הזמנת רכש ישירה הדור החדש
הפעלת המודול החדש
ליצירת הזמנת רכש ישירה במודול החדש היכנס לפורטל לחוקר.
- הצבע על "פעילויות רכש".
- בחר "ברכש ישיר מספקים."
- לחץ על "הזמנת רכש ישירה חדשה" .
יופיע המסך הבא:
לפניך מסייע רכש – בעזרתו המערכת תציע בין 2 ל-4 שאלות שאחריהן יבחר באופן אוטומטי סוג ההזמנה הנדרש.
1. בחר את סוג התקציב מתוך מסייע הרכש
2. בחר בסוג הפריט הנרכש - טובין/שירות
3. בחר את הערך ללא משיכה מהסכם
4. לחץ על "צור הזמנת רכש - הדור החדש"
הקמת הזמנה ישירה
א. מסך נתונים כלליים:
הבזקים למסך זה :
א. בראש המסך נמצא נתב (tracker ) דינמי- באמצעותו ניתן – על ידי לחיצה על הכפתור המתאים- לעבור למסך הבא או למסך הקודם.
ב. בחירת הספק – ניתן לחפש לפי שם ספק או מס' הספק.
ג. מספר הצעת מחיר – של הספק . לאחר הקלדת הנתון הוא יוצג בפלט ההזמנה.
ד. יוזם הרכש – בשדה מופיעה אוטומטית ברירת המחדל: שם מקים ההזמנה. ניתן לשנות את שם יוזם הרכש.
ה. מועד האספקה – בשדה מופיעה אוטומטית ברירת המחדל : מועד ההזמנה + 3 ימים. ניתן לעדכן את השדה למועד הנדרש.
ו. לחצן "שדות נוספים" - פותח מסך-משנה המאפשר:- קבוצת רכש- הנתון מגיע אוטומטית מנתוני המשתמש במידה והשדה ריק ניתן לבחור מהרשימה.
- שינוי שפת פלט הזמנה - מעברית לאנגלית או להיפך.
- שינוי כתובת אספקה. שינוי זה הינו תקף להזמנה בלבד (שינוי קבוע של כתובת האספקה ניתן לעשות רק על ידי פנייה למוקד התמיכה).
ז. הערות / איש קשר – בשדה נרשמים אוטומטית שם יוזם הרכש ומספר הטלפון שלו. ניתן לשנות את פרטי איש הקשר בשדה זה, כמו כן ניתן להוסיף הערות לספק.
לחיצה על לחצן "המשך" בתחתית מסך "הנתונים הכלליים" – תוביל אותכם למסך הבא .
ב. מסך "שורות ההזמנה":
הבזקים למסך זה:
א. "שורה" : לחצן זה פותח שורת קלט נוספת המאפשרת:
- שינוי יוזם רכש – בשורה הספציפית,
ו/או:
- שינוי מועד אספקה.
ב. "מק"ט האוניברסיטה" – יש להזין את מק"ט הפריט מקטלוג האוניברסיטה .
ג. "תיאור מק"ט ספק" – לחיצה על האייקון הכחול בשדה זה מאפשרת הרחבת תיאור
ד. "כמות" - הזנת הכמות הרצויה, בשורת הפריט.
ה. "מחיר נטו ליחידה" - הזנת מחיר הפריט בשורת ההזמנה ללא מע"מ והעמסות.
ו. "חישוב" – בהמשך ללחיצה על לחצן זה המערכת מחשבת הוספת מע"מ והעמסות אחרות.
המחיר ברוטו, לאחר מע"מ והעמסות נוספות, מוצג אוטומטית בשדה מחיר ברוטו.
ז. "לחצן טען גיליון אקסל" – ראו טעינת שורות הזמנה בסעיף 6.3 .
לחיצה על הלחצן "המשך " בתחתית מסך "שורות הזמנה" – תוביל אותך למסך הבא.
ג. מסך התקציב:
הבזקים למסך זה:
א. במקרה של יצירת הזמנה מתקציב בודד יש לפעול כדלקמן:
- להקליד את נתוני התקציב לחיוב, בשדה " תקציב לחיוב" (ג).
- לבחור בין הלחצן "חלוקה לסכומים" (א) או לחצן "חלוקה באחוזים" (ב).
- לציין את הסכום הכולל או %100- בהתאמה לבחירה לעייל- בשדה "סכום/אחוז לחיוב " (ד.)
ב. במקרה של יצירת הזמנה משני מקורות תקציב או יותר יש לפעול כדלקמן:
- להקליד את נתוני התקציבים, לחיוב, בשדות "תקציב לחיוב" (ג).
-
לקבוע את אופן חלוקת הסכום הכולל של ההזמנה בין מקורות התקציב:
- לחצן א '- "חלוקה לפי סכומים" – במקרה זה יש לקבוע בשדה "סכום/אחוז לחיוב" (ד), את הסכום הכספי שיחויב לאותו תקציב.
או:
- לחצן ב '"חלוקה באחוזים" – במקרה זה יש לקבוע בשדה "סכום/אחוז לחיוב"
(ד) את האחוז מהסך הכולל שיחויב לחובת כל אחד מהתקציבים שברשימה.
לחיצה על הלחצן "המשך " בתחתית מסך "תקציב" – תוביל אותך למסך הבא.
ד. מסך צרופות:
הבזקים למסך זה:
א. לחצן צרף מסמך - ניתן לצרף סוגי צרופות שונים.
ב. לסיום הקמת ההזמנה - לחץ על הלחצן 
בתחתית המסך.
יתקבל המסך הבא ובו יופיעו מספר וסך ההזמנה.
ג. לאחר סגירת מסך הודעת ההצלחה של יצירת ההזמנה, יופיע מסך ריק של המערכת. יש לסגור מסך זה כדי לחזור למסך הראשי של הפורטל.
טעינת שורות מרובות להזמנה
א. במסך שורות הזמנה - לחץ על "טען מקובץ אקסל" (א')
ב. בהמשך – ייפתח מסך לטעינה כדלקמן:
ג. לחיצה על" לחץ כאן" (א') – תוביל להורדה של תבנית גיליון " EXCEL" ריקה לטעינה. ראה מסך התבנית הריקה להלן.
ד. לצורך טעינת השורות, יש להעתיק קודם, לתבנית , את נתוני הצעת הספק (שהגיעו ע"ג גיליון Word, גיליון Excel אחר , או מקובץ PDF).
ה. מומלץ להעתיק את הנתונים מהצעת הספק- טור אחר טור - בהתאם לסדר הטורים בתבנית הטעינה.
ו. להלן דוגמת תבנית מלאה - לאחר השלמת ההעתקה.
הצגת תבנית גיליון ה-Excel
ז. לצורך המשך הטעינה יש לשמור קודם לכן את תבנית הטעינה המלאה – כקובץ EXCEL – על שולחן העבודה או בתיקיה אחרת הנוחה לכם.
ח. לצורך השלמת הטעינה למסך שורות ההזמנה יש לחזור למסך הטעינה:
ט. לחיצה על לחצן" טעינת קובץ מבוסס תבנית "(ב'). יפתח חלון לחיפוש והעלאת הקובץ לטעינה.
ראה/ראי דוגמת תבנית שנטענה למסך שורות ההזמנה.
י. המשך הפעילות בהזמנה – כמו בסעיף 2.5 לעייל , משנה ג' ("תקציב") ואילך!
הזמנה מרובת שורות מ"קרביץ"
1. כללי
א. תהליך הקמת הזמנה מרובת פריטים ,במערכת, מספק הציוד המשרדי - "קרביץ" , מתחיל ביצירת הזמנה לציוד משרדי באתר הספק.
ב. עם קליטת הזמנת המשתמש – יחזיר האתר הצעת מחיר למשתמש על גבי גיליון EXCEL בשהיא כבר מוכנה כתבנית לטעינה- למסך השורות במערכת.
ג. ראה/י דוגמא שלהלן:
ד. את התבנית הטעונה שקיבלת – יש לשמור, כקובץ, על שולחן העבודה או בכל תיקיה אחרת הנוחה לך.
ה. לטעינת התבנית ובה נתוני שורות "קרביץ "- לחץ על לחצן "טען מקובץ אקסל" ( א).
ו. הלחיצה תעלה את מסך המשנה לטעינת קובץ התבנית. דוגמת מסך שורות לאחר טעינת תבנית פריטי "קרביץ "– ראה לעיל.
ז. המשך השלמת הקמת ההזמנה – מסך "תקציב" ומסך "צרופות".
