על מנת להתחיל  יש לבחור בכפתור – "בקשה חדשה" בתחתית המסך בצד שמאל 

 

לאחר מכן יפתח חלון כמוצג מטה, אותו יש למלא בהתאם לפרטים המבוקשים.

 

שלב ראשון – נתוני המוטב

מעבר בין השדות יתבצע באמצעות המקשים ENTER/TAB.

בשדה סוג ההחזר ניתן לבחור החזר הוצאות או קופה קטנה  ולהמשיך למלא את יתר השדות .

 

שלב שני – נתוני החשבונית

עבור כל מסמך יש ללחוץ על כפתור "הוסף קבלה" (כמוצג הצילום המסך מטה) ולמלא את נתוני הקבלה המבוקשים יחד עם צירוף צילום/סריקה של המסמך.

 

להוספת קבלה נוספת יש ללחוץ על כפתור – "הוסף קבלה " פעם נוספת.

 

שלב שלישי- נתוני תקציב

יש לבחור את התקציב לחיוב, שים לב שניתן לבחור תקציב אחד בלבד עבור כל  בקשה מתוך התקציבים המוצגים או להקליד את מספר התקציב המבוקש.

אם ברצונכם לשלם שתי קבלות (או יותר) משני תקציבים שונים, יש לפתוח בקשה נפרדת לכל תקציב.

 

 

שלב רביעי – הצהרות

לאחר סיום מילוי הנתונים יש לאשר את הבקשה על ידי לחיצה על הכפתור "שמור"

הנמצא בפינה השמאלית בתחתית המסך.

 

לאחר אישורך, הבקשה תישלח לאישור בעל התקציב ולאחר מכן תועבר לטיפול בחשבות .

אם ממלא הבקשה הינו בעל התקציב, הבקשה תשלח ישירות לטיפול החשבות.

בתום הטיפול יישלח מייל עדכון עם סטטוס הבקשה.

 

מספר  תהליכים נוספים:

 

באם יוזם הבקשה אינו בעל התקציב, בעל התקציב/מורשה בתקציב יקבל מייל לאישור הבקשה. במייל יופיע הלינק למערכת. לאחר הזדהות יש להיכנס ללשונית "ממתינים לאישורי בצידו הימני עליון של המסך כמופיע בצילום המסך מטה

 

דאבל קליק על הבקשה תפתח אותה, לאחר בדיקתה ניתן לאשר או לדחות בכפתורים מצידו הימני התחתון של המסך (מוקף בעיגול אדום). במידה ונבחרה האופציה לדחות אנו ממליצים להזין במלל את סיבת הדחיה.

 

במידה והבקשה שלי נדחתה-

ניתן להיכנס לבקשה שנדחתה וחשוב לקרוא את סיבת הדחייה.

במטרה לתקן את הדרוש עדכון יש ללחוץ על "הגשה חוזרת" בצד שמאל עליון של המסך.

 

 

התוכנה תשחזר בדיוק את הבקשה הבסיסית שהוגשה ונדחתה, אותה אפשר לערוך בהתאם למבוקש בשורת הדחיה ולהגיש שנית ע"י לחיצה על המקש "שמור" (כמוצג תחת הכותרת "שלב רביעי" בעמוד השני)

לתשומת ליבך, כיוון שההצעה נערכה מחדש, תידרש לאשר שוב את שתי ההצהרות במסך זה טרם הלחיצה על "שמור".

 

 

הפעלה ממכשיר הטלפון הנייד-

התוכנה ניתנת לשימוש ממכשיר הטלפון הנייד. ההתחברות תתבצע באמצעות אותו הלינק. אנא שימו לב שהכניסה לתוכנה מותנית בכניסה מאובטחת – לפרטים נא ראו הנחיות בלינק https://ca.huji.ac.il/Rumba

היתרון המשמעותי בהפעלה דרך הטלפון הוא צירוף תמונה קיימת של הקבלה או צילום ישיר של הקבלה תוך כדי הקמת הבקשה.

 

 

בכל שאלה/ בעיה נוספת יש לפנות למרכז התמיכה בטלפון – 02-5494888 (רב קווי) או לפתוח פנייה בקישור הבא - פתח פנייה לטיפול