מערכת Bookit

3bd7818dcd7e84f28c4ac4fd109b1c4d

הזדהות

מסך עזרה ראשי

כניסה למערכת - בחירת החוקר שתחתיו עובדים

כניסה למערכת - בחירת צב"מ נדרש

מבנה עץ הצב"מים

הזמנת מכשיר

עצירת שימוש במכשיר

ביטול הזמנה

יציאה מהמערכת

שימוש מול מכשיר במעבדה

הגדרת תקציב וצפיה בדוחות כספיים (עבור ראש הקבוצה)

אפליקציה

 

הזדהות

יש להיכנס לאתר הבא: https://bookit-prod.cc.huji.ac.il ולאתר רפואה יש להיכנס לאתר הבא: https://bookit-med.ekmd.huji.ac.il/Login.aspx

המערכת כוללת 2 אפשרויות להזדהות.  

  • HUJI University Login -  מיועד עבור עובדי האוניברסיטה וכולל מספר אפשרויות להזדהות (מספר זהות וקוד אישי, כתובת סביון וסיסמה ועוד מספר אפשרויות זיהוי נוספות) וזאת בהתאם לאפשרויות המסופקות על ידי אגף המחשוב. תמיכה בנושא שמות משתמש וסיסמאות תינתן ע"י מוקד התמיכה האוניברסיטאי.
  • +Standard Sign In – מיועד עבור משתמשים מחוץ לאוניברסיטה והכניסה תתאפשר בהתאם לקוד משתמש וסיסמה שהוגדרו עבורם. תמיכה עבור משתמשים אלו תתנהל מול מנהלי הצב"מ. 

bookit

 

מסך הזדהות אוניברסיטאי

bookit

 

מסך ההזדהות עבור משתמשים שאינם עובדי אוניברסיטה

bookit

 

מסך עזרה ראשי

המערכת כוללת מסכי עזרה מובנים במגוון רחב של נושאים. ניתן לגשת לרשימת הנושאים ע"י לחיצה על הפקד המסומן בראש הדף. דף נושאים מסודר יוצג לאחר מכן. 

(מסמך זה מפרט בקצרה רק מספר נושאים בודדים, בשביל הכרות ראשונית עם המערכת).

bookit

bookit

 

כניסה למערכת - בחירת החוקר שתחתיו עובדים

בזמן הכניסה, המערכת תבקש מאיתנו לבחור את הקבוצה של החוקר שתחתיה אנו עובדים. קבוצת חוקר זאת תשמש לאחר מכן לצורך ניהול הצד הכספי. החוקר העומד בראש הקבוצה, יקבל מייל המבקש לאשר את צירופו של אותו משתמש לקבוצה. במידה ומשתמש מסוים עובד תחת מספר חוקרים, יהיה עליו לבקש ממנהל הצב"מ לשייך עבורו את קבוצות החוקרים הנוספות.

bookit

 

החוקר יקבל מייל במבנה הבא, בו יתבקש לאשר או לדחות את הבקשה.

bookit

 

כניסה למערכת - בחירת צב"מ נדרש

מערכת זו משמשת כתשתית עבור מספר צב"מים. מטעמי נוחות, ניתן לבחור צב"מ ספציפי המעניין אותנו ואז יוצגו רק המכשירים תחת אותו צב"מ, ואפשר גם להמשיך ללא בחירת צב"מ ספציפי ואז יוצגו בפנינו כל האפשרויות.  ניתן גם לשלוט על סינון הצב"מים לאחר הכניסה למערכת.

bookit

 

לאחר כניסה למערכת, ניתן לסנן את הצב"מים שיופיעו בתצוגה, על ידי הפקד הבא:

bookit

מבנה עץ הצב"מים

המבנה המוצג מטה מכיל את רשימת הצב"מים הרלוונטיים בהתאם לסינון שנבחר.

  1. זוהי הרמה העליונה של העץ – מתחתיה יופיעו כל הצב"מים הרלוונטיים
  2. זוהי רמת הצב"מ הספציפי – מתחתיה יופיעו היחידות של אותו צב"מ
  3. זוהי רמת היחידה בצב"מ – מתחתיה יופיעו תתי היחידות
  4. זוהי רמת תת היחידה – מתחתיה יופיעו המכשירים
  5. רשימת המכשירים תחת תת היחידה

bookit

 

הזמנת מכשיר

ניתן להזמין מכשיר על ידי איתורו במבנה העץ ולחיצה על הפקד המסומן, שתפתח לנו לוח שנה שבו נסמן את הזמן הרצוי.

bookit

 

בנוסף, כאשר שם המכשיר ידוע ניתן לגשת ל Calendar ולהקליד בשורת החיפוש את שם המכשיר. הפקד יציג את כל המכשירים התואמים לטקסט שהוזן. בחירת המכשיר מתוך הרשימה תפתח את יומן ההזמנות.

bookit

עצירת שימוש במכשיר

במכשירים שהוגדרה בקרת שימוש עליהם, יש לצאת באופן מסודר על ידי לחיצה על פקד ה “Log Off”. יציאה מסודרת תאפשר לחשב את זמן השימוש בפועל. במקרים בהם מותקנת תוכנת בקרה על המכשיר, אז עצירת השימוש תעשה באותה תוכנה  - ראו הרחבה בסעיף #10

 

ביטול הזמנה

ההזמנות העתידיות מוצגות במסך הראשי.  במידה ורוצים לבטל הזמנה, יש ללחוץ על הקישור המוביל להזמנה הרלוונטית ובתוך אותה הזמנה קיים כפתור ביטול.

bookit

bookit

 

יציאה מהמערכת

חשוב מאוד לצאת באופן מסודר מהמערכת, על מנת שהמשתמש הבא אחריכם יופנה למסך הזדהות ולא יכנס באופן אוטומטי לתוך החשבון שלכם. (מבוצע שימוש במנגנון SSO ולכן קיימת חשיבות עליונה ליציאה מסודרת).

בנוסף, במחשבים אשר משמשים מספר משתמשים (כגון מחשבים בתוך הצב"מ), חשוב שלא לשמור סיסמאות בדפדפן.

יש להקליד על שם המשתמש בפינה הימנית העליונה ואז לבחור באפשרות "Log Out"

bookit

 

שימוש מול מכשיר במעבדה

על מכשירי המעבדה מותקן, ברוב המקרים, תוסף שמטרתו לאפשר גישה למכשיר רק למול הזמנה תקפה (הזמנה מאושרת של המשתמש לאותו מכשיר ובאותה שעה) ולתעד את זמן השימוש בפועל. על המשתמש לעבור בהתחלה את מסך ההזדהות:

bookit

 

לאחר הזדהות תקינה ובמידה וקיימת הזמנה תקפה יופיע המסך הבא:

bookit

 

 

Activate Service = התחלת השימוש במכשיר

Log Off = סיום שימוש ועצירת זמן שימוש

Lock = נעילת המכשיר לאחרים. במידה והמכשיר לא מחייב שהות צמודה אליו, ניתן לבצע נעילה וכך משתמש אחר לא יוכל להתחבר לאותו מכשיר בטעות ולפגוע בעבודתו. רק המשתמש אשר נעל את המכשיר או אחד ממנהלי המעבדה יכולים לשחרר את הנעילה. במידה והמכשיר נעול ומשתמש אחר ינסה לבצע התחברות אליו, יתקבל המסך הבא:

bookit

 

הגדרת תקציב וצפיה בדוחות כספיים (עבור ראש הקבוצה)

לחוקר העומד בראש קבוצה קיימת אפשרות לעדכן ולהוסיף תקציבים עבור הקבוצה שלו. בנוסף, קיימת האפשרות לצפות בדוח המרכז את החיובים אותם צברה הקבוצה. נושאים אלו מאופשרים במידה ומנהל המערכת הגדיר את ההרשאות הבאות עבור החוקר. במידה והאפשרויות לא זמינות במערכת, אז נדרש פשוט לבקש ממנהל הצב"מ לטפל בנושא מול מנהל המערכת.

 

להלן ההרשאות הנדרשות לראש קבוצה:

bookit

 

  • הגדרת תקציב:

המערכת מחייבת קיום של תקציב לקבוצה. ללא תקציב מוגדר לא ניתן לבצע הזמנות במערכת. תקציב תקין יאפשר התחשבנות כספית דרך ה SAP האוניברסיטאי באופן ישיר.

תחת תפריט BUDGETS קיים קישור ל Budgets המאפשר הגדרת תקציב חדש או עריכת תקציב קיים (במידה וקיימת שגיאה בפרטי התקציב, במידה ורוצים שתקציב זה יהיה ברירת המחדל או במידה והתקציב אינו פעיל יותר ויש לנטרלו)

פקד ה"+" יאפשר פתיחה של תקציב חדש ולחיצה על מספר תקציב קיים תאפשר את עריכתו.

bookit

 

קיימת חשיבות עליונה למבנה מספר התקציב. יש לציין את מספר התקציב ולאחריו האותיות GM ואת מספר הסעיף הרצוי בתקציב ולאחריו האותיות GL, כאשר בין 2 אלמנטים אלו קיים מקף.

לדוגמה: 123456789GM-123456GL

bookit

 

חשוב: גם חוקרים מחוץ לאוניברסיטה מחויבים בהזנת תקציב, אולם מאחר ואינם מחוברים לSAP ולכן גם אין פרטי תקציב, אז נזין עבורם תקציב פיקטיבי במבנה הבא:  FictitiousBudget-Name of Group  

לדוגמה: FictitiosBudget-Yossi B Group

 

  • צפייה בדוח חיובי הקבוצה:

המערכת מאפשרת מספר דוחות לצורך מעקב אחר הפעילות ואחר החיובים הכספיים. הדוחות זמינים למנהל הקבוצה תחת תפריט BUDGETS  ו LAB MANAGEMENT. לכל דוח אפשרויות חיתוך. להלן דוגמה למידע המוצג ולמיקום הדוחות.

Billing Report:

bookit

Billing Summary:

bookit

bookit

Usage Sheet:

bookit

 

אפליקציה

ישנה אפליקציה הזמינה להורדה דרך חנות האפליקציות. האפליקציה מיועדת בעיקר לשימוש בסיסי של הזמנות. לאחר הורדת האפליקציה, הגישה למערכת תתאפשר עם הזנת הערך huji.

bookit

bookit

 

החלפת סיסמה

לעובדי האוניברסיטה, במידה ואינכם זוכרים את הסיסמה, יש להיכנס לקישור הבא

לעובדים חיצוניים, לחצו על שמכם למעלה ולאחר מכן לחצו על Change password

 bookit

 

בכל קושי להיכנס למערכת לאנשי האוניברסיטה, יש לפנות למרכז התמיכה.

לעובדים חיצוניים, בקשות לרישום מכשירים או ריבוי קבוצות יש לכתוב למנהל הצב"מ הרלוונטי לפי המיילים המופיעים מטה

צב"מ מנהל מייל
ננו נעמה נחמיאס naamak@savion.huji.ac.il
מדעי החיים רחל רוזן rachelr@savion.huji.ac.il
רוקחות תרצה לביא tirzal@savion.huji.ac.il
חקלאות אורית  גל oritg@savion.huji.ac.il
המרכז לטכנולוגיות גנומיות מיכל בורנשטיין michal.bronstein@mail.huji.ac.il
מדעי כדור הארץ - EPMA יעל קמפה yael.kempe@mail.huji.ac.il
מדעי כדור הארץ - LA-ICP-MS עומרי דביר omri.dvir@mail.huji.ac.il
רפואה מירי קוט miriamko@ekmd.huji.ac.il