כללים ומטרה

 

מדריך למשתמש להורדה

 

מדריך זה נועד לסייע לכם בהפעלתו המלאה והמוצלחת של מודול הרכש החדש – בפורטל.

בכל הנוגע לעיצובו ולחוויית המשתמש  - המודול החדש מהווה קפיצת מדרגה משמעותית :

• עיצוב חדשני ומתקדם המעמיד את הפורטל בשורה הראשונה של פורטלים מסוגו.
• נוחות ופשטות בהפעלה כדוגמת ביטול הצורך בהקלדה של נתונים הנמצאים ממילא במערכת ועוד.
• יכולת הפעלה אינטואיטיבית תוך התאמה מיטבית של זרימת התהליכים והמסכים , במודול, לצרכיי ונוהגי העבודה שלכם, המשתמשים.

יצוין כי בכל הנוגע לעולם התוכן של הרכש - אין שינוי בתכולת המודול  החדש.

המדריך למשתמש , כמו המודול עצמו , מקיף את כל תהליכי הרכש שכבר ידועים ומוכרים לכם: דרישות רכש, הזמנות רכש ישירות לספקים, הזמנת ניפוק מהמחסן, דיווח קבלה, צירוף מסמכי רכש וכו'.

עם זאת, הוא מציג תהליכים אלו כפי שהם נעשים במודול החדש – לרבות הדגשתם של כל השיפורים והשינויים שנעשו בו.

בהמשך  יצורף, לנוחותכם,  סרטון הדרכה המדגים לכם הקמת אחד ממסמכי הרכש שניתן ליצור במודול החדש – הזמנת רכש ישירה לספק.

אנו מקווים כי הן המדריך שלהלן והן הסרטון החדש יהיה לכם לעזר בהפעלת המודול החדש.

 

הפורטל לחוקרים ולחוקרות - דף הבית

בגרסה החדשה עודכנה  תצוגת דף הבית של פורטל לחוקרים/ות ולצוות המנהלי והוא יראה כך:

 

'עזרה והדרכה' – לחצן זה מחבר לכל מסמכי ההדרכה השונים

'קריאת שרות' – לחצן זה מהווה קישור למערכת פתיחת קריאות שירות Sysaid.

ניתן לשנות את שפת הפורטל, לאנגלית, ע"י לחיצה על האייקון מצד שמאל למעלה. התצוגה באנגלית תראה כך:

מודול הרכש החדש

 

בלחיצה על אריח 'פעילויות רכש', בדף הבית של הפורטל -  נעבור למסך הפתיחה של מודול הרכש החדש, כדלהלן:

להלן מסך הפתיחה של מודול הרכש החדש:

 

בחלקו העליון של הדף נמצאת רצועת ניווט ( בצבע תכלת ) ובה לחצנים המאפשרים גישה ישירה לכל אחד מהמסכים העיקריים במודול החדש:

1. לחצן מס' 1 - "המסמכים הפתוחים שלי" – ראו המסך המוצג לעייל. במסך זה יוצגו למשתמש/ת נתונים על כל מסמכי הרכש הפתוחים שהקים/ה המשתמש/ת או מסמכים שהופקו על ידו/ה בעבר.
2. לחצן מס' 2 –"ממתינים לאישור" – במסך זה ניתן לאשר או לדחות דרישות והזמנות המופנות אליך -בהתאם לצורך ועל פי הרשאות שברשותך.
3. לחצן מס' 3 –"ממתינים לדיווח קבלה" – במסך זה תופענה הזמנות הממתינות לביצוע דיווח קבלת הטובין – על ידך.
4. לחצן מס' 4 –"דוחות" – המסך מרכז את כל הדוחות הקשורים בפעילות הרכש והוא מאפשר לצפות בדוחות שונים כגון: דוחות של מסמכי הרכש, קטלוג חומרים, מעקב חשבונית ספק.
5. לחצן מס' 5 – "צור מסמך חדש" – בסוף רצועת הניווט קיים לחצן 'צור מסמך חדש' הפותח את תפריט יצירת מסמכי רכש חדשים. עם העברת העכבר על לחצן זה – ייפתח הכיתוב "צור מסמך חדש".
6. לחצן זה קיים במסכים 1, 2, 3, 4.

 

כמו כן, נמצאים מעל רצועת הניווט שני שדות חיפוש כדלקמן:

6- שדה חיפוש: בשדה זה ניתן לחפש מסמך לפי מספר מסמך, מספר תקציב, שם ספק, סטאטוס, סוג מסמך וכותרת המסמך.

7-התקציבים שלי: בלחצן זה תפתח רשימת התקציבים העומדת לרשות המשתמש/ת ותתאפשר צפיה בסעיפים וביתרה הפתוחה בכ"א מהם ע"י פתיחת הפירוט בחיצים.

6.1 המסמכים הפתוחים שלי

 

שים/י לב: לכל שורה בדף מוצג סמל סטטוס (בצבע שונה) מצד ימין למספר המסמך. משמעות הסמל נמצאת בסוף כל שורה (טיוטה, ממתין לאישור וכו').

1. המסמכים הפתוחים שלי - כפי שצוין לעיל, במסך זה מופיעים למשתמש/ת כל מסמכי הרכש הפתוחים שהפיק או שהופקו עבורו/ה. מסמך פתוח הוא מסמך הכלול במסגרת תהליך הרכש אשר טרם הסתיים לגמרי. לדוגמא: הזמנה שלא בוצעה בה קבלת טובין, הזמנה שלא קלטו את כל החשבוניות בגינה, דרישה שרק נפתחה, דרישה שנוצרה תחתיה הזמנה אך ההזמנה לא סיימה את התהליך כנ"ל, רכש פנימי שלא מומש או רק מומש חלקית ע"י היחידה המוכרת, וכו'...
2. כל התאריכים- בחלונית זו ניתן לבחור את טווח הימים להצגת מסמכי הרכש הפתוחים:

 

3. סרגל העמודות-  הסרגל מציג  נתונים בסיסיים על כל מסמך הרכש:

מספר המסמך, תאריך היצירה, סוג, שם הספק, תקציב, סך הכל - סכום כספי ומטבע, טקסט כותרת המסמך ( מגיע מהטקסט שהוזן בהזמנה ) וסטטוס המסמך.

לעת עתה עמודות 'מספר מסמך' ו'סוג מסמך' ניתנות למיון בעזרת לחיצה על אייקון /

 

4. נתוני מסמך רכש- בעת לחיצה על מסמך הרכש בלשונית  'המסמכים הפתוחים שלי' נקבל את נתוני ההזמנה.

ניתן לשכפל (), לערוך (), למחוק () ולהוריד פלט מסמך () באמצעות האייקונים מצד שמאל

4.1 כללי- בלשונית זו ניתן לראות את הנתונים הכלליים למסמך

 

4.2 ספק- בלשונית זו מוצגים פרטי הספק בהזמנה.

 

 

4.3 פריטים- בלשונית זו מוצגים פרטי ההזמנה, וכן כל הפריטים שהוזמנו בה.

 

4.4 קבצים מצורפים- בלשונית זו ניתן לראות את הקבצים המצורפים להזמנה.

 

4.5 תהליך ואישורים –  בלשונית זו נראה את תהליך האישורים של ההזמנה, סטטוס האישור, אצל מי המסמך ממתין לאישור וכו'

6.2 ממתינים לאישור

 

במסך זה יופיעו מסמכי הרכש (הזמנות ודרישות) הממתינים לאישורך:

 

על מנת לאשר/ לדחות מסמך - בחר/י במסמך הרצוי. עם הבחירה,  יתקבל מסך בו ניתן לראות את כל נתוני המסמך בלשוניות השונות, כמפורט בפרק 6.1 , סעיף 4.

 

 

 

 

 

 

1. בלשונית 'תהליך ואישורים' ניתן לראות את היסטוריית האישורים למסמך שבחרת:

מתי החל סבב האישורים, מי כבר אישר המסמך ו/או אצל מי המסמך ממתין עדיין לאישור, באיזה תאריך אושר המסמך וכמה ימים המסמך כבר ממתין לאישור הבא.

2. בלחיצה על 'אישור המסמך' יפתח חלון עם הודעת "הצלחה":

 

בלחיצה על 'דחיית המסמך' יפתח חלון בו תוכל/י לציין גם את סיבת הדחייה:

 

ובסיום נקבל הודעת מידע :

 

הודעה על דחיית המסמך לרבות סיבת הדחייה תשלח במייל ליוצר המסמך, ובנוסף תוצג בלשונית "תהליך ואישורים":

 

שים לב: ניתן לאשר/לדחות את המסמך מכל אחת מהלשוניות המוצגות בטאב 'ממתין לאישור'.

הערה: לאחר אישור/דחיית המסמך, המסמך לא יוצג עוד במסך זה.

על מנת לשחרר מסמך דחוי יש להיכנס למסמך הדחוי המופיע ברשימת ה'מסמכים הפתוחים שלי' ולבחור באייקון 'בטל דחייה'. בעת לחיצה על אייקון זה נקבל הודעת "הצלחה" והמסמך יחזור לסבב אישורים:

6.3 ממתינים לדיווח קבלה

מסך זה יציג את הזמנות הרכש הממתינות לדיווח קבלת הטובין/שירות על ידי המשתמש/ת.

 

 

 

 

 

 

לאחר בחירת ההזמנה עבורה יבוצע דיווח קבלת טובין/שירות - ייפתח המסך הבא:

 

 

1. פריטים- דיווח קבלת הטובין יתבצע מלשונית 'פריטים'- המציגה את השורה/ שורות עבורה/ן יש לבצע דיווח קבלה. כמו כן ניתן, במידת הצורך, לצפות בכל פרטי ההזמנה בלשוניות השונות.

    2. התקבל – במידה שהכמות שהוזמנה סופקה במלואה , נבחר בלחצן 'התקבל' ובלחצן 'סיום דיווח' בתחתית המסך מצד שמאל.

 

נקבל הודעת "הצלחה"-

 

3. התקבל חלקית – במידה והכמות שסופקה קטנה מהכמות שהוזמנה, נסמן 'התקבל חלקית' ונעדכן את הכמות , בשדה המתאים - לכמות שסופקה.

במידה ושאר הכמות לא תסופק עוד, נסמן V בשדה ולסיום נסמן 'סיום דיווח'.  

 

הערה: לאחר הבחירה ב'התקבל חלקית'- יופיע  בסיום הדיווח חלון הסבר לגבי אפשרות שחרור התקציב בגין הפריטים שלא סופקו:

 

4. לא אמור להתקבל- במידה והפריט שהוזמן לא אמור להתקבל, נסמן זאת כאן: (מחליף את סימון 'אספקה הושלמה') ולסיום 'סיים דיווח'.

 

גם כאן, בסיום הדיווח נקבל הודעת הצלחה כבסעיף 2.

 

טיפ: בהזמנה עם מספר שורות שכולם התקבלו במלואם ניתן לדווח קבלה בבת אחת על כל פרטי ההזמנה ע"י לחיצה על לחצן  'כל הפריטים התקבלו במלואם' למעלה בצד שמאל:

6.4 דוחות

 

במסך זה נוכל להציג דוחות שונים המתייחסים לנושאי הרכש השונים באוניברסיטה ובהם:

• המסמכים שלי
• קטלוג האונברסיטה
• ספקים
• מעקב חשבניות ספק

 

 

 

6.4.1 המסמכים שלי

 

בדוח זה ניתן להציג את כל מסמכי הרכש המשויכים למשתמש/ת המורשה/ית:

*דוח הזמנות ישירות, *דוח דרישות רכש, *דוח הזמנות ניפוק מהמחסן ו*דוח התחייבויות רכש פנימי: 

ע"י לחיצה על החץ () נבחר את סוג מסמך הרכש הרצוי (הזמנה ישירה, דרישת רכש, ניפוק מחסן, רכש פנימי), ונזין פרטים נוספים לפי הצורך.

 

 

 

בלחיצה על לחצן 'הצגת הדוח' נקבל הדוח על פי הנתונים שהזנו.

6.4.2 קטלוג האוניברסיטה

דו"ח זה נועד לסייע באיתור פריטים בקטלוג האוניברסיטה:

 

הערה: ניתן להזין סעיף תקציבי ולקבל את המק"טים השייכים לסעיף זה.

6.4.3 ספקים

 

דוח זה נועד לסייע באיתור ספקים העובדים עם האוניברסיטה.

ניתן לחפש לפי "סוג תעשייה" את כל הספקים השייכים לאותה קטגוריה ( או אותו ענף ) בשדה ה"סיווג":

6.4.4 מעקב חשבוניות ספק

 

בדוח זה ניתן לצפות בסטטוס חשבוניות הספק שנקלטו במערכת.

ניתן לחפש לחשבונית על פי אחד מהנתונים הבאים: ספק, מענק, מרכז עלות, הזמנת רכש ומספר חשבונית ספק.

 

 

 

 

7. יצירת מסמכי רכש

לחיצה על לחצן 'צור מסמך חדש':  (לחצן זה מופיע בכל אחד מהטאבים הראשיים: המסמכים הפתוחים שלי, ממתינים לאישור, ממתינים לדיווח קבלה ודוחות) - תפתח את תפריט יצירת מסמכי הרכש במודול החדש כמפורט מטה:

7.1 הזמנה ישירה מהספק

ליצירת הזמנת רכש חדשה נלחץ על  ונבחר בתפריט שנפתח את 'הזמנה ישירה מספק':

יצירת ההזמנה החדשה נעשית ב- 4 שלבים/מסכים:

שלב א' ליצירת הזמנת רכש - מסך נתונים כללים

 

1. שדה מס' 1 - "נתב דינמי"- בראש המסך נמצא נתב (tracker ) דינמי- המשמש להצגת שלב ההזמנה בו הינך נמצא/ת כעת  וכן – מאפשר לעבור למסך הבא או לחזור למסך הקודם. (בדומה ללחצן מס' 10 )
2. שדה מס' 2 - "יוזם רכש"-  בשדה זה יש להזין את שמו של המשתמש/ת שעבורו/ה מבוצעת ההזמנה. ברירת המחדל מציגה את שמו של יוצר המסמך.
3. שדה מס' 3 - "כותרת מסמך"- בשדה זה ניתן להזין טקסט חופשי המתאר בתימצות את מטרת/תכולת  ההזמנה. הטקסט שיוזן בשדה זה, יוצג אח"כ בשורת נתוני ההזמנה בכל מסך שבו תופיע ההזמנה.
4. שדה מס' 4 - "קבוצת רכש" – בשדה זה תוצג באופן אוטומטי קבוצת הרכש הרלבנטית. במידה ולא מוצגת קבוצת רכש בשדה - יש לגלול רשימה ולבחור את הקבוצה הרלבנטית.
5. שדה מס' 5 – "כתובת אספקה" – בשדה זה תוצג הכתובת הקבועה של יוזם הרכש בהזמנה. ניתן לשנות בחץ לכתובות הנוספות השמורות ליוזם וכן לכתובת בגרסה אנגלית (כל כתובת הקיימת בעברית קיימת גם באנגלית ומופיעה ברשימה לבחירה)
6. לחצן מס' 6 – "+ כתובת חדשה" – בלחצן זה ניתן ליצור כתובת חדשה שתשמר במערכת וניתן יהיה לבחור בה בחץ (כמפורט בסעיף הקודם) ברכישות עתידיות. (הכתובת תיווצר אוטומטית גם בשפה האנגלית) שימו לב ! השדות המסומנים ב * הינם שדות חובה

שדות 'יחידה' ו 'בניין' ניתן לבצע חיפוש בלחיצה על אייקון 

 

 

שדות 'קמפוס' ו 'פקולטה' : יש לבחור מתוך הרשימה הנגללת 

 

בסיום הזנת הכתובת החדשה יש לשמור בלחצן 'שמירה'.

7. לחצן מס' 7 – "delete" – בלחצן זה ניתן למחוק את הכתובת הנוכחית.

 

נקבל הודעת הצלחה: 

 

8. לחצן מס' 8 – "edit"- בלחצן זה ניתן לערוך כתובת קיימת במערכת.

(נקבל מסך בדומה לסעיף 6 ונוכל לעדכן בו את פרטי הכתובת).

9. "איש קשר למסמך" – בשדה זה ניתן להגדיר איש קשר להזמנה – איש הקשר יופיע על פלט ההזמנה וישמש את הספק ליצירת קשר בנוגע להזמנה, במידת הצורך. יצירה/עריכה/מחיקה של נתוני איש קשר ושמירת נתוני אנשי הקשר ברשימה מתבצעת בדומה לכתובת אספקה.

10. לחצן מס' 10 – "הבא" – בלחצן זה ניתן לעבור למסך הבא - שלב ב' ביצירת הזמנת הרכש להמשך התהליך.

 

7.1.2 שלב ב' ליצירת הזמנת רכש חדשה - מסך הצעת מחיר וספק

 

 

 

 

 

 

 

 

1. שדה מס' 1 – "שם/ח"פ ספק" – בשדה זה יש לבחור את הספק. התחלת הקלדה של שם הספק או מספר הספק באוניברסיטה, תעלה אפשרויות בחירה. ניתן לבצע גם חיפוש הספק לפי מס' הח"פ  של הספק ע"י לחיצה על שנמצא בסוף השדה, בצד שמאל.

 

בנוסף, בלחיצה על 'בחירה מספקים אחרונים' נקבל רשימה של ספקים שהיו בשימוש המשתמש/ת לאחרונה.

במידה והספק הרצוי לא אותר באחת הדרכים לעייל, ניתן להיעזר במידע הנמצא בקישור המופיע  מצד שמאל של המסך. 

 

2. לחצן מס' 2 – "צירוף מסמך"– לחצן זה מיועד לצירוף מסמכים להזמנה. בשורה הראשונה נצרף מסמך הצעת המחיר של הספק. במידה שקיימים מסמכים נוספים לצירוף כגון 'טופס לרכש בגין מזון/כיבודים' או הצעות מחיר נוספות (בהתאם לסכום ההזמנה), ניתן לצרף אותם בשורות הבאות. לאחר העלאת הקובץ המצורף, נבחר בסוג המתאים למסמך המצורף:

 

3. לחצן מס' 3 – " + איש קשר ספק חדש "– במידה והינך מעוניין/נת להגדיר את איש הקשר של הספק, נזין זאת כאן בדומה לאיש קשר מסמך במסך שלב א' וכתובת אספקה. איש הקשר שיוזן יופיע על פלט ההזמנה.

4. שדה מס' 4 – "מספר הצעת מחיר"- בשדה זה ניתן להזין את מספר הצעת המחיר שהתקבלה מהספק. מספר זה יופיע על פלט ההזמנה.

5. שדה מס' 5 - "שפת המסמך"- כאן ניתן להגדיר את שפת ההזמנה (עברית/אנגלית).

6. שדה מס' 6 – "מטבע ספק" – מטבע הספק יישתל בשדה, אוטומטית מרשומת הספק. במידה ונרצה לשנות את מטבע ההזמנה - ניתן לעשות זאת כאן.

7. שדה מס' 7 – "הערות מיוחדות לספק" – בשדה זה ניתן להזין טקסט חופשי שיופיע על פלט ההזמנה כהערה כללית לספק.

 

נעבור למסך הבא:

7.1.3 שלב ג' ליצירת הזמנת רכש - מסך מקורות תקציב

במסך זה נבחר את מקור התקציב להזמנה:

בלחיצה על החץ () בסוף שורת מקור התקציב נקבל את רשימת התקציבים והיתרות העומדים לרשותינו בסוג תקציב זה:

בלחיצה על החץ () מצד ימין לתקציב נקבל פירוט של היתרה לפי סעיף תקציבי:

7.1.4 שלב ד' ליצירת הזמנת רכש - מסך פריטים למסמך

 

שים/י לב: באייקון זה, המופיע בפינה השמאלית העליונה של המסך, ניתן להעלות קובץ אקסל עם שורות פריטים בדומה לתפריט הקודם של 'הזמנות הדור החדש' (מיועד בעיקר להזמנות "קרביץ").

 

1. "תיאור/ מספר פריט אוניברסיטה" – בשדה זה, נזין את הפריט שאותו נרצה להזמין. תחילת הקלדה של התיאור/המספר הקטלוגי של פריט האוניברסיטה תפתח רשימה מתאימה לבחירה.

כמו כן, בלחיצה על כוכבית ה"מועדפים" נקבל רשימה של פריטים שהוזמנו על ידך בעבר. ניתן לבחור קבלת רשימה של פריטים שהזמנת כבר בעבר,  ספציפית מספק זה שעבורו מתבצעת ההזמנה:

 

הערה: ניתן לשלב בהזמנה הן פריטי שירות והן פריטי טובין עד לסכום  כולל של 10,000 ₪. מעל סכום זה יש להעביר דרישת רכש למחלקת רכש ולוגיסטיקה.

משיכת פריטים מההסכם:

במידה ונזין נתוני פריט הקיים במסגרת הסכם רכש , במערכת, נקבל את ההערה הבאה המסומנת במסגרת

במידה והפריט קיים בהסכם רכש עם הספק אותו בחרת בהזמנה, תופיע הערה לגבי האפשרות לאמץ את המחיר לפריט מתוך ההסכם:

לאחר אימוץ ההסכם, הפריט יקבל את המחיר הקיים בהסכם, ומטבע ההזמנה ונתוני השורה ישתנו בהתאם למטבע ההסכם. במידת הצורך, נוכל לבטל את אימוץ ההסכם ע"י לחיצה על 'בטל אימוץ הסכם':

 

2. "כמות" – נזין את הכמות הנדרשת בפריט.

3. "מחיר ליחידה" – נזין את המחיר נטו ליחידה עבור הפריט.

4. "מטבע" – הנתון יגיע אוטומטית מרשומת נתוני הספק ממסך שלב ב'. הנתון ניתן לשינוי.

5. "הנחה" – במידה שניתנת הנחה לפריט, נציין זאת  כאן - ההנחה היא  ליחידה ועבור הפריט בשורה זו בלבד.

כאן ניתן לציין אם ההנחה ניתנת בערך כספי או באחוזים:

 

6. "סה"כ לפני מע"מ" – הסכום יחושב אוטומטית לפי הכמות והמחיר שצוינו בשורה.

7. "מחיקה" – בלחצן זה ניתן למחוק שורה בהזמנה. במצב של יצירת שורה חדשה - שורה זו תיעלם. במצב של עדכון - השורה תסומן למחיקה.

8. "תאריך אספקה" –  כברירת מחדל יוצג התאריך הנוכחי. ניתן לשנות ולקבע את מועד האספקה באופן גורף, עבור כל פרטי ההזמנה ע"י בחירה בשדה 'החל על כל הפריטים'.

9. "תקציב לשימוש" – נקבל רשימה של תקציבים בהתאם לסוג התקציב שבחרנו במסך הקודם ובהתאם להרשאות של יוזם הרכש בהזמנה. גם כאן, ניתן לקבע את הערך עבור כל פרטי ההזמנה ע"י בחירה בשדה 'החל על כל הפריטים' הקיים משמאל ל'הצגת סעיף תקציבי'.

10. "הוספת תקציב נוסף" – בלחיצה על לחצן זה נוכל לחלק למספר תקציבים (מאותו מקור תקציב ובהתאם לנהלים הקיימים):

10.1 בלחיצה על העיגול נוכל לבחור את שיטת החלוקה : בסכומים או באחוזים - 

10.2 נציין את הסכום/אחוז בכל תקציב.

11. ''הצגת סעיף תקציבי'' – לחצן זה יציג את הסעיף התקציבי אליו שייך הפריט שהוזן: 

 

12. "מק"ט ספק" – במידה שידוע מקט הספק ניתן להזינו בשדה זה.

13. "תיאור פריט" – במידה שנרצה לתת תיאור/טקסט אישי לפריט זה, נזין בשדה זה.

14. "צפה בתמונת המוצר" –  במידה שבמערכת שמורה תמונה לפריט זה - ניתן לצפות בה בלחצן זה.

15.  "שכפל פריט" –  לחצן זה מאפשר שכפול שורת פריט על כל פרטיה. ניתן לבצע שינויים לאחר השכפול.

16. "הוספת פריט" – מסך שלב ד' נפתח עם שורה אחת פתוחה להזנה, במידה שנדרש להזמין פרטים נוספים בהזמנה, נוכל להוסיף עוד שורות בלחצן זה, אין הגבלה למספר השורות שניתן לפתוח בהזמנה.

17. "שמירה לטיוטה" – בלחצן זה מתבצעת שמירת מסמך ההזמנה כטיוטה. המסמך בסטאטוס "טיוטה" אינו משריין תקציב ואינו עובר לאישורים, ניתן לשמור הזמנה כ"טיוטה" גם אם קיימות בה שגיאות.

18.  "שמירה" –  בלחיצה על לחצן זה מתבצעת שמירה של ההזמנה במערכת. אם ההזמנה תקינה ללא שגיאות, נקבל הודעת הצלחה וההזמנה תבצע שריון תקציבי תתחיל בסבב האישורים:

7.2 דרישה למחלקת הרכש

ליצירת דרישת רכש חדשה נלחץ על  ונבחר ב'דרישה למחלקת הרכש':

 

יצירת הדרישה כוללים 4 שלבים/מסכים, בדומה ליצירת הזמנת הרכש. נציין את השינויים ביחס ליצירת הזמנה:

7.2.1 שלב א' ליצירת דרישת רכש - מסך נתונים כללים

מילוי מסך זה מתבצע בדומה למסך א' ביצירת הזמנה מספק, ניתן לראות הסבר מפורט בשלב א' ליצירת הזמנה יצירת הזמנה.

7.2.2 שלב ב' ליצירת דרישת רכש - מסך הצעת מחיר וספק

1. לחצן מס' 1 – "צירוף מסמך"– לחצן זה מיועד לצירוף מסמכים. בשורה הראשונה נצרף הצעת מחיר, ובמידה שישנם מסמכים נוספים לצירוף, כגון 'טופס לרכש בגין מזון/כיבודים' או הצעות מחיר נוספות -  ניתן לצרף בשורה הבאה. לאחר העלאת הקובץ נבחר בסיווג המסמך המתאים:

2. שדה מס' 2 – "מקור הרכש"–.בשדה זה נבחר את מקור הרכש:

3. שדה מס' 3 – "שם/ח"פ ספק" –  בדרישת הרכש שדה זה אינו חובה. ניתן להזין את הספק המומלץ. התחלת הקלדה של שם הספק או מספר הספק, באוניברסיטה, תעלה אפשרויות בחירה. ניתן גם לבצע חיפוש לפי מס' ח"פ הספק ע"י לחיצה על שנמצא בסוף השדה בצד שמאל.

 

על 'בחירה מספקים אחרונים' נקבל רשימה של ספקים שהיו בשימוש המשתמש/ת לאחרונה.

7.2.3 שלב ג' ליצירת דרישת רכש - מסך מקורות התקציב

במסך זה נבחר את מקור התקציב לדרישה , ניתן לראות הסבר מפורט בשלב ג' ליצרית הזמנת רכש ישירה.

7.2.4 שלב ד' ליצירת דרישת רכש - מסך פריטים למסמך

 

שים/י לב: באייקון זה ניתן להעלות את פרטי הדרישה בקובץ אקסל בדומה לתפריט הקודם של 'הזמנות הדור החדש', גיליון האקסל חייב להיות מבוסס תבנית. קיימת תבנית הניתנת להורדה באייקון זה.

 

סעיפים 1-18 בדיוק כמו בהזמנת רכש, 

שלושה סעיפים הקיימים בדרישת רכש (בשונה מהזמנה) רלונטים לדרישות ייבוא בלבד:

 

1. "ערך למיסים, מטבע, פריט חינם" – במקרה של דרישה לפריט מתנה,

יש לסמן 'פריט חינם' וכך המחיר הינו 0. עם זאת, בפריט "מתנה" יש לציין את שווי המוצר על פי החשבונית שתצורף למשלוח בשדה 'ערך למיסים' ואת המטבע בשדה תחתיו, על מנת שהדרישה תשריין את הסכום הנידרש לתשלומי מיסים אלו.

2. "עלויות נוספות" – נדרש להזין בדרישות ייבוא - במידה שעלות המשלוח הינה על חשבון המזמין ולא ע"ח השולח יש לציין ערך בשדה "עלויות נוספות".

 

הערה: בכל מקרה - לפני כל רכישה מסוג זה יש להתייעץ עם קניין ייבוא במחלקת הרכש.

בלחיצה על שמירה נקבל הודעת הצלחה על יצירת הדרישה:

7.3 בקשה לניפוק מהמחסן

ליצירת הזמנת ניפוק חדשה, מהמחסן נלחץ על  ונבחר ב'הזמנה ישירה מספק':

 

שלבי יצירת הזמנת ניפוק מורכבים מ- 3 מסכים:

7.3.1 שלב א' ליצירת הזמנת ניפוק מהמחסן - מסך נתונים כללים

 

 

1. "יוזם רכש" – בשדה זה יש להזין את שמו של המשתמש/ת שעבורו/ה מבוצעת ההזמנה. ברירת המחדל מציגה את שמו של יוצר המסמך.
2. "קבוצת רכש" – בשדה זה תוצג באופן אוטומטי קבוצת הרכש אליה משתייך/ת הדרישה. במידה שלא מוצגת קבוצת הרכש המתאימה - יש לבחור מהרשימה.
3. "כותרת מסמך"- בשדה זה ניתן להזין טקסט חופשי המתאר בתמצות את מטרת/תכולת ההזמנה, הטקסט שיוזן בשדה זה, יוצג אח"כ בשורת נתוני ההזמנה בכל מסך שבו תופיע ההזמנה.
4. "הערות מיוחדות למחסן" – בשדה זה ניתן להזין הערות מיוחדות למחסן.
5. "כתובת אספקה" – מילוי מסך זה מתבצע בדומה למסך א' ביצירת הזמנה לספק. ניתן לראות הסבר מפורט בתהליך יצירת הזמנה
6. "איש קשר למסמך" – מילוי מסך זה מתבצע בדומה למסך א' ביצירת הזמנה לספק. ניתן לראות הסבר מפורט בתהליך יצירת הזמנה
7. "הבא" - בלחצן זה ניתן לעבור למסך הבא להמשך התהליך - שלב ב' ביצירת הזמנת ניפוק מהמחסן.

7.3.2 שלב ב' ליצירת הזמנת ניפוק מהמחסן - מסך מקורות התקציב

 

במסך זה נבחר את מקור התקציב להזמנה, בדומה ליצירת הזמנת רכש.

7.3.3 שלב ג' ליצירת הזמנת ניפוק מהמחסן - מסך פריטים למסמך

 

מילוי מסך זה מתבצע בדומה להוראות מסך שלב ג' ליצירת הזמנת רכש.

ניתן להזין מק"טי מחסן בלבד (מק"טים המתחילם בספרה-1) מחיר הפריט מגיע אוטומטית ממחירון המחסן.

 

בסיום ההזמנה לאחר שמירת המסמך, ההזמנה תגיע אוטומטית לטיפול המחסן המרכזי.

7.4 רכש פנימי מיחידות האוניברסיטה

ליצירת התחייבות פנימית חדשה נלחץ על  ונבחר ב 'רכש פנימי מיחידות האוניברסיטה':

 

יצירת ההתחייבות מורכבים מ- 2 שלבים/מסכים:

7.4.1 שלב א' ביצירת התחייבות פנימית - מסך נתונים כלליים

 

1. "יוזם רכש" – בשדה זה נזין את שמו של המשתמש/ת שבשמו/ה מבוצעת ההתחייבות. כברירת מחדל יישתל אוטומטית שמו של יוצר המסמך.
2. "קטגורית תקציב נותן השירות" – בשדה  זה נבחר את סוג התקציב של היחדה המוכרת, על פי הנתונים שקיבלנו מהיחידה המוכרת.
3. "מספר תקציב של היחידה נותנת השירות" - בשדה זה נזין את המרכז עלות / מענק שקיבלנו מהיחידה המוכרת .  
4. "מטבע בשימוש" – יש לבחור מהרשימה הנפתחת את המטבע הרצוי. 
5. "כותרת מסמך" – בשדה זה נזין טקסט חופשי המתאר בתמצות את מטרת/תכולת ההתחייבות.
6. "נתב דינמי" - בראש המסך נמצא נתב (tracker ) דינמי- המשמש להצגת שלב ההזמנה בו אנו נמצאים וכן מאפשר לעבור למסך הבא או לחזור למסך הקודם. (בדומה ללחצן מס' 7 )
7. "הבא" - בלחצן זה ניתן לעבור למסך הבא  להמשך התהליך - שלב ב' ביצירת רכש פנימי.

7.4.2 שלב ב' ביצירת התחייבות פנימית - מסך פריטים למסמך

 

1. "תיאור השירות הנרכש / סעיף תקציבי" – בשדה זה נבחר מהרשימה את החשבון GL המתאים- בהתאם  לנתון שקיבלנו מהיחידה המוכרת (ניתן להקליד את המספר/תיאור)
2. "תיאור מורחב" – (שדה לא חובה) בשדה זה ניתן להזין טקסט חופשי.
3. "סכום" – נזין את סכום ההתחייבות. (המטבע נבחר במסך קודם)
4. "תקציב לחיוב" –  בשדה זה נזין את התקציב שאותו מחייבים.
5. "שכפול פריט" – לחצן זה מאפשר שכפול שורת פריט על כל פרטיה. ניתן לבצע שינויים לאחר השכפול.
6. "הוספת פריט" – מסך זה נפתח עם שורה אחת פתוחה להזנה. במידה ויש צורך בשורות נוספות ניתן להוסיף בשדה זה.
7. "delete" – בשלב יצירה בלבד ניתן למחוק שורת פריט בהתחייבות כל עוד קיימת שורה אחת נוספת.
8. "שמירה לטיוטה" – בלחצן זה מתבצעת שמירת מסמך ההתחייבות כ"טיוטה". המסמך בסטטוס "טיוטה" לא משריין תקציב. ניתן לשמור התחייבות ב"טיוטה" גם אם קיימות בה שגיאות.
9. "שמירה" - בלחיצה על לחצן זה מתבצעת שמירת המסמך במערכת. אם ההתחייבות תקינה וללא שגיאות, נקבל הודעת הצלחה וההתחייבות תבצע שריון תקציבי.
10.  נוכל ל'הוריד' פלט התחייבות דרך מסך 'המסמכים הפתוחים שלי' כפי שהוסבר בחלק 6.1 סעיף 4.

 

ניתן לבטל רכש פנימי כל עוד ההתחייבות לא מומשה! זאת, ע"י חזרה להתחייבות דרך מסך 'המסמכים הפתוחים שלי' ולחיצה על אייקון ה"פח אשפה":