לאתר התחברות לSAP, יש ללחוץ על פעילויות רכש

ליצירת התחייבות פנימית חדשה נלחץ על  ונבחר ב 'רכש פנימי מיחידות האוניברסיטה':

יצירת ההתחייבות מורכבים מ- 2 שלבים/מסכים:

7.4.1 שלב א' ביצירת התחייבות פנימית - מסך נתונים כלליים

 

1. "יוזם רכש" – בשדה זה נזין את שמו של המשתמש/ת שבשמו/ה מבוצעת ההתחייבות. כברירת מחדל יישתל אוטומטית שמו של יוצר המסמך.
2. "קטגורית תקציב נותן השירות" – בשדה  זה נבחר את סוג התקציב של היחדה המוכרת, על פי הנתונים שקיבלנו מהיחידה המוכרת.
3. "מספר תקציב של היחידה נותנת השירות" - בשדה זה נזין את מספר התקציב ידנית כפי שרשום בטופס (מה שמתחיל בAD) או לחילופין לחפש מטה מחשוב ולבחור.  
4. "מטבע בשימוש" – יש לבחור מהרשימה הנפתחת את המטבע הרצוי. 
5. "כותרת מסמך" – בשדה זה נזין טקסט חופשי המתאר בתמצות את מטרת/תכולת ההתחייבות.
6. "נתב דינמי" - בראש המסך נמצא נתב (tracker ) דינמי- המשמש להצגת שלב ההזמנה בו אנו נמצאים וכן מאפשר לעבור למסך הבא או לחזור למסך הקודם. (בדומה ללחצן מס' 7 )
7. "הבא" - בלחצן זה ניתן לעבור למסך הבא  להמשך התהליך - שלב ב' ביצירת רכש פנימי.

 

7.4.2 שלב ב' ביצירת התחייבות פנימית - מסך פריטים למסמך

 

1. "תיאור השירות הנרכש / סעיף תקציבי" – בשדה זה נבחר מהרשימה את החשבון GL המתאים- בהתאם  לנתון שקיבלנו מהיחידה המוכרת (ניתן להקליד את המספר/תיאור)
2. "תיאור מורחב" – (שדה לא חובה) בשדה זה ניתן להזין טקסט חופשי.
3. "סכום" – נזין את סכום ההתחייבות. (המטבע נבחר במסך קודם)
4. "תקציב לחיוב" –  בשדה זה נזין את התקציב שאותו מחייבים.
5. "שכפול פריט" – לחצן זה מאפשר שכפול שורת פריט על כל פרטיה. ניתן לבצע שינויים לאחר השכפול.
6. "הוספת פריט" – מסך זה נפתח עם שורה אחת פתוחה להזנה. במידה ויש צורך בשורות נוספות ניתן להוסיף בשדה זה.
7. "delete" – בשלב יצירה בלבד ניתן למחוק שורת פריט בהתחייבות כל עוד קיימת שורה אחת נוספת.
8. "שמירה לטיוטה" – בלחצן זה מתבצעת שמירת מסמך ההתחייבות כ"טיוטה". המסמך בסטטוס "טיוטה" לא משריין תקציב. ניתן לשמור התחייבות ב"טיוטה" גם אם קיימות בה שגיאות.
9. "שמירה" - בלחיצה על לחצן זה מתבצעת שמירת המסמך במערכת. אם ההתחייבות תקינה וללא שגיאות, נקבל הודעת הצלחה וההתחייבות תבצע שריון תקציבי.