דוחות אנליטיקס

דוחות אנליטיקס

דוחות במערכת הSAP

דוחות ייחודיים לאוניברסיטה העברית

בקרה תקציבית FM

ספר בקרה

 

 

 

 

דוחות אנליטיקס

 

דוחות אלה הם דוחות דינמיים המציגים נתונים ON LINE  בכל רגע נתון.

לכניסה למסך הדוחות (פיורי בשפת SAP) יש ללחוץ על הקישור הבא:

1. https://hu-webd-qa.cc.huji.ac.il/sap/bc/ui2/flp#Shell-home (קישור לסביבת 330)

2. יפתח המסך הבא:

3. בחלקו העליון של המסך מוצג תפריט הדוחות.

מהתפריט הראשי אנו בוחרים בReports FM :  - דוחות FM.

4. נדגים באופן מפורט את הדוח הבא:

5. לחיצה כפולה על אריח הדוח תפתח את מסך פתיחה של הדוח:

.

 

 

6. במסך זה בוחרים את הפרמטרים הנדרשים להצגת הדוח:

.

8. יפתח מסך הדוח:

 

נחלק את הדוח ל-2 חלקים :

1. גוף הדוח – מוצגים הנתונים הנבחרים.
2. מחסן מימדים דינמים לבחירת נתונים להצגה.
   
   גוף הדוח - הנתונים הנבחרים.

בעמודה הראשונה מימין מוצגת הירארכיית מרכזי קרנות -
בהתאמה לבחירה שעשינו במסך הפתיחה.
בעמודות הבאות מוצגים נתונים כמותיים (כספים ואחוזים) שהוגדרו מראש לדוח זה.

(עבור כל דוח יוגדרו עמודות כמותיות בהתאם לצרכי המשתמשים)

 

הסבר על העמודות ועל פעולות שניתן לעשות בהם:

.

.

.

.

.

 

פרמטרים דינמים בצד שמאל של המסך:

נחלק חלק זה ל- 3 חלקים:

1. מימדים
2. שורות
3. עמודות
    

מימדים

תחת כותרת זו , מוצגים פרמטרים/ מאפיינים שונים שאותם נוכל להציג בשורות הדוח או בעמודות הדוח.

• חלקם הינם מימדים קבועים במערכת, לדוגמה "סוג ערך", וחלקם פרמטרים שהערך שלהם הוזן במסך הפתיחה, לדוגמה "היררכיה פריט התחייבות".
• כדי להעביר מימד מעמודת המימדים לעמודת השורות (בדוגמה זו אני מוסיפה את המאפיין "מענק" לשורות (בנוסף למאפיין הירארכית מרכזי קרנות אשר כבר מוצג שם)

וזאת באמצעות גרירתו :

 

• שים לב שצורתו של העכבר משתנה כאשר עומדים על המאפיינים והוא יראה כך:

 

 

• ממשיכים וגוררים אותו למקום הנדרש בו נפתחת חלונית קטנה אליו נביא מאפיין זה .

שימו לב שנוספה לדוח עמודת שורות חדשות  "מענק" בו מוצגים הערכים של המאפיין שבחרנו (המענק) והם כעת גורם המיון הראשון, ולאחריו הירארכיית מרכזי הקרנות.

 

 

• ניתן לשנות את סדר ההצגה על ידי שינוי סדר השורות:

 

ואז סדר מיון השורות יהיה קודם כל לפי הירארכיית מרכזי קרנות, ואחרי זה לפי מענק.

• באופן דומה ניתן להוסיף כל אחד מהמימדים ולגרור אותם לקבוצת "שורות". ולקבל חיתוכים שונים של המידע הנדרש.

באופן זהה ניתן להסיר מאפיין ולהחזירו ל"מימדים".

• דוגמה נוספת – ברצוני לראות את הנתונים במיון של מרכזי קרנות, ועבור כל מרכזי קרנות לקבל סיכומים של פריטי ההתחייבות.

לשם כך אעביר את המימד "הירארכיית פריטי התחייבות" לשורות.

ויתקבל מסך:
הנתונים מוצגים לפי מיון 1 – מרכזי קרנות. 2 - פריטי התחייבות.

שורות ועמודות

תחת כותרות אלו, מוצגים הפרמטרים (מימדים) שנבחרו לתצוגה

ושעל פיהן יבצע מיון והצגת הנתונים.

• ניתן להעביר מימדים ממחסן המימדים ל"עמודות"
  לדוגמה, העברתי את מימד "סוג ערך".
• בגוף הדוח , בחלק העמודות – נוספה שורה חדשה מעל העמודות הקיימות, והיא ממיינת את הנתונים לפי "סוג ערך".
  עבור כל סוג ערך יוצגו כל עמודות הדוח (תקציב, ביצוע וכו).

• המיון הראשון הוא לפי סדר המימדים שנבחרו בשורות (בדוגמה זו מענק, הירארכיה של מרכזי קרנות) בצירוף כל סוג ערך – לכל צירוף כזה יוצגו עמודות הנתונים שנבחרו : תקציב, התחייבות, סכום בפועל וכו'.

 

פונקציות נוספות -

• הורדת הדוח לאקסל:

כדי להוריד את הדוח לאקסל יש ללחוץ על לחצן .

בחלקו התחתון מצד שמאל של הדוח.
תפתחנה האפשרויות הבאות:

.

.

 

פונקציות נוספות-

בחירה של אופן הצגת הערכים של המימד  שבחרנו בשורה – בדוגמה זו הירארכיה של מרכזי קרנות.

• יש לעמוד על השורה הנדרשת וללחוץ לחיצה אחת בלחצן ימני של העכבר.
• תפתח חלונית בחירה:

.

.

 

• תצוגת השורות כאשר נבחרו הפרמטרים הבאים:

תצוגה – מפתח וטקסט – יש לבחור תיאור ארוך.
הירארכיה – הרחב הכל.

בעמודות בהם מוצגים נתונים כספיים / כמותיים / אחוזים , ניתן גם כן לעמוד על כותרת העמודה  ובאמצעות לחצן ימני של העכבר לקבל את האופציות הבאות לכל עמודה:

 

• שים לב שניתן להסיר עמודה מהדוח באמצעות 

                                ולהציג פורמט של מספר לפי בחירה .

• לחץ על לחצן  הגדרות.
• תוצגנה האפשרויות הבאות.

 

 

 

הצג הזנות – מעביר למסך הפתיחה ומציג את הפרמטרים שנבחרו.

 

פונקציות נוספות

• הרחבת המימדים לכל המדידות

שים לב שבדוח לא כל העמודות המסומנות ב V  מוצגות.

• הסיבה לכך היא שחלק מהמדידות מהווים למעשה "תת מאפיין" של מימד.

לדוגמה תת התחייבויות :

• הזמנות
• דרישות
• EMF

בעמודת התחייבויות איננו רואים בנפרד את הפיצול של הזמנות, דרישות או EMF.

 

כל עמודה שמצד ימין שלה מופיע חץ קטן כדוגמת 

מכילה פירוט נוסף על פי "תתי המאפיינים"  ומהווה סיכום שלהם.

• להרחבת התצוגה לחץ על החץ הקטן מימין לכותרת העמודה.
• תפתחנה העמודות הבאות:

בדוגמה זו התחייבויות = כותרת.

הזמנות, דרישות, EMF

עמודות ההתחייבות מהווה כמובן סיכום של שלושת העמודות המפורטים.

 

 

 

פונקציות נוספות:

כאשר אנו בוחרים במאפיין בשדות של הדוח כמו : מענק, מ. קרנות, פ.התחייבות

מומלץ לעשות שימוש בלחצן "תכונות" (לחצן ימני כאשר מסמנים מאפיין כלשהו).

 

• תפתחנה האפשרויות הבאות:

 

התכונות שלידן מופיע סימן V תתווספנה ותהיינה מוצגות בעמודות חדשות.

לדוגמה:

עמודות: ערך מענק, אחוז תקורה מירב, מקור מימון ותאריך סיום תוקף

כולן נבחרו באמצעות "תכונות" ומוסיפות מידע נדרש לדוח.

 

פונקציות נוספות: הדפסת הדוח.

לחץ על לחצן ימני במקום כלשהו בגוף הדוח אך לא על העמודות:

יפתח חלון דיאלוג לפני הדפסה:

 

לאחר בחירת הפרמטרים ניתן להדפיס הדוח.

הערה – במידה והדוח רחב מדי ואינו נכנס בעמוד אחד אפשר להקטין את העמוד בהתאם

באמצעות הגדרות Google:

 

תפתח חלונית:

 

הגדר את המרחק מתצוגה לפי הצורך.

 

 

דוחות במערכת הSAP

אינדקס רשימת מרכזי קרנות

הכנס לטרנזקציה, באמצעות הקלדתה (S_KI4_38000038), או בעזרת פתיחת התיקיות הבאות: חשבונאות > ניהול סקטור ציבורי > ניהול קרנות > מערכת מידע > אינדקסי נתוני אב  >  מרכזי קרנות>  רשימה אלפא –ביתית - S_KI4_38000038

מתקבל המסך אינדקס של מרכזי קרנות:

התייחס לשדות הבאים:

 

לביצוע לחץ על .

מתקבל הדוח אינדקס של מרכזי הקרנות:

 

 

להצגת מרכז קרנות, לחץ לחיצה כפולה על השורה הרצויה.

מתקבל המסך הבא מרכז הון הצגה:

 

 

אינדקס רשימת פריט התחייבות

 

הכנס לטרנזקציה, באמצעות הקלדתה (S_KI4_38000034), או בעזרת פתיחת התיקיות הבאות: חשבונאות > ניהול סקטור ציבורי > ניהול קרנות > מערכת מידע > אינדקסי נתוני אב  >  פרטי התחייבות > רשימה אלפא –ביתית  - S_KI4_38000034

מתקבל המסך אינדקס של פריטי התחייבות:

התייחס לשדות הבאים:

לביצוע לחץ על

 

מתקבל הדוח אינדקס של פריטי התחייבות:

להצגת פריט התחייבות, לחץ לחיצה כפולה על השורה הרצויה.

מתקבל המסך הבא הצג פריט התחייבות :

 

דוח פריטי שורה התחייבויות ובפועל

 

דוח זה, מאפשר הצגת שורות שנרשמו בפועל- מסמכי FI  , מסמכי CO , התחייבויות (= מסמכי EMF)

ומסמכי רכש במודול ה FM.

 

הכנס לטרנזקציה, באמצעות הקלדתה (FMRP_RFFMEP1AX), או בעזרת פתיחת התיקיות הבאות:

חשבונאות > ניהול סקטור ציבורי > ניהול קרנות > מערכת מידע > שורות  >  התחייבויות ובפועל  > כל הרישומים -  FMRP_RFFMEP1AX.

 

מוצג מסך יומן מסמכים:

התייחס לשדות הבאים:

לביצוע לחץ 

מתקבל המסך יומן מסמכים:

 

הסבר קצר לעמודות:

להצגת מסמך לחץ לחיצה כפולה על השורה.

מתקבל המסך המציג את המידע מאחורי השורה. בדוגמא שלהלן, מוצגת דרישת רכש:

 

 

 

דו"ח בקרת זמינות

דוח זה מציג תקציב, ניצול תקציב ותקציב זמין לסעיפי התקציב המבוקשים.

הדו"ח מציג נתונים בהיבט של ספר בקרת התקציב.

(הערה: ספר הבקרה מאפשר קיבוץ של אובייקטי רישום לאובייקט בקרה, והדו"ח מציג את הנתונים המרוכזים לאובייקט הבקרה).

 

הכנס לטרנזקציה, באמצעות הקלדתה )FMAVCR01(, או בעזרת פתיחת התיקיות הבאות:

חשבונאות < ניהול סקטור ציבורי < ניהול קרנות < מערכת מידע < רשומות סיכומים  <  מערכת בקרת תקציב – BCS  < בקרת זמינות < סקירת ערכים שנתיים -   FMAVCR01.

מוצג מסך הצגת זמינות של נתוני אובייקטי בקרה:

 

התייחס לשדות הבאים:

לחץ על הלחצן .

מתקבל המסך הבא:

.

 

מתקבל המסך הבא:

 

הדוח מציג את הנתונים הבאים, עבור כל האובייקטים (פריט התחייבות במרכז קרנות):

(הדו"ח מפריד בין אובייקטי רישום, אובייקטי תקציב ואובייקטי בקרה).

• סכום בר צריכה: סך התקציב.
• סכום שנצרך: הסכום שנצרך בפועל.
• סכום זמין = תקציב נצרך –סכום נצרך.
• להצגת פריט, לחץ לחיצה כפולה על הסכום בשורה.

מתקבל המסך המציג את המידע מאחורי השורה.

 

מסמכי תקציב

 

הצגה מפורטת של מסמכי שינוי תקציב.

הכנס לטרנזקציה, באמצעות הקלדתה (FMLIDW), או בעזרת פתיחת התיקיות הבאות:

חשבונאות < ניהול סקטור ציבורי < ניהול קרנות < מערכת מידע < שורות < תקציב BCS <הצגת

מסמכי שינוי תקציב - FMLIDW.

מתקבל מסך שינוי מסמך:

התייחס לשדות הבאים:

 

לחץ על הלחצן .

מתקבל המסך רשימת בחירה עבור שינוי מסמכים:

הדוח מציג נתונים על-פי הפרמטרים שהוזנו במסך הקודם.

לצפייה בפרטי מסמך כלשהו, לחץ לחיצה כפולה על שורת המסמך הרצויה.

 

 

דוחות ייחודיים לאוניברסיטה העברית

דו"ח בקרת תקציב מול ביצוע

 

הדוח מציג בקרת תקציב מפורט חד שנתי ודו שנתי.

הכנס לטרנזקציה, באמצעות הקלדתה GR55.

 

 

בשדה קבוצת דוחות הזן ZFM1  ולחץ

יתקבל המסך הבא:

התייחס לשדות הבאים:

 

לחץ על הלחצן .

מתקבל המסך הבא ניצול תקציב מפורט:

הדוח מציג את הנתונים הבאים עבור כל האובייקטים נכון למועד הפקת הדוח (מרכז קרנות ופריט התחייבות).

 

להצגת פריטי שורות בפועל לחץ לחיצה כפולה על הסכום בשורת פריט ההתחייבות ובעמודת "ביצוע בפועל".

לדוגמא:

 

מוצגת חלונית בחירת דו"ח:

לחזרה לדוח, לחץ על הלחצן  .

 

דו"ח בקרת תקציב מול ביצוע

 

1. הזן טרנזקציה FMRP_RW_BUDGET.
2. דוח זה מאפשר לעקוב אחרי התקציבים השונים.

הן בהיבט של סוג התקציב, והן בהיבט של האוביקט (מרכז קרנות) אליו נרשם התקציב.

 

יפתח מסך:

 

במסך זה 3 חלקים :

 

 

 

 

• במסך זה יש לבחור את המערך של הצגת הנתונים בהתאם למאפיינים המוצגים.

כאשר נעשית בחירה (כמו בדוגמה זו לפי "סוג תקציב" )
תוצג מתחתיה החלונית הבאה:

 

בחלונית זו מוצגים הערכים עבור המאפיין הנבחר.

כל צירוף של בחירה במאפיין תציג נתונים שונים.

הערה – בדוח זה כמו בדוחות אחרים, מוצגים רק הפריטים שיש להם נתונים .

גוף הדוח יראה כך:

לדוגמה:

 

מסך תקציב נוכחי:

מסך תקציב מקורי:

 

שים לב להבדל בין שני התקציבים:
בדוח שורות תקציב המקורי, ניתן לראות בעמודת סטאטוס סטורנו – רגיל / בוטל.

כלומר בוצעו שינויים בתקציב המקורי ונשאר בתקציב המקורי סכום של 199,065 ₪.

במסך התקציב הנוכחי – בעמודת תהליך : הוספה , ניתן לראות שנוסף סכום של 7,723 ₪ ולכן סך התקציב הנוכחי הינו 206,788 ₪.

 

בדומה לדוח זה -  קיימים דוחות נוספים

הכניסה אליהם באמצעות כניסה לטרנזקציה GR55 והזנת קבוצת דוחות:

• ZFM1  - ניצול תקציב + מקדמה.
• - ניצול תקציב רב שנתי.
•   - ניצול תקציב.
•   - ניצול תקציב שנת תקציב מלאה
•   - ניצול תקציב עם מענק בשורות

 

בקרה תקציבית FM

על מנת לצפות בבקרה התקציבית יש להכנס לטרנזקציה S_KI4_38000344.

יפתח מסך:

בטרנזקציה זו הוגדרו, על פי הכללים אותם קבעו בפרויקט זה שלושה פרופילי "דרגת חופש".

יתקבל המסך הבא:

בכל פרופיל מוגדרים התנאים הבאים :

 

 

ספר בקרה

ספר הבקרה הינו אוסף של כללים וחוקים , ועליו מתבססת בקרת הזמינות כפי שתוארה בפרק הקודם .

להלן ספרי בקרת חשבונות במודול ה FM

 

קובץ PDF להורדה

דוחות אנליטיקס