מדריך לחשבים

מרכז עלות

קבוצת מרכזי עלות

הזמנה פנימית

קבוצת הזמנה פנימית

מודול FM – הקדמה

מרכז קרנות

קבוצת מרכזי קרנות

פריט התחייבות

 

 

 

 

מרכז עלות

מרכז עלות הינו יחידה ארגונית במערכת הבקרה הצוברת עלויות.

היררכית מרכזי העלות הינה היררכיה תקנית בה נכללים כל מרכזי העלות באזור הבקרה.

לא ניתן להקים מרכז עלות מבלי לקשר אותו להיררכיה. לאחר יצירת מרכז העלות, ניתן לתכנן עלויות, לייחס עלויות ביצוע ישירות ועקיפות, לבצע מחזורי העמסה, לייחס תעריפים ולהציג מגוון דו"חות.

במרכזי עלות נצברים כל העלויות בארגון. עלויות אלו ניתן לפזר לאובייקטי תמחיר אחרים ברישומים פנימיים במודול הבקרה.

 הצגת מרכז עלות

  בחר בתפריט חשבונאות <- בקרה <- חשבונאות מרכזי עלות <- נתוני אב <- מרכז עלות <- עיבוד יחיד -> הצגה.     (קוד טרנזקציה KS03)

יתקבל החלון הבא:

התייחס לשדות הבאים:

מרכז עלות:  הזן מרכז עלות להצגה או בחר מתוך טבלה.

לחץ על   או הקש ENTER להצגת מרכז העלות.

יתקבל החלון הבא:

התייחס לשדות הבאים:

 

לשונית בקרה:

יתקבל החלון הבא:

 

 

התייחס לשדות הבאים:

 

לשונית היסטוריה:

יתקבל החלון הבא:

 

מסך זה מציין מי המשתמש שהקים את מרכז העלות ובאיזה תאריך.

 

 קבוצת מרכזי עלות

קבוצת מרכזי העלות היא צירוף של מספר מרכזי עלות המשמשת כצומת לצורך אחזור מידע.

תחת קבוצת מרכזי עלות יכולים להופיע קבוצות אחרות וגם מרכזי עלות. לא ניתן לרשום עלויות לקבוצת מרכז עלות. מרכז עלות יכול להיכלל בכמה קבוצות, כאשר לא ניתן לרשום מרכז עלות יותר מפעם אחת באותה קבוצה.

 הצגת קבוצת מרכזי עלות

בחר בתפריט חשבונאות <- בקרה <- חשבונאות מרכזי עלות <- נתוני אב <- קבוצת מרכזי עלות <- הצגה. (קוד טרנזקציה KSH3)

יתקבל החלון הבא:

 

התייחס לשדות הבאים:

קבוצת מרכזי עלות: הזן קבוצת מרכז עלות להצגה.

לחץ על    או הקש Enter

יתקבל החלון הבא:

 

מסך זה מציג את ההיררכיה של קבוצת של מרכזי העלות.

יש להסתכל במקרא הלחצנים לצורך ביצוע פעולות שונות במסך.

 

 

 הזמנה פנימית

הזמנה פנימית (Internal Order) היא ישות שאוספת עלויות, מתוכננות ובפועל, במודול הבקרה.

כל הזמנה משויכת לסוג הזמנה המייצג שדה מפתח בנתוני אב של ההזמנה, ומשמש לזיהוי ההזמנות ע"פ מטרתה. סוג הזמנה מכיל מספר פרמטרים לפיהם מתנהלת ההזמנה ובנוסף קובע את נתוני ברירות המחדל בפתיחת הזמנה ואת מספור ההזמנה.

ניתן ליצור מספר היררכיות של הזמנות פנימיות, בחתכים שונים לצרכי דיווח, באמצעות קבוצות הזמנה. כאשר תחת קבוצת הזמנה ניתן להגדיר הזמנות פנימיות וקבוצות נוספות.

הזמנות פנימיות באוניברסיטה העברית:

מספור ההזמנות :

• הזמנות בינוי: מספר במבנה Bxxxxxxx.
• הזמנות שיפוץ: מספר במבנה Rxxxxxxx.
• מעבדות חדשות: מספר במבנה Lxxxxxxx.
• נסיעות: מספר במבנה Txxxxxxx.
• כנסים: מספר במבנה Cxxxxxxx.

כאשר xxxxxxx מספר רץ בן 7 ספרות.

 הצגת הזמנה פנימית

בחר בתפריט חשבונאות <- בקרה <- הזמנות פנימיות -> נתוני אב <- פונקציות מיוחדת <- הזמנה <- הצגה. (קוד טרנזקציה KO03)

 

 יתקבל החלון הבא:

 

התייחס לשדות הבאים:

ההזמנה:  מספר הזמנה להצגה - בחירה מטבלה.

 לחץ על    או הקש ENTER להצגה.

יתקבל החלון הבא:

לשונית נתוני בקרה:

יתקבל החלון הבא:

 

בלוק סטטוס:

סטטוס מערכת:         

סטטוס הזמנה הפנימית - שינוי הסטטוסים יתבצע באמצעות החיצים: .

שדה זה כפוף להרשאות. בפרויקטי בינוי אב"ת יפתחו בסטטוס "נוצר"  ותקציבים ישחררו את ההזמנה.

סטטוס משתמש:       

סטטוס נוסף המציין מהם הפעולות שניתן לבצע על הזמנה זו.

בשלב זה אין שימוש בסטטוס משתמש באוניברסיטה.

פעולה מאושרת: 

הצגת הפעולות המותרות לפי צירוף הסטטוסים לעיל.

 

 קבוצת הזמנה פנימית

ניתן ליצור היררכיה של הזמנות פנימיות לצורכי דיווח באמצעות קבוצות הזמנה, תחת קבוצת הזמנה ניתן להגדיר הזמנות פנימיות וכן קבוצות נוספות.

הזמנה פנימית יכולה להיכלל במספר היררכיות.

 הצגת קבוצת הזמנות פנימיות

בחר בתפריט חשבונאות <- בקרה <- הזמנות פנימיות <- נתוני אב <- קבוצת הזמנה <- הצגה

(קוד טרנזקציה KOH3)

התייחס לשדות הבאים:

קבוצת הזמנה: הזן קבוצת הזמנה להצגה או בחר מטבלה.

לחץ על    או הקש ENTER.

 

יתקבל החלון הבא:

מסך זה מציג את ההיררכיה של קבוצת הזמנות פנימיות ומאפשר הצגה ושינוי של היררכית ההזמנות הפנימיות.

יש להסתכל על מקרא הלחצנים לצורך ביצוע פעולות שונות במסך.

 

 מודול FM – הקדמה

 מבוא למודול -בקרה תקציבית  FM

 

המערכת הפיננסית ב- SAP כוללת את הספר הראשי, ספרי עזר לספר הראשי (לקוחות, ספקים, נכסים) וכן, מודול הבקרה, התקציב והגזברות.

מודול התקציב =  Fund Management משמש לניהול תקציב ובקרה תקציבית. המודול מאופיין באינטגרציה עם המודולים השונים: רישום דרישות רכש (MM), רישום הזמנות רכש וחשבוניות לוגיסטיות (MM), העתקת תכנון תקציב (CO) ורישום חשבוניות פיננסיות (FI).

המקור להתחייבויות הן דרישות רכש והזמנות רכש. המקור לרישומים בפועל הם מסמכי ביצוע לוגיסטיים: קבלות טובין וחשבוניות, ומסמכים פיננסיים.

כל תנועה בסעיפי התקציב שהוגדרו כסעיפים מבוקרים עוברת תהליך של בדיקת זמינות תקציב. במידה והתנועה גורמת לחריגה תקציבית מתבצעת התראה / חסימה בהתאם להגדרות שנקבעו במערכת.

 

ספר בקרה –Availability Control Ledger

 

ספר הבקרה משמש ב FM לחישוב היתרה התקציבית ועליו מתבססת בקרת הזמינות.

כל ספר בקרה כולל סט כללים המגדירים כיצד תנוהל הבקרה התקציבית בספר זה.

בין היתר מוגדרים הנושאים הבאים:

• בקרה מול תקציב מזומנים או תקציב התחייבויות
• אילו סוגי תקציב נכללים בספר הבקרה. סוגי התקציב יכולים להיות סוגי תקציב רגיל (שנתי) או משוחרר. סוג תקציב המשתתף בבקרה התקציבית מכונה תקציב נצרך.
• אילו סוגי רישום (סוגי ערך) נכללים בספר הבקרה.
• הגדרת אובייקטי הבקרה -באמצעות אסטרטגיית אובייקטי הבקרה המהווה אוסף של כללי גזירה. לספרים שונים יכולים להיות אובייקטי בקרה שונים. ספר הבקרה מאגד את הנתונים פיסית (בטבלאות) ברמה של אובייקטי הבקרה והוא מחשב את היתרה הזמינה עבור כל אובייקט.
• הגדרת פרופיל הבקרה (הקובע את סוג הבקרה) עבור כל אובייקט בקרה, באמצעות אסטרטגיית קביעת פרופיל הבקרה, המהווה אוסף של כללי גזירה.
• בקרה ברמה שנתית או ברמה רב-שנתית (מצטברת / כוללת).

ניתן להגדיר מספר ספרי בקרה שונים ובכך ליצור מספק חוקות בקרת זמינות במקביל. עבור אותה פעולה (לדוגמא – רישום הזמנת רכשׂ) כל ספר יבצע את הבקרה שלו ויפיק הודעות שגיאה או התרעה משלו. על מנת לבצע את הפעולה יש להצליח בבקרות של כל ספרי הבקרה.

 

 מילון מונחים למודול FM

 

 לחצנים מובילים

 

מרכז קרנות

 הצגת מרכז קרנות

להצגת מרכז קרנות הכנס לטרנזקציה, באמצעות הקלדתה (FMSC), או בעזרת פתיחת התיקיות הבאות:

חשבונאות -> ניהול סקטור ציבורי -> ניהול קרנות -> נתוני אב -> אלמנטי הקצאת חשבון  ->   מרכז קרנות  -> עיבוד בנפרד ->  FMSC.

 

מוצג מסך:

 

 

התייחס לשדות הבאים:

 

 

חץ Enter או הקלק על הלחצן

מתקבל המסך הבא:

 

.

 

עבור ללשונית היררכיה.

 

הצגת היררכית מרכזי קרנות

 

לשינוי מרכז קרנות הכנס לטרנזקציה, באמצעות הקלדתה (FMSD), או בעזרת פתיחת התיקיות הבאות:

חשבונאות < ניהול סקטור ציבורי < ניהול קרנות < נתוני אב < אלמנטי הקצאת חשבון  <  מרכז קרנות  < היררכיה <  FMSE.

מוצג מסך הצגת  ואריינט הירארכיה של מרכזי קרנות.

 

התייחס לשדות הבאים:

            לחץ Enter או הקלק על הלחצן 

 

מתקבל המסך הצגת  וריאנט הירארכיה של מרכזי קרנות, הכולל רשימת וריאנטים:

 

להצגת רשומת אב מרכז קרנות, לחץ לחיצה כפולה על מספרו.

מתקבל המסך מרכז הון הצג:

 

 

קבוצת מרכזי קרנות

הצגת קבוצת מרכזי קרנות

 

להצגת קבוצת מרכזי קרנות  הכנס לטרנזקציה, באמצעות הקלדתה (FM_SETS_FICTR3), או בעזרת פתיחת התיקיות הבאות:

חשבונאות < ניהול סקטור ציבורי < ניהול קרנות < נתוני אב < אלמנטי הקצאת חשבון  <  מרכז קרנות  < קבוצת מרכזי קרנות <  FM_SETS_FICTR3.

מוצג מסך הצג קבוצת מרכזי קרנות:

 

לחץ ENTER  יתקבל:

 

יש להסתכל במקרא הלחצנים לצורך ביצוע פעולות במסך.

 

פריט התחייבות

הצגת פריט התחייבות

 

להצגת פריט התחייבות הכנס לטרנזקציה, באמצעות הקלדתה (FMCIC), או בעזרת פתיחת התיקיות הבאות:

חשבונאות < ניהול סקטור ציבורי < ניהול קרנות < נתוני אב < אלמנטי הקצאת חשבון  <  פריט התחייבות  < הצג  (קוד פעולה FMCIC).

מוצג מסך הצג פריט התחייבות:

התייחס לשדות הבאים:

 

לאחר הזנת מס' פריט התחייבות הקש Enter.

התייחס לשדות הבאים:

 

הצגת היררכיה

 

להצגת היררכיה הכנס לטרנזקציה, באמצעות הקלדתה (FMCIE), או בעזרת פתיחת התיקיות הבאות:

חשבונאות < ניהול סקטור ציבורי < ניהול קרנות < נתוני אב < אלמנטי הקצאת חשבון  <  פריט התחייבות < היררכיה < הצג היררכיה < קוד פעולה FMCIE.

מוצג מסך הצגת היררכית פריט התחייבות:

התייחס לשדות הבאים:

 

לחץ ENTER  יתקבל: