הכללים להלן מבוססים על הוראת ההנהלה 002-23 שהתפרסמה בסתיו 2004 .
כל עובדי האוניברסיטה, אורחי האוניברסיטה, תלמידי האוניברסיטה, הפורשים והבוגרים זכאים לשירותי דואר אלקטרוני.
כל עובדי האוניברסיטה, אורחי האוניברסיטה ותלמידיה זכאים לגישה חופשית למאגרי המידע האקדמיים של הספריות.
הסגל האקדמי כולל בעלי מינוי אקדמי במסלול רגיל, מקביל, קליני, נלווה, עמיתים*, מורים מן החוץ, עובדי הוראה, חוקרים, מדריכים, אסיסטנטים ועוזרי הוראה (כולל עוזרי הוראה הלומדים לתואר ראשון). * חוקרים עמיתים יטופלו בדומה לאורחים (ראו סעיף ד)
פנסיונרים של הסגל האקדמי פנסיונרים של הסגל האקדמי כוללים את מי שהיו בעלי מנוי רגיל, מקביל, קליני, נלווה, עובדי הוראה וחוקרים, ופרשו לגמלאות.
פנסיונרים של הסגל האקדמי נהנים מאותן זכויות כמו חברי הסגל האקדמי ובאותם תנאים.
הערה: פנסיונרים של הסגל האקדמי, אשר מקבלים פנסיה ממבטחים ולא ישירות מהאוניברסיטה, יציגו את תלוש הפנסיה באחת משלוחות האגף למחשוב ותופעל עבורם גישה לרשת בהנהלת האגף למחשוב.
אורחי הסגל האקדמי כוללים פרופסורים אורחים, חוקרים אורחים, ופוסט דוקטורנטים, המוזמנים לתקופות שבין מספר שבועות לשנה ומקבלים מנוי רשמי מטעם הפקולטה. במקרים חריגים הם מוזמנים לתקופות ממושכות יותר.
אורחי הסגל האקדמי נהנים מאותן זכויות כמו הסגל האקדמי.
עליהם להעביר לאגף המחשוב את מכתב ההזמנה הרשמי מדיקן הפקולטה/בי"ס/מזכירות אקדמית לצורך יצירת הרשאה באגף למחשוב.
אורחי הסגל האקדמי-פרופסורים אורחים, חוקרים אורחים, דוקטורנטים ופוסט דוקטורנטים שמוזמנים באופן אישי על-ידי חבר סגל במסלול הרגיל לצורך עבודת מחקר משותפת ולתקופה שלא עולה על חודש.
אורחי הסגל האקדמי נהנים מאותן זכויות כמו הסגל האקדמי.
עליהם להעביר לאגף המחשוב אישור ממזכירות/מתאם מחשוב ביחידה או מהחוקר.
קבוצות מוגדרות של גורמי חוץ הקשורים בהוראה באוניברסיטה ואינם בעלי מנוי אקדמי, ואשר אושרו על-ידי הנהלת האוניברסיטה:
הוראה: אם המורה מופיע במאגר השנתון כמורה לקורס אוניברסיטאי – פתיחה עצמית
מינהל: יש להעביר העתק של טופס התנדבות לכח אדם. יצירת הרשאה באגף למחשוב.
חברות חיצוניות יכולות לקבל חשבון מחשב וגישה למחשבים אותם הם צריכים לתחזק באישור מנהל האגף למחשוב.
הגורם המבקש הוא גורם פנים - המחלקה האוניברסיטאית אשר זקוקה לתמיכת החברה.
התחברות VPN תתאפשר עם כרטיס סיסמאות OTP (כרוך בתשלום) ורק למחשב/לשרת בו צריך לתמוך (לא תינתן גישה למחשבים ברשת המנהלית).
על המחלקה לרכוש כרטיס מהאגף למחשוב. ההתחברות עצמה אינה כרוכה בתשלום.
הטיפול יבוצע בהנהלת האגף למחשוב.
טיפול:
עובדי אוניברסיטה אשר הופסקה עבודתם הפעילה יקבלו מכתב התראה שבועיים לפני סגירת החשבון. סגירת חשבונות התחברות עקב הפסקת עבודה מועד הסגירה נקבע בהתאם לסיבת הפסקת העבודה והסטאטוס האוניברסיטאי לפי הכללים הבאים:
חופשה ללא תשלום:
סגל אקדמי – חשבון ההתחברות לא ייסגר
סגל מנהלי – חשבון ההתחברות ייסגר כעבור 6 חודשים
חופשת לידה:
סגל אקדמי ומנהלי – חשבון ההתחברות ייסגר כעבור שנה
פיטורין:
סגל אקדמי ומנהלי– חשבון ההתחברות ייסגר מיידית
התפטרות:
סגל אקדמי ומנהלי– חשבון ההתחברות ייסגר מיידית
פטירה:
סגל אקדמי ומנהלי– חשבון ההתחברות ייסגר כעבור 3 חודשים
שבתון:
סגל אקדמי – חשבון ההתחברות ייסגר כעבור שנתיים
תום מינוי:
סגל אקדמי – חשבון ההתחברות ייסגר כעבור 9 חודשים
סגל מנהלי – חשבון ההתחברות ייסגר כעבור 3 חודשים