ להבהרת המסך
  6. איפוס ניגודיות – לחץ לחזרה לברירת המחדל
  7. הדגשת כותרות – לחץ להדגשת  הכותרות
  8. הדגשות קישורים – לחץ ליצירת קו תחתון בקישורים הנמצאים במסך
  9. שנה לגופן נגיש\קריא

נוחיות

התחברות לפורטל דרך אמצעי מובייל

1. ניתן להתחבר לפורטל גם באמצעות מכשירי מובייל דרך שתי דרכים:

א. התחברות לרשת האוניברסיטה- EDUROAM- כאשר תעבוד בתוך האוניברסיטה.

ב. התחברות מרחוק (מחוץ למתחם האוניברסיטה) לVPN בעזרת תוקן/ סיסמה משתנה לשרת SAMBA סמבה

2. יש ללחוץ על כתובת הURL של הפורטל שינתן לכם.

3. תפתח חלונית בה יש להזין את השם משתמש (יוזר) וסיסמה, לאחר מכן יפתח פורטל.

מילון מונחים אוניברסיטאי

מילון מונחים

 

 

 

הפעילויות שלי

דרישת רכש

דרישת רכש הינה בקשה לרכש של פריט טובין או פריט שירות .
לאחר יצירתה, הדרישה תעבור לסבב אישורים בתוך האוניברסיטה בו הגורמים המאשרים בסבב יבצעו אישור.
כאשר הדרישה תאושר - הקניין יצור הזמנה בסימוכין לדרישה אל מול הספק.
כאשר הדרישה תדחה- יהיה ניתן לבדוק את סטטוס הדרישה בדוח דרישותß עריכה/ צפייהß בלשונית "אסטרטגיית אישורים" תחת כותרת הדרישה ובנוסף תקבל מייל המתריע על כך.

מסך דרישת רכש מורכב משלושה חלקים:

דרישת רכש

 

התייחס לחלקים הבאים:

חלקים

לצידו של כל אחד מאזורי מסך הדרישה, קיים לחצן "צמצם"  באמצעותו ניתן לפתוח או למזער כל חלק במסך. צמצם

מונחים

מונחים

ליצירת דרישת רכש חדשה כנס לפורטל לחוקר..                                           

1.      הצבע על "פעילויות שלי".                                                           

2.      בחר ב"דרישת רכש".

3.      לחץ על "דרישת רכש חדשה".

פעילויות

 

לפניך מסייע הרכש-בעזרתו המערכת תציע בין 2- 4 שאלות שאחריהן יבחר באופן אוטומטי סוג הדרישה הרצוי.

1.      בחר את סוג התקציב מתוך הרשימה.

שאלה 1

 

2.      בחר בסוג הפריט הנרכש– טובין/ שירות.

שאלה 2

לחזרה למסך הראשוני באפשרותך ללחוץ בכל שלב על לחצן איפוס הנמצא בתחתית המסך

 

3.      לחץ על "צור דרישת רכש" דרישת רכש

 

4.      התקבל מסך סקירת פריטים:

סקירת פריטים

 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

שדות

5. עבור אל לשונית "הקצאת חשבון".

הקצאת חשבון

 

הערה: שדות חובה להזנה מתעדכנים בהתאם לקטגורית הקצאת חשבון שנבחרה.

 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

6. עבור אל לשונית "נתוני לקוח".

נתוני לקוח

 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

7. עבור אל לשונית "כתובת אספקה".

כתובת אספקה

 

כתובת האספקה תושלם אוטומטית מנתוני "יוזם הרכש".
במידה והשדה לא הושלם\ברצונך כתובת אחרת – ערוך את השדות לכתובת הרצויה.
ראה פירוט מורחב בתת כותרת 6.3 – עמוד 19.

 

הקש ENTER להמשך.

8. עבור אל לשונית "טקסטים".

לשונית "טקסטים" קיימת ברמת הכותרת- כלומר הזנת הטקסט תהיה ברמת הכותרת בלבד בדרישה הספציפית הזו.
ברמת הכותרת- הזנת הטקסט תהיה ברמת שורת הפריט בלבד.

לשונית טקסטים נועדה להערות שברצונך לציין באמצעות מלל חופשי.
שים לב כי הטקסט היחיד המגיע לפלט ההזמנה הוא "טקסט לספק" ברמת הפריט.
שאר הטקסטים הם לידיעת הקניין בלבד ולתיעוד עצמי.

טקסטים

 

במידת הצורך ניתן להוסיף טקסט למגוון גורמים לפריט ביצירת דרישת רכש.
לדוגמה- במידה והחומר שהוזמן הוא מחשב, יש לגשת ללשונית טקסטים באזור הפריט בחלקו התחתון של מסך הדרישה ולציין את צבע המחשב.

8.1 לחץ על לשונית "טקסטים".

8.2 בחר את סוג הטקסט הרלוונטי.

8.3 הזן את הטקסט בתיבה לצד סוג הטקסט. 

9. עבור אל לשונית "מקור אספקה" במידה וידוע לך מספר הספק המבוקש / משיכה מהסכם.

מקור אספקה

 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

10. ביכולתך למשוך מהסכם/ רשומות מידע שקיימים לחומר הנדרש.

  10.1 לחץ על לחצן "הקצאת מקור אספקה" מקור אספקה

  10.2 בחר את הקצאת מקור האספקה הרצויה מתוך הרשימה.

אספקה

 10.3 לחץ על לחצן "מקור מוקצה".

המערכת מציגה את הסכמים הקיימים לפריט ורשומות מידע של ספקים מהם נרכש הפריט בעבר.

לבחירה של אחת מהשורות כמקור אספקה מבוקש סמן שורה ולחץ על לחצן "מקור מוקצה".

11. עבור אל לשונית "סטאטוס".

ביכולתך לצפות בכל רגע נתון במצב הדרישה, ניתן לצפות בהזמנת הרכש שנוצרה בסימוכין לדרישה, מסמך חומר(תנועות מלאי), חשבוניות לוגיסטיות וכו' ברמת הפריט.

סטאטוס

12. לחץ על לחצן בדיקה לוודא כי אין הודעות שגיאה.

יתכן ויתקבלו הודעות מערכת שונות, בצע את התיקונים הנדרשים במידה ויש הודעת אזהרה. כמו כן, במידה ומתקבלת הודעת אזהרה "האם ניתן לעמוד בתאריך האספקה? יש לבדוק שהתאריך שהוזן נכון.

13. לחץ על לחצן  שמור בשורה השחורה התחתונה לסיום.

כדי לצרף מסמכים לדרישה יש לשמור אותה תחילה.

צירוף המסמכים אפשרי בשלב יצירה, עדכון או צפייה בדרישה– ראה פרק דוח דרישות רכש(עמוד 22).

 

כתובת אספקה

כתובת אספקה הינה הכתובת של יוזם הרכש.
יוזם רכש - הינו הגורם שאליו מיועדת הדרישה או ההזמנה.
לאחר הזנת יוזם הרכש במערכת כתובת האספקה תוזן אוטומטית.

במידה ונתוני הכתובת המוצגים ריקים, או שברצונך להזין כתובת שונה ממאגר הכתובות, ניתן באמצעות החיפוש לעדכן את פרטי הכתובת.

המערכת תביא כברירת מחדל את הכתובת בשפה העברית (HE).

במידה והזמנת פריט יבוא נדרש לשנות את הכתובת לשפה האנגלית (EN) ע"י הפעולות הבאות:

1. לחץ על לחצן "רשימה" לצד שדה "כתובת"  כתובת

יפתח החלון הבא:

חלון

התייחס לשדות הבאים:

שדות

2. לחץ על  לחצן חפש יפתח המסך הבא:

מסך

3. סמן את שורת הכתובת בשפה האנגלית.

במידה ולא נמצאו רשומות כתובות עבור המשתמש יש לפנות למוקד תמיכת משתמשים להקמת 2 הכתובות בשתי השפות HE+EN)).

 

שינויי הכתובת תקף למסמך רכש זה בלבד. 
במידה וברצונך לשנות את פרטי הכתובת הקבועים המופיעים ברשימת הכתובות – פנה למוקד תמיכת משתמשים.

4. לחץ על פריטי כתובת , בלחיצה זו יפתח החלון הבא:

כתובת

התייחס לשדות הבאים:

שדות

 

יש לגלול מטה להצגת/עדכון פרטי טלפון וכתובת מייל:
ניתן לעדכן את הפרטים בהתאם.

כתובת

דוח דרישות רכש שלי

דוח דרישות הרכש מאפשר לצפות בכלל דרישות הרכש ולערוך אותן במידת הצורך.
 על מנת לצפות בדוח הדרישות יש לבצע השלבים הבאים:

1.      בחר ב"פעילויות שלי".

2.      כנס ל"דרישת רכש".

3.      בחר ב – "דוח דרישות רכש שלי".

דרישות

 

1. הזן את השדות ע"פ הקריטריונים הרצויים- שים לב, יוזם הרכש/ נוצר ע"י וסוג תקציב שדות חובה.

שדות

2. לחץ על לחצן  בצע הנמצא  בתחתית המסך בצד שמאל.

 

3. התקבל דוח דרישות רכש:

דרישות רכש

על מנת לצפות או לערוך את הדרישה- סמן את השורה ולחץ על "צפה בדרישה"/ "עריכת דרישה".

 

ניתן לצפות בסטטוס סבב האישורים של הדרישה והגורמים המאשרים באמצעות כניסה למצב עריכה/ צפייה --> בלשונית "אסטרטגיית אישורים" ברמת הכותרת.

הזמנת רכש ישירה

הזמנת רכש הינה מסמך לצורך התקשרות מול הספק.
ההזמנה מכילה את נתוני הספק, החומר להזמנה, הכמות, המחיר, תאריכי אספקה ותנאי תשלום שסוכמו עמו. הזמנת הרכש תיצור שריון תקציבי לכלל הפריטים בהזמנה, שמירתה תתאפשר במידה ויש תקציב זמין לביצועה.
ישנן 3 אופציות ליצירת הזמנה:
1. הזמנת רכש עם משיכה מהסכם- לפני יצירת ההזמנה מומלץ לבדוק ב"דוח הסכמים" (ראו עמוד 40) האם קיים הסכם על אותו פריט שברצונך להזמין מ2  סיבות:
א. הזמנה עם משיכת מהסכם מוגבלת בסכום גבוה יותר לפי נהלי האוניברסיטה
ב. הסכם יקנה לאוניברסיטה הטבות, לכן רצוי להשתמש בהסכם.
 בהזמנה מהסכם שדה "הסכם מסגרת" יהיה חובה להזין, ושדה "פריט חוזה" (מספר השורה בהסכם)

2. הזמנת רכש ללא משיכה מהסכם- שדה "הסכם מסגרת" לא יהיה חובה, אך המערכת כן תאפשר
להוסיף הסכם.
במידה ותזין את מספר ההסכם כן תקבל את הטבות ההסכם, אך הסכום של ההזמנה עדיין יהיה מוגבל לפי נהלי האוניברסיטה.

3. הזמנת רכש נסיעות לחול- במידה והנך מעוניין להזמין שירות של נסיעות לחול, כגון כרטיסי טיסה, מלון, השכרת רכב וכו'- בהתאם להרשאותייך יש לבצע הזמנת רכש לנסיעות לחול.

כלל ההזמנות עוברות סבב אישורים שונה

לאחר יצירת ההזמנה היא תועבר לסבב אישורים.
במידה וההזמנה תאושר
- ייווצר פלט שישלח ליוצר ההזמנה כקובץ מצורף במייל, יוצר ההזמנה ישלח את הפלט לספק שלאחר מכן יגיע עם הסחורה ותבוצע קבלה.
במידה וההזמנה תדחה - ישלח מייל שמתריע על כך ליוצר ההזמנה, סטטוס ההזמנה יהיה "נדחה" ויהיה ניתן לבדוק זאת בדוח הזמנות דרך ניתוב לעריכה/צפיית ההזמנה בלשונית "אסטרטגיית שחרור".  

הזמנות

 

מסך הזמנת רכש מורכב משלושה חלקים:

  1. כותרת– בכותרת יהיה ניתן לראות את סוג ההזמנה, את תאריך המסמך (ברירת המחדל תהיה היום) ונדרש למלא את מספר הספק את קבוצת הרכש. בנוסף ניתן להוסיף מלל חופשי בלשונית "טקסטים" להזמנה הספציפית הזו. שים לב, רק טקסט מסוג "הערות לספק" ייכלל בפלט ההזמנה.
  2. סקירת פריטים- רשימת כלל הפריטים הנדרשים להזמנה:
    חומר, כמות, מחיר, הסכם מסגרת ופריט חוזה במידת הצורך (מספר השורה בהסכם)

פריט- הרחבה ופירוט על כל אחד מהפריטים המופיעים בסקירת הפריטים.

הזמנת רכש ישירה חדשה - ללא משיכה מההסכם

ניצור הזמנה ללא משיכה מהסכם לפריטים שלא נמצאים תחת הסכם עם הספק, בהתאם לנהלי האוניברסיטה.

ליצירת הזמנת רכש ישירה חדשה כנס לפורטל לחוקר.

1. הצבע על "פעילויות שלי".

2. בחר ב"הזמנת רכש ישירה".

3. לחץ על "הזמנת רכש ישירה חדשה".

פעילויות

 

לפניך מסייע הרכש - בעזרתו המערכת תציע בין 2 ל-4 שאלות שאחריהן יבחר באופן אוטומטי סוג ההזמנה הרצוי.

1. בחר את סוג התקציב מתוך מסייע הרכש.

סוג תקציב

2. בחר בסוג הפריט הנרכש – טובין/ שירות.

סוג פריט

3. בחר את הערך ללא משיכה מהסכם.

ערך

4. לחץ על צור הזמנת רכש.

מספר ספק

5. הזן את מספר הספק, קבוצת הרכש תוזן אוטומטית.

מספר ספק

 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

6. התייחס לשדות המסומנים בחלון "סקירת פריטים"

סקירת פריטים

התייחס לשדות הבאים:

שדות

שדות

שדות

7. עבור אל לשונית "הקצאת חשבון".

הקצאת חשבון

 

שדות חובה להזנה מתעדכנים בהתאם לקטגורית הקצאת חשבון שנבחרה.
 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

8. עבור ללשונית נתוני לקוח

נתוני לקוח

התייחס לשדות הבאים:

שדות

9. עבור אל לשונית "כתובת לאספקה".

כתובת לאספקה

 

כתובת האספקה תוזן אוטומטית מנתוני "יוזם הרכש".
במידה והשדה לא הושלם\ברצונך כתובת אחרת – ניתן לערוך את השדות לכתובת הרצויה.
ראה תת פרק 6.3.

הקש ENTER להמשך .

10. עבור אל לשונית "טקסטים"

לשונית "טקסטים" קיימת ברמת הכותרת- כלומר הזנת הטקסט תהיה ברמת הכותרת בלבד בדרישה הספציפית הזו.

ברמת הפריט – הזנת הטקסט תהיה ברמת שורת הפריט בלבד.

 

לשונית טקסטים נועדה להערות שברצונך לציין באמצעות מלל חופשי.

שים לב כי רק  טקסט "הערות לספק" יוזן בפלט ההזמנה.

טקסטים

 

במידת הצורך ניתן להוסיף טקסט למגוון גורמים לפריט ביצירת הזמנת רכש:

10.1 לחץ על לשונית "טקסטים". 

10.2 בחר את סוג הטקסט הרלוונטי.

10.3 הזן את הטקסט בתיבה לצד סוג הטקסט.

11. לחץ על לחצן בדיקה על מנת לוודא שאין הודעות שגיאה.

יתכן ויתקבלו הודעות מערכת שונות, בצע את התיקונים הנדרשים במידה ויש הודעת אזהרה.

כמו כן, במידה ומתקבלת הודעת אזהרה האם ניתן לעמוד בתאריך האספקה? יש לבדוק שהתאריך שהוזן נכון.

12. לחץ על לחצן שמור בתחתית המסך לסיום.

לצירוף מסמכים להזמנה יש לשמור אותה תחילה.

צירוף המסמכים אפשרי בשלב עדכון או צפייה בהזמנה– ראה פרק 6.10

הזמנת רכש ישירה - נסיעות לחו"ל

במידה וברצונך להזמין שירות של נסיעות לחול כגון כרטיסי טיסה, מלון, השכרת רכב וכו'-
יש ליצור הזמנה מסוג "נסיעות לחול".

 

יצירת הזמנה זו מתבצעת בהתאם להרשאותייך.
על מנת ליצור הזמנה זו בצע את הפעולות הבאות:

 

1.  הצבע על "פעילויות שלי".

2.  בחר ב"הזמנת רכש ישירה".

3.  לחץ על "הזמנת רכש ישירה חדשה".

 

 

הפעילויות שלי

 

לפניך מסייע הרכש - בעזרתו המערכת תציע בין 2 ל-4 שאלות שאחריהן
יבחר באופן אוטומטי סוג ההזמנה הרצוי. 

 

1. בחר את סוג התקציב מתוך מסייע הרכש (רכש מתקציבים אחרים לא רלוונטי בסוג הזמנה זו).

סוג תקציב

2. בחר ב"נסיעות חול".

נסיעות חול

3. לחץ על צור הזמנת רכש

צור הזמנת רכש

שים לב: ניתן לבחור את פריט השירות באמצעות שדה "קבוצת חומרים"- "שירות נסיעה לחול".
בצע את הפעולות הבאות:

4. לחץ על לחצן לחצן או על F4 במקלדת. יתקבל המסך הבא:

5. בשדה "קבוצת חומרים" לחץ שנית על לחצן לחצן או על F4  במקלדת.

6. תפתח רשימת ערכים- רשום בלשונית החיפוש *נסיעה*.

נסיעה

7. לאחר מכן  תפתח רשימה של כלל החומרים המשויכים לקבוצת החומר הזו-
בחר את קבוצת חומר  "140302- שירות נסיעה לחול".

להמשך יצירת ההזמנה ראה פרק 6.6 עמוד 24.

הזמנת רכש ישירה חדשה - משיכה מההסכם

יצירת הזמנת רכש בפורטל ניתנת לביצוע כאשר קיים הסכם מול הספק הרצוי שמולו תתבצע ההזמנה.

 

אם לא ידוע לך שם/ מספר החומר או הספק– ניתן לאתר את החומר הרצוי ברשימת הסכמי מסגרת ע"י צפייה בפרק 6.13 רשימת הסכמי מסגרת בעמ' 48

ליצירת הזמנת רכש ישירה חדשה כנס לפורטל לחוקר.

1.      צבע על "פעילויות שלי".

2.        בחר ב"הזמנת רכש ישירה".

3.      בחר ב"הזמנת רכש ישירה חדשה".

פעילויות

לפניך מסייע הרכש- בעזרתו המערכת תציע בין 2 ל-4 שאלות שאחריהן
יבחר באופן אוטומטי סוג הדרישה הרצוי.

1. בחר את סוג התקציב מתוך מסייע הרכש.

סוג תקציב

 

2. בחר בסוג הפריט הנרכש – טובין/ שירות.

סוג פריט

3. בחר את הערך משיכה מהסכם .

משיכה מהסכם

4. לחץ על צור הזמנת רכש.

הזמנת רכש

 

5. הזן  את מספר המסגרת בשדה "הסכם מסגרת"  ואת מספר החוזה בשדה "פריט חוזה"

מספר מסגרת

 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

אם לא ידוע מספר הסכם המסגרת, ניתן לאתר את ההסכם בשתי דרכים:
1. ברשימת הסכמי מסגרת ( פרק 6.13 עמוד 48 במדריך).

2. לחיצה על לחצן רשימה בשדה הסכם מסגרת(או לחיצה על F4 במקלדת). הסכם מסגרת

ולאתר את ההסכם מול הספק ע"י חיפוש של תיאור החומר, שם הספק וכיו"ב
שים לב, בשדה "קטגוריית מסמך רכש" יש להזין את האות K  על מנת לקבל רק מספרי הסכמים.

הסכם מסגרת

6. לאחר איתור הסכם המסגרת ופריט החוזה לחץ על ENTER – רוב השדות יושלמו אוטומטית כגון:
שדה שם הספק ובשורות הפריט יועתקו משורות הסכם המסגרת אותם בחרת.  

7. התייחס לשדות המסומנים בחלון "סקירת פריטים" והשלם או שנה את הנתונים שהועתקו מההסכם.

סקירת פריטים

 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

8. עבור אל לשונית "הקצאת חשבון"

הקצאת חשבון

שדות חובה להזנה מתעדכנים בהתאם לקטגורית הקצאת חשבון שנבחרה.

 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

עבור אל לשונית נתוני לקוח.

נתוני לקוח

 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

10. עבור אל לשונית "כתובת לאספקה".

כתובת לאספקה

 

כתובת האספקה תושלם אוטומטית מנתוני "יוזם הרכש".
במידה והשדה לא הושלם/ ברצונך כתובת אחרת– ערוך את השדות לכתובת הרצויה.

הקש ENTER להמשך

11. עבור אל לשונית "טקסטים"

טקסטים

 

לשונית טקסטים נועדה להערות שברצונך לציין באמצעות מלל חופשי.

טקסטים

 

במידת הצורך ניתן להוסיף טקסט, יש לגשת ללשונית טקסטים באזור הפריט בחלקו התחתון של מסך ההזמנה.

11.1 לחץ על לשונית טקסטים. 

11.2 בחר את סוג הטקסט הרלוונטי.

11.3 הזן את הטקסט בתיבה לצד סוג הטקסט. 

12. לחץ על לחצן בדיקה לוודא כי אין הודעות שגיאה.

 

יתכן ויתקבלו הודעות מערכת שונות, בצע את התיקונים הנדרשים במידה ויש הודעת אזהרה.

כמו כן, במידה ומתקבלת הודעת אזהרה האם ניתן לעמוד בתאריך האספקה? יש לבדוק שהתאריך שהוזן נכון.

13. לסיום לחץ על לחצן שמור בתחתית המסך.

כדי לצרף מסמכים להזמנה יש לשמור אותה תחילה.

צירוף המסמכים אפשרי בשלב עדכון או צפייה בדרישה – ראה פרק 6.9 דוח הזמנות רכש עמוד 41.

דוח הזמנות רכש שלי

במסך זה ניתן לצפות ולערוך הזמנות רכש.

1. כנס ל"פעילויות שלי".
2. בחר ב"הזמנת רכש ישירה".
3. לחץ על "דוח הזמנות רכש שלי".

הזמנות רכש

הזן את יוזם הרכש ואת סוג התקציב (מרכז עלות/ מחקר/ קק"מ )

יוזם הרכש

 

אם ברצונך להציג את כל הדרישות מסוג תקציב מסוים, יש להזין טווח חיפוש כללי כגון ממרכז עלות AC עד מרכז עלות ZZ

1. לחץ בתחתית המסך בצד שמאל על לחצן  בצע 

2. בחר מתוך הרשימה את ההזמנה הרלוונטית והתייחס לטבלה לפי הצורך. 

רשימה

צירוף מסמכים לדרישות והזמנות Open Text

 

צירוף מסמכים יכול להתבצע בשלב יצירה, צפייה ועריכה של דרישות והזמנות הרכש.
על מנת לצרף מסמכים לדרישה/ הזמנה:
1. היכנס לדוח דרישות(ראה עמו' 22) /דוח הזמנות(ראה עמ' 41)

2. סמן את שורת הדרישה/הזמנה הרצויה.

3. בחר  או בצפייה או בעריכה עריכה

4. לחץ על "שירותים עבור אובייקטים".

5. בחר בOpen Text FIORI Open Text

 

בלחיצה על לשונית OPENTEXT-FIORI התקבל המסך הבא:

על מנת לצרף מסמך לחץ על לחצן ה+ בצדו השמאלי של המסך.

Open Text

לחץ על שורת ה "מסמך" וצרף את המסמך הרלוונטי.

מסמך

התחייבות חדשה

התחייבות= שריון תקציב בין היחידות בתוך האוניברסיטה לטובת רכש פנימי.
כאשר יחידה מסוימת תתעניין ברכש של פריט טובין או שירות  מול יחידה אחרת, היא תפתח בקשת התחייבות בפורטל  דרך מסמך EMF= מסמך המשריין תקציב.

 

ליצירת התחייבות חדשה:

  1. כנס ל"פעילויות שלי".
  2. לחץ על "רכש פנימי מיח' האוניברסיטה".
  3. בחר "התחייבות חדשה".

התחייבות

בלחיצה על קטגוריה "התחייבות חדשה" יתקבל המסך הבא:

התחייבות

התייחס לשדות הבאים:

שדות

לחץ על  לחצן המשך הנמצא בתחתית המסך. יתקבל המסך הבא:

מסך 

התייחס לשדות הבאים:

במידה ותקציב הבקשה מגיע ממענק יש להזין את מספר המענק יחד עם חשבון הG/L, במידה ותקציב הבקשה מגיע ממרכז עלות יש להזין את מרכז העלות יחד עם חשבון הG/L. אין להזין מענק ומרכז עלות במקביל.

שדות

לחץ  לחצן שמור בתחתית המסך .

עדכון התחייבות

בעדכון התחייבות ניתן לשנות את בקשת ההתחייבות שיצרת, לצפות בסכום ההתחייבות ובסכום הניצול, לצפות בהיסטורית השימוש ויהיה ניתן לסגור את יתרת שורת ההתחייבות.
במידה ותרצה לעדכן פריטים בבקשת ההתחייבות שיצרת:

בצע את הפעולות הבאות:

  1. כנס אל "פעילויות שלי".
  2. לחץ על "רכש פנימי מיח' האוניברסיטה".
  3. בחר ב"עדכון התחייבות".

עדכון התחייבות

בלחיצה על קטגוריה "עדכון התחייבות" התקבל המסך הבא:

מסך

 

4. בשדה "מספר מסמך" הזן את מספר ההתחייבות שברצונך לערוך.

5. לחץ לחצן המשך

 

6. התקבל מסך בקשת התחייבות (ראה עמוד 44) , עם פרטי הבקשה. הנך יכול לערוך את הבקשה (להוסיף שורות, לשנות טקסט, לערוך את המענק/מרכז עלות
ואת חשבון הG/L) .

7. לסיום לחץ לחצן שמור

 

8. ניתן לצפות בסכום הפתוח של ההתחייבות ובניצול ההתחייבות:

התקבל המסך הבא:

מסך

סכום כולל= הסכום המקורי אותו הזנת בהתחייבות.

סכום פתוח= סכום שנוצר בעקבות הקטנת התחייבות ע"י מסמכים פיננסים.

בנוסף- במידה והנך קיבלת אספקה חלקית, או שברצונך לבטל עקב סיבות אחרות-

ניתן לאפס את יתרת שורת ההתחייבות על ידי סימון V בשדה "הפריט הושלם" ולאחר מכן לחץ ENTER

כעת הסכום הפתוח יהפוך ל "0".

לאחר סימון "פריט הושלם" לא יהיה ניתן לשנות את השורה, אם ברצונך לשנות את השורה יש ללחוץ שנית על השורה ולהסיר את הV בסמן השלמה. הסכום הפתוח יחזור להיות הסכום המקורי.
לסיום לחץ שמור

רשימת הסכמי מסגרת

הסכם הינו חוזה בין האוניברסיטה לבין הספק על חומר אחד ספציפי/ רשימת חומרים המעניק לאוניברסיטה הטבות.
כאשר נפתחת הזמנת רכש ישירה מההסכם, ניתן לאתר דרך ישות רשימת הסכמי מסגרת פריט או ספק המשויך להסכם, וכמו כן גם את מספר ההסכם.

1. כנס ל "פעילויות שלי".
2. לחץ על "רשימת הסכמי מסגרת".

הסכמי מסגרת

לפניך מסך סינונים:

מסך סינונים

ניתן להתייחס לשדות הבאים:

שדות

להמשך לחץ על לחצן  בצע

 

3. לאחר איתור ההסכמים, התקבל המסך הבא:
(לנוחיותך מצ"ב צילום מסך לרוחב לצפייה מרבית):

מסך

 

מסמך רכש המתחיל בספרות 46...... הינו מספר הסכם.
מסמך רכש המתחיל בספרות 45........ הינו מספר הזמנה.

4. לאחר איתור החומר הרצוי, ניתן לפתוח הזמנת רכש ישירה עם משיכה מההסכם בעזרת הפרטים שהתקבלו בדוח.
לפיכך, במעמד פתיחת הזמנת רכש ישירה מההסכם יש  להתייחס בהזמנה  לשדות:
 "הסכם מסגרת" – הזן את מספר ההסכם, לדוגמה:  מסמך רכש

"פריט חוזה" – הזן את מספר השורה בהסכם הפריט (10,20,30...)

מסך

 

5. לאחר הזנת מס' הסכם הרכש בשדה הסכם מסגרת ובשדה פריט חוזה יש להזין את מס' השורה של יש
 יש ללחוץ על ENTER.

6. לאחר לחיצה על ENTER רוב פרטי ההזמנה יתמלאו אוטומטית (שם הספק וכיו"ב)

7. להשלמת ההזמנה ראה פרק 6.8 עמוד 34.

בקשה חדשה לניפוק מהמחסן

האוניברסיטה העברית מקיימת פעילות לוגיסטית ב-2 אתרי אחסון בקמפוס גבעת רם -
המספקים שירותים ליחידות האקדמיות והמנהליות באוניברסיטה. 

  1. מחסן ראשי – מנהל ציוד משקי עבור אחזקת מבנים (חשמל, אינסטלציה, פרזול, ציוד משרדי, ציוד מתכלה), ציוד מעבדה (כולל כימיקלים).
  2. מחסן חומרים דליקים.

המחסנים בגבעת רם מנפקים חומרים ליחידות המנהליות והיחידות האקדמיות באוניברסיטה לפי בקשתן.

בקשה חדשה לניפוק מהמחסן הינה הזמנת STO (הזמנה פנימית) שנפתחת כאשר יבוצע ניפוק טובין מהמחסן הראשי או מהמחסן לחומרים דליקים  של האוניברסיטה אל היחידה המזמינה.

 

ליצירת בקשה חדשה לניפוק מהמחסן:

  1. כנס ל"פעילויות שלי".
  2. לחץ על "בקשה חדשה לניפוק מהמחסן"

ניפוק מהמחסן

 

1. בחר את סוג התקציב לחיוב עבור ניפוק מהמחסן.

סוג התקציב

2. לחץ הזמנה חדשה לפתיחת ההזמנה.

על מנת לחזור לתחילת המסך לחץ  איפוס

3. התקבל מסך הזמנת ניפוק מהמחסן.

הזמנת ניפוק מהמחסן

 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

 

אם לא ידוע לך מספר החומר, לחץ על לחצן בחירת ערכים או על F4 במקלדת בשדה חומר

חומר

 

שים לב- פותחה לשונית חיפוש על פי צרכי האוניברסיטה עם השדות הרלוונטיים לחיפוש בשם HUJI.
על מנת לקבל תוצאות של פרטי מלאי בלבד יש להזין ב"סוג חומר" - YMMA

סוג חומר

בשדה "תיאור חומר" הזן בין התיאור כוכביות, לדוגמא:*מטף*

לחץ "חפש" ובחר מתוך הרשימה את הפריט הרצוי.

4. לחץ על לשונית "הקצאת חשבון" והזן את המרכז עלות/ מענק.

5. עבור ללשונית "נתוני לקוח" ומלא את שדה "יוזם רכש".

6. "כתובת אספקה" תוזן אוטומטית בהתאם ליוזם הרכש- ראה פרק 6.3 עמוד 19

7. לחץ "שמור".

דיווח קבלת טובין/שירות

לאחר  קבלת הפריט/שירות שהוזמן בהזמנת הרכש בפועל,  
נדרש לדווח קבלה על הפריט/שירות גם בפורטל על ידי הפעולות הבאות:

 

1. כנס ל "פעילויות שלי"

2. לחץ על דיווח קבלת טובין/ שירות

קבלת טובין

 

3. הזן את מס' הזמנת הרכש.

מספר הזמנת הרכש

 

ניתן להתייחס לשדות הבאים:

שדות

 

פריטים:

4. בחר את הפריטים שקיבלת מתוך רשימת הפריטים ע"י סימון V.

פריטים

 

5. הזן כמות שהתקבלה בשדה כמות

 

5.1 המערכת מציעה כברירת מחדל את מלוא הכמות מההזמנה שטרם התקבלה.
במידה וקיבלת כמות חלקית יש לשים לב לדווח קבלה בהתאם -  כלומר יש לשנות בהתאם את הכמות.

5.2 במידה והתקבלה כמות חלקית ולא תתקבל יתר הכמות, יש לסמן "אספקה הושלמה" כדי לסגור
 את ההזמנה ולשחרר את יתרת השריון התקציבי ע"י כניסה לשורה וסימון "אספקה הושלמה".

אספקה הושלמה

 

6. לסיום לחץ "רשום".

7. לאחר קבלת חלון שהרישום נעשה בהצלחה, לחץ על OK.

הצלחה

תקצוב החזרים

 

פרק זה מכיל תהליך של בקשות תקצוב מענקי החזרים.
מענק החזרים הוא מענק שמכיל את יתרת תקציב החסכונות של המשתמש- יתרות מענקי המחקר.
על מנת להשתמש בסכום היתרה/ חלק מהיתרה יש להגיש בקשה דרך הפורטל.
הבקשה תגיע לאישור המשתמש האחראי במדור פנים.
 לאחר אישור הבקשה יבוצע תקצוב של מענק ההחזרים בהתאם לנתוני הבקשה.

מצב חשבון שלי ויצירת בקשה

ליצירת בקשה לתקצוב החזר

1. כנס ל"פעילויות שלי"

 

2. לחץ על "תקצוב החזרים" .

3. בחר ב"מצב חשבון שלי ויצירת בקשה".

מצב חשבון

 

4. התקבל מסך מענק החזרים – בקשת תקצוב.

בקשת תקצוב

 

פירוט המסך:

  1. פרטי החוקר –החוקר יוכל לראות את פרטיו.
  2. פרטי מענק –החוקר יוכל לראות את פרטי המענק וסוג המטבע.
  3. פירוט הבקשה –ירחיב החוקר על בקשתו להחזר.
  4. סיווג ממומן –יש לבחור את הסיווג המתאים (חשבון הG/L- סעיף הוצאה).
  5. תיאור – יש  להוסיף את התיאור המתאים בהתאם לסיווג.
  6. סכום המטבע – יש לכתוב את הסכום המדויק של ההחזר.

לאחר הזנת הנתונים לחץ על לחצן  שמור

הצגת היסטוריית בקשות

 

ניתן לצפות בהיסטוריית הבקשות  למענק ההחזרים והסטטוס שלהן.

לצפייה בהיסטוריית הבקשות לתקצוב החזרים:

 

  1. כנס ל "פעילויות שלי".
  2. לחץ על "תיקצוב החזרים" .
  3. בחר ב"הצגת היסטוריית בקשות".

היסטוריית בקשות

 

לאחר לחיצה על תת קטגוריה "הצגת היסטוריית בקשות" התקבל מסך מענק החזרים:

מענק החזרים

 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

בלחיצה על שורת בקשה בסטטוס "בתהליך" ניתן להיכנס לבקשה ולערוך אותה מחדש.

 

המשימות שלי

MY INBOX- בקטגוריה זו יהיה ניתן לאשר/לדחות הזמנות ודרישות.
המשימות הן הסבב אישורים של הדרישות וההזמנות.
זו קטגוריה דינמית, כלומר מספר המשימות יתקבלו לפי מספר ההזמנות/ דרישות שיש לטפל בהן.
 לדוגמה: לאחר יצירת הדרישה- היא תשלח לסבב אישורים, נהלי האוניברסיטה יקבעו את הגורמים המאשרים בסבב ותשלח לכל אחד מהגורמים משימה של אישור/ דחיית מסמך הרכש.
ניתן לזהות את הגורמים המאשרים לפי קודי האישור. קוד אישור מייצג יחידה מאשרת.
 למשל לפקולטה X קוד האישור שלה יהיה A1, לפקולטה Y קוד האישור שלה יהיהC2 .
כל זאת מתבצע לפי הרשאות המשתמש.

משימות

 

מסך "לוח המשימות" מורכב מחמישה חלקים עיקריים:

  1. רשימת המשימות.
  2. פרטי המשימה הנבחרת.
  3. יומן תהליך עבודה.
  4. בחירת אישור/ דחיית המשימה.
  5. הסתרת יומן תהליך העבודה.

אישור/דחיית משימה

1. כנס לפורטל ולחץ על "משימות שלי".

פורטל

2. בחר מתוך רשימת המשימות בצדו הימני של המסך את המשימה אותה תרצה לאשר/ לדחות.

משימות

לצפייה מהירה בפרטי הדרישה\הזמנה, לחץ על לחצן הקישור קישור

 

וכנס לדרישה/ הזמנה ע"י לחיצה על מס' הדרישה\ההזמנה.

דרישות

3. לאחר שזיהית את המשימה ע"י צפייה בפרטי המשימה (מבקש, פריט, תאריך, ערך נטו וכיו"ב) לחץ על לחצן אשר או דחה הנמצאים בתחתית המסך.

משימה

 

מידע שלי

במידע שלי ניתן לצפות במענקים המשויכים לך, ניתן לצפות בסטטוס דוחות מדעיים ודוחות כספיים,
וכמו כן ניתן לצפות גם בדוח נתוני התקציב.

המענקים שלי

1. כנס ל"מידע שלי".

 

2. לחץ על "המענקים שלי".

המידע שלי

בלחיצה על קטגוריה "המענקים שלי" יתקבל מסך "תקציבים".

תקציבים

 

במסך זה ניתן לראות מידע על המענקים המקושרים אליך.
שם המענק.
שם המממן של המענק.
תוקף המענק.
המטבע של המענק(סוג הכסף- דולר, יורו, שקל..).
 התקציב שהוקצה לתקופת המענק.
התחייבות= במידה ופתחת בקשת התחייבות- הסכום שנוצל לטובת בקשת ההתחייבות הזו.
תקציב בפועל= תקציב שנוצל.
יתרת תקציב= יתרת התקציב לאחר ניצולו.

1.סרגל המידע (מס' מענק, שם מענק, תוקף, סוג מטבע, יתרת תקציב וכו').
2. לחצן 'עבור אחורה' למסך הקודם.

3. ייצוא דו"ח מענקים לגיליון אקסל.
4.מס' מענקים בתצוגה (ניתן לראות עד 50 במסך אחד).

5. מעבר בין העמודים.

לחץ על מס' מענק לצפייה בפרטיו.

מענק

 

בנוסף לשדות שניתן לראותם ברשימת המענקים , ניתן לראות שדות נוספים כגון:
מספר סימוכין חיצוני- אמצעי זיהוי למערכת חיצונית שהיא לא SAP
סך מענק כולל- סכום המענק לפני השימוש בו.

סך מענק מעודכן-סכום יתרת המענק לאחר השימוש בו.

מדור מטפל- מחלקה מהארגון המטפלת במענק.

מממן משני- במידה ויש יותר ממממן אחד למענק.
תוכנית ממומנת- במידה והמענק יהיה מקושר לתוכנית.

תקציבאי- שם האיש האחראי על תקציב המענק.

מדווח- הרשות למו"פ.

סכום תקצוב- סכום תקצוב המענק לפי תקופות.

תקציב שהועבר- במקרים בהם המענק מחולק למספר תקופות ותקופה אחת הסתיימה, העברת יתרת התקציב תכלל ב"תקציב שהועבר"

 

תקציב בתקופה- סכום התקציב שהוקצה לתקופה.
סכום התחייבות- סכום שנוצל לטובת יצירת בקשת התחייבות.

סכום ביצוע בפועל- סכום התקציב שנוצל.

יתרה- יתרת המענק לאחר ניצולו.

אחוז ניצול- אחוז המשקף את כמות הניצול שלך במענק עד כה.

הדיווחים שלי

בדיווחים שלי ניתן לצפות בסטטוס הדוחות הקיימים- דוחות כספיים ודוחות מדעיים.

1. כנס ל"מידע שלי"

2. בחר ב"דיווחים שלי"

הדיווחים שלי

בלחיצה על קטגוריה "דיווחים שלי" יתקבל המסך הבא עם כלל הפרטים הרלוונטים:

דיווחים

דוח תקציב

דוח תקציב הינו דוח בקרה המציג הכנסות והוצאות של תקציב היחידה.
הדוח הינו דינמי ומשתנה בהתאם להרשאותיך.
על מנת להיכנס לדוח התקציב, בצע את הפעולות הבאות:

1. כנס ל"מידע שלי"

2. לחץ על "דוח תקציב"

דוח תקציב

בלחיצה על קטגוריה "דוח תקציב" יתקבל המסך הבא:

דוח תקציב

ישנן שתי דרכים לבחירת מרכז הקרנות הרלוונטי אליך:

1- הזן את קוד מרכז הקרנות הרלוונטי בו תרצה לצפות ע"י לחיצה על לחצן לחצן

2- בחר את מרכז הקרנות הרלוונטי על פי חיפוש בתרשים היררכיית מרכזי הקרנות, באמצעות לחצן לחצן

בנוסף, שים לב כי שנת התקציב תוזן כברירת מחדל כשנה האקדמאית הנוכחית.
לסיום לחץ לחצן  OK

התקבל המסך הבא:

מסך

התקבל דוח המכיל מספר עמודות ושורות עם נתונים תקציביים שונים.

שינוי הדוח
1.  ניתן להוסיף ולהסיר עמודות מהדוח על ידי גרירת השדה הרלוונטי מלשונית "ממדים" אל העמודות/שורות.
2. לידיעתך, חל ריענון על כל שינוי שמתבצע בדוח. על מנת למנוע זאת, לחץ על לחצן "הפסק" .
3.  לאחר סיום בניית הדוח כרצונך, לחץ על לחצן "רענן" שיופיע במקום לחצן "הפסק".  

צפייה בפירוט סכום התקציב

ניתן לצפות בפירוט סכום התקציב ע"י הפעולות הבאות:
1. לחץ על מקש הימני בעכבר על הסכום הרלוונטי.
2. בחר ב"דלג ל-"
3. בחר בפירוט הרלוונטי- פירוט בפועל/ פירוט
התחייבות.
 הצפייה היא ברמת השורה בלבד.

סכום התקציב

צפייה במרכז קרנות ספציפי

במידה והדוח מכיל נתונים רבים, וברצונך לצפות במרכז קרנות ספציפי:
1. לחץ על  הקליק ימני של העכבר על מרכז הקרנות הרלוונטי.

2. בחר ב"מסנן".

3. לחץ על "סנן איבר".

מרכז קרנות

כעת ניתן לצפות בנתונים הספציפיים של מרכז הקרנות שבחרת.

וריאנט

במידה וביצעת שינויים של עמודות/ שורות הדוח, וברצונך לשמור שינויים אילו כתבנית "וריאנט" – תבנית קבועה, בצע את הפעולות הבאות:
1.  לחץ על לחצן "תקני".
2. תפתח חלונית, לחץ על "שמור בשם".

וריאנט

3. כעת התקבלה חלונית נוספת, בה יש להזין את שם הווריאנט שברצונך ליצור.
4. במידה והנך מעוניין שהווריאנט שיצרת יהיה ברירת המחדל, סמן את "הגדר כברירת מחדל".

תצוגה

לסיום לחץ לחצן OK

 

טפסים ונהלים

בתיבת "טפסים ונהלים" בפורטל קיימות 3 קטגוריות המכילות טפסים שונים.
קטגוריית רכש המכילה את כלל מסמכי הרכש, לדוגמה – "הצהרת יבוא למכס- טופס 134"
קטגוריית כספים וקטגוריית מחקר ופיתוח.
ניתן לצפות בכלל המסמכים, להורידם ולצרפם לאובייקט המתאים.

טפסים ונהלים

 

1. בחר את סוג הטפסים או הנהלים אשר ברצונך לצפות או להוריד ע"י בחירת הקטגוריה הרצויה לך:

כספים

 

2. לאחר בחירת הקטגוריה הרצויה יפתח מסך רשימת טפסים עם כלל הטפסים הרלוונטיים:

טפסים

3. ע"י לחיצה על הלחצן  לחצן בשורת המסמך המבוקש ניתן להוריד את הטופס הנבחר.