באוניברסיטה קיימות מס' מערכות משלימות למערכות הליבה הכלל אוניברסיטאיות. מערכות משלימות אלו באות לענות על פונקציות שלא תמיד כלולות במערכות הליבה.
חלק ממערכות אלו בנויות ב SharePoint (SP) ומאופיינות בשיטת עבודה דומה. במערכות SharePoint (SP) יש שתי שיטות לפתוח תיק במערכת:
- לפי השיטה של שתי רשימות נגללות שבהן בוחרים פקולטה ואז את התוכנית הרלוונטית. זו השיטה העיקרית
- כניסה ישירה לאתר ואז לחיצה על כפתור ירוק לפיחת תיק (באתר עצמו) לדוגמא ב TSS עבור הגשת עבודת PhD
רשימת מערכות עיקריות:
- מערכת להגשת מלגות: http://scholarships.huji.ac.il
2. מערכות רישום לתוכניות מיוחדות: http://hsr.huji.ac.il
רישום לתוכניות מיוחדות (גלוקל, מינרבה, לימודי קיץ ביהדות, תכנית אורתודנטים, התמחויות ברפואת שיניים ועוד). רישום לתעודות הוראה, לימודי מוסמך ודוקטורנט, השלמת מסמכים לנרשמים לבוגר בסיעוד, תכנית רביבים). רישום לתלמידי חול ( לבוגר, מוסמך, דוקטורנט ותלמידים מיוחדים).
- קביעות ומשכורות למרצים אורחים: http://ttp.huji.ac.il
4. מענקים: http://gss.huji.ac.il
5. הגשת עבודות גמר: http://tss.huji.ac.il
הפקדת עבודות גמר/דוקטורנט, הגשת הצעות לסטודנטים לרפואה, מאגר הצעות של סטודנטים/מנחים.
דגשים להגשת עבודות PhD:
- סטודנטים קודם פותחים תיק ואחר כך פונים למנחה
- רק סטודנט יכול לשלוח בקשה למנחה
- מנחה לא אמור להזדהות במערכת. יגיע אליו קישור אנונימי מוצפן במייל
6. רישום ספקים חיצוניים: http://crs.huji.ac.il
יש לזכור ללחוץ על התחל תהליך רישום
נוהל עבודה בהתחברות למערכות שנמנו לעיל:
1. התחברות למערכת
כל מי ששייך למשפחת האוניברסיטה (סטודנטים, סגל מנהלי, סגל אקדמי) מתחברים עם CC.
ההתחברות למערכת נעשית באמצעות חשבון ההתחברות למחשבי חוות המחשבים/ספריות/365 – באמצעות חשבון (AD) Active Directory – המשמש לעבודה במחשוב הציבורי. יש לשים לב להקליד cc\ לפני שם המשתמש, בצורה הבאה: cc\[username].
יש להקליד את הסיסמא עם הבדלים בין אותיות גדולות וקטנות.
אפשר לשחזר את פרטי החשבון כאן.
משתמשים חיצוניים (שאינם שייכים לאוניברסיטה) פותחים חשבון EKMD
2. הגשת מועמדות
הגשת המועמדות הושלמה במידה ובוצעו כל חובות הבקשה בהתאם להנחיות המנהליות, המערכת מאפשרת שינויים עד תום מועד ההרשמה. המידע שימצא בתיק המועמד/ת במועד הסגירה יהיה זמין לקריאה בלבד.
- מכתבי המלצה
מכתבי המלצה מתקבלים אוטומטית במערכת ישירות לתיק המועמד/ת, מספר דקות לאחר השליחה.
כדאי לבדוק עם הממליץ שהמכתב נשלח לפי ההנחיות הבאות:
- שליחת המכתב לכתובת הנכונה
- שליחת מכתב ההמלצה כצרופה – attachment (כל טקסט בגוף המייל לא ייקלט במערכת).
- גודל הקובץ לא יעלה על 5MB.
- על שם הקובץ לא להכיל תווים מיוחדים כגון (" ;)
ניתן לבדוק אם ההמלצה הגיעה בדף "המלצות".
3. מילוי טופס
יש לשים לב לדגשים הבאים במילוי הטופס:
- יש להקפיד על מילוי כל השדות הצבועים באדום בלעדיהם הטופס לא ישמר.
- לאחר לחיצה על כפתור השמירה, כדאי לגלול למעלה ולראות אם נשארו שדות אשר צבועים באדום.
- ישנה מגבלה של 255 תווים בשדות בעלי שורה אחת.
- יש לשים לב להקליד תאריכים בפורמט המתאים DD/MM/YYYY
- הודעת אישור על שמירת הנתונים תופיע מתחת לכפתור השמירה לאחר שמירה מוצלחת.
- ניתן למלא את הטופס בחלקים (קודם כל השדות האדומים), לשמור לאחר כל חלק ולבדוק אם המידע נשמר לאחר שנכנסים לטופס מחדש.
4. סיסמאות כללי
- ייתכן והדפדפן זוכר סיסמא ישנה, ניתן לנסות להיכנס מדפדפן אינטרנט אחר או למחוק סיסמאות שמורות מתוך הדפדפן
- ע"י לחיצה על מקשים: CTRL+SHIFT+DEL מתוך הדפדפן, בחירת כל התיבות ואישור למחוק.
- שיחזור קוד או סיסמאות CC ניתן להחליף או לאפס באתר: Pm.cc.huji.ac.il
- שחזור קוד או סיסמאות EKMD למשתמשים חיצוניים (שאינם שייכים לאוניברסיטה) - http://ekmdpwd.ekmd.huji.ac.il
- לאחר שינוי סיסמא יש לסגור את הדפדפן ולפתוח מחדש.
5. שגיאות נפוצות
ראשית יש לוודא שקיבלתם את הקישור הנכון ושרשמתם שם משתמש וסיסמה באופן הנכון:
כתיבת שם משתמש CC לא בפורמט הנכון - יש לשים לב להקליד \cc לפני שם המשתמש, בצורה הבאה: cc\[username].
ניתן לאפס סיסמא בכל זמן דרך הקישור המצורף.
במקרה של קבלת מסך שגיאה (something went wrong) יש לנסות לסגור את הדפדפן לחלוטין (בלי להשאיר את חלון הדפדפן או לשונית פתוחה) ולהתחבר למערכת מחדש.
אם עדיין לא עוזר יש למחוק cookies מהדפדפן.