1.         הזמנת לקוח

הזמנת מכירה הינה הסכם בין ארגון המכירות ללקוח לגבי מסירת מוצרים או מתן שירותים.

יצירת הזמנה ניתנת לביצוע:

1. כשלב ראשון בתהליך מכירה.

2. כשלב עוקב להצעת מחיר.

3. בסימוכין להזמנה שכבר נוצרה.

 

תנאי מקדים ליצירת הזמנה הוא הקמתם של הלקוחות והמוצרים.

 

הזמנת מכירה מכילה את המידע הבא:

1. פרטי הלקוח.
2. הפריטים הנמכרים ותנאי המחיר עבורם.
3. חשבונית מכירה.

הזמנת מכירה מורכבת מנתונים ברמת הכותרת המשפיעים על כל המוצרים/הפריטים הנמכרים בה כמו למשל השותף העסקי המזמין, מנתונים ברמת הפריט הנמכר הניתנים לשינוי כמו למשל כמות

מכל פריט או מאפייני מע"מ.

להלן סוגי ההזמנות בהם נעשה שימוש:

1. הזמנה כללית – ZDR (בשימוש ע"י כלל הפקולטות והמחלקות).
2. ניהול מענקים – ZDRX (בשימוש ע"י הרשות למחקר ופיתוח).

 

יצירת הזמנת לקוח מסוג ZDR (כללית)

ליצירת הזמנה חדשה פתח את התיקיות הבאות -

לוגיסטיקה -> מכירות והפצה -> מכירות -> הזמנה -> יצירת הזמנה

יופיע המסך הבא -

 

התייחס לשדות הבאים:

לאישור הקש על המקש ENTER או לחץ על הלחצן .

יופיע המסך הבא -

 

התייחס לשדות הבאים:

לחץ לחיצה כפולה על שורת הפריט המסומנת -

במסך שיפתח עבור ללשונית תנאים -

 

 

התייחס לשדות הבאים:

עבור ללשונית הקצאת חשבון -

הזן בשדה הזמנה – B0000001.

בחר בתפריט העליון ערוך -

לחץ על יומן אי – השלמה. היומן מרכז את הבדיקה שהSAP מבצע על מנת לוודא את שלמות המסמך שנוצר.

יפתח המסך הבא –

בשורות הללו יופיעו הפריטים החסרים להשלמת המסמך.

סמן את השורות ולחץ על לחצן נתונים מלאים.

לחץ על לחצן  כדי לעבור בכל פעם לנתונים הבאים הדורשים השלמה.

בסיום השלמת המידע החסר בשורת ההודעות תתקבל ההודעה :

לחץ על לחצן  לשמירה.

תתקבל הודעה - 

 

שינוי הזמנת לקוח VA02

 

לאחר יצירת מסמך הזמנת מכירה ניתן לשנותו - להוסיף, למחוק ולעדכן נתונים כמו חסימת חיוב ("שינוי סטטוס"), שינוי מחיר, כמויות וכו'.

פתח את התיקיות הבאות -

לוגיסטיקה -> מכירות והפצה -> מכירות -> הזמנה -> שינוי

 

יופיע המסך הבא -

בשדה הזמנה הזן את מספר ההזמנה (מספר ההזמנה האחרונה יופיע בדרך כלל כברירת מחדל).

לאישור הקש על מקש ENTER או לחץ על לחצן

יופיע המסך הבא -

עבור בין הלשוניות על מנת לבצע את השינויים הדרושים.

 לחץ על לחצן  לשמירה על השינויים.

תתקבל הודעה בתחתית המסך-

 

צפייה בהזמנת לקוח VA03

בשדה הזמנה הזן את מספר ההזמנה (מספר ההזמנה האחרון יופיע כברירת מחדל) .

לאישור הקש על מקש ENTER או לחץ על לחצן .

יופיע המסך הבא -

עבור בין הלשוניות על מנת לצפות בנתונים הדרושים עבורך.

 

דו"ח הזמנות לקוח VA05

 

להצגת דוח הזמנות פעל בהתאם להנחיות הבאות -

פתח את התיקיות הבאות -

לוגיסטיקה -> מכירות והפצה -> מכירות -> הזמנה -> רשימת הזמנות לקוח

יופיע המסך הבא -

התייחסו לשדות הבאים:

הקש על מקש ENTER להפקת דו"ח הזמנות.

יפתח המסך הדו"ח-

במסך הזה תוכל לראות את כל ההזמנות בהתאם לקריטריונים שהזנת בהתחלה.

במידה והינך מעוניין לצפות בהזמנה ספציפית מהדו"ח, לחץ באמצעות העכבר לחיצה כפולה על שורת ההזמנה הרלוונטית.

 

 

1.         חשבוניות מכירה

 

הפקת חשבונית מתבצעת כאשר מבקשים לחייב או לזכות את הלקוח. הפקת החשבונית מתבססת על מסמך המכירות (ההזמנה) ולמעשה מועתקת ממנה. על מנת להפיק חשבוניות למסמך מכירות, חייבים להתקיים התנאים הבאים –

1. הזמנת המכירות שלמה.
2. הזמנת החיוב אינה חסומה לחיוב.
3. הפריטים הרצויים לחיוב בהזמנה אינם בסטטוס של דחייה.
4. קיימת יתרת הזמנה לחיוב.

 

הפקת החשבונית מורכבת משני שלבים:

1. הפקת החשבונית.
2. רישום פקודת היומן (POSTING) - ל- FI-CO ולשאר ספרי העזר (FM,GM).

 

לאחר הפקת החשבוניות, המערכת מבצעת באופן אוטומטי רישום חשבונאי מתאים (פקודת היומן). במקרים בהם המערכת לא הצליחה לבצע רישום בשל בעיה פיננסית או בתקציב/בקרה תופק הודעה מתאימה למשתמש.

 

לחשבונית ולפקודת היומן יש מספרי מסמך שונים. 

לאחר יצירת החשבונית ניתן להדפיס אותה והיא מהווה טיוטת מסמך לבדיקה ואישור. 

אחרי רישום פקודת היומן ניתן להדפיס חשבוניות מקור (והעתקים) לשליחה ללקוח.

כל הפריטים בהזמנה שאינם חסומים לחיוב ושלא נדחו בסיבת דחייה כלשהי יחויבו בחשבונית. 

חלק מהשינויים שיבוצעו בהזמנה לאחר יצירת החשבונית לא ישפיעו על החשבונית. במקרים כאלה יש לבטל את החשבונית ולאחר שינוי הנתונים בהזמנה – להפיק חשבונית חדשה.

תהליך היצירה של חשבוניות רלוונטי גם לגבי הזמנות זיכוי וכן הזמנות של תכנית חיוב. יש להסיר את חסימת החיוב עבור כל אבן דרך אותה מעוניינים לחייב.

יצירת חשבוניות

ליצירת חשבונית/ מספר חשבוניות באופן מרוכז פעל באופן הבא -

פתח את התיקיות הבאות -

לוגיסטיקה -> מכירות והפצה -> מכירות -> הזמנה -> שינוי

 

יופיע המסך הבא -

 

בשדה הזמנה הזן את מספר ההזמנה (מספר ההזמנה האחרונה יופיע בדרך כלל כברירת מחדל).

לאישור הקש על מקש ENTER או לחץ על לחצן

יפתח המסך הבא-

התייחס לשדה חסימת חיוב, ובחר באפשרות הריקה.

לחץ על לחצן  לשמירה על השינויים.

תתקבל הודעה בתחתית המסך

חזור אל המסך הראשי.

פתח את התיקיות באופן הבא-

לוגיסטיקה-> מכירות והפצה-> חיוב -> מסמך חיוב-> אחזקת רשימת חיוב לפרעון

טיפ: ניתן לעבור אל המסך הבא ע"י הזנה הטרנזקציה - /NVF04 בחלונית הטרנזקציות.

יפתח המסך הבא -

 

מסך זה מאפשר להגדיר קריטריונים לשליפת הזמנות המכילות פריטים המוכנים לחיוב.

התייחס לשדות הבאים:

 

לחץ על  להפקת רשימת הזמנות המוכנות לחיוב.

יפתח המסך הבא -

בחר באמצעות העכבר על ידי לחיצה בריבועים הכחולים מצד ימין את ההזמנות הרצויות.

בחר במסמכי חיוב יחידים (ע"מ ליצור חשבוניות נפרדות לכל שורה).

בחר במסמך חיוב מרוכז (ליצור לכל השורות הנבחרות חשבונית אחת).

לחץ על לחצן   להפקת החשבוניות ולסיום.

בסיום תתקבל הודעה -

לאחר הודעת השמירה תופיע חלונית הדפסת פלט. לחץ על לחצן OK כדי להדפיס את הפלט.

שים לב: על מנת שתוכל לצפות בעתיד בפלט, חובה ללחוץ עלOK  בחלונית ההדפסה!

צפייה בחשבונית VF03

 

להצגת מסמך הזמנת מכירה פעל בהתאם להנחיות הבאות -

פתח את התיקיות הבאות -

לוגיסטיקה ->  מכירות והפצה->   חיוב->   מסמך חיוב->   הצג

יפתח המסך הבא –

הזן/בחר את מספר החשבונית ברצונך לצפות.

הקש על מקש ENTER להמשך.

יפתח המסך הבא –

עבור בין הלשוניות על מנת לצפות בפריטים הרלוונטיים עבורך.

צפייה והדפסת פלט חשבונית VF03

 

להצגת מסמך הזמנת מכירה פעל בהתאם להנחיות הבאות -

פתח את התיקיות הבאות -

לוגיסטיקה -> מכירות והפצה ->משלוח והובלה ->חיוב ->מסמך חיוב-> הצג

יפתח המסך הבא –

הזן/בחר את מספר החשבונית של הפלט שברצונך לראות.

עבור על מסמך חיוב בשורת התפריט.

לחץ על הוצאת פלט ל-

יתקבל מסך –

לחץ על לחצן  להוציא פלט להדפסה. לאחר לחיצה זו תפתח חלונית המדפסת המאפשרת להדפסה.

לחץ על לחצן   לצפייה בפלט כתצוגה מקדימה להדפסה. לאחר לחיצה זו יפתח המסך הבא-

 

שים לב: כאשר מדינת הלקוח תהיה ישראל, הפלט יהיה בשפה העברית.

כאשר מדינת הלקוח היא מדינה זרה, הפלט יהיה בשפה האנגלית.

דוגמא לפלט באנגלית-

ביטול חשבונית VF11

ביטול החשבונית הינה פעולת ביטול למסמך שלם (ולא לפריטים בודדים). ביטול חשבונית מתבצעת תמיד דרך מספר חשבונית הטיוטא (גם אם כבר בוצע רישום פקודת יומן) ויוצר מסמכי ביטול הופכיים גם לחשבונית וגם לפקודת היומן (במידה וקיימת). 

פתח את התיקיות הבאות –

לוגיסטיקה -> מכירות והפצה -> חיוב -> מסמך חיוב -> ביטול

יפתח המסך הבא -

 

הזן בשדה מסמך את מספר חשבונית ה-SD.

הקש על מקש F8  או לחץ על לחצן השעון

יפתח המסך הבא -

בחר בשורת ביטול חשבונית ולאחר מכן הקש על המקשים   CTRL+Sאו לחץ על לחצן  לשמירה.

הערה:  מומלץ ואף כדאי להיעזר ברצף מסמכים על מנת לוודא את ביטול החשבונית .

דו"ח חשבוניות VF05

להצגת דוח חשבוניות פעל בהתאם להנחיות הבאות -

פתח את התיקיות הבאות -

לוגיסטיקה -> ניהול כלים וציוד <- מערכת מידע <- בחירת דו"ח <- הסכמי שירות <- חיוב -> רישום מסמכי חיוב

יפתח המסך הבא -

התייחס לשדות הבאים:

הקש על מקש ENTER להפקת דו"ח החשבוניות.

יפתח המסך הבא -

במסך הזה תוכל לראות את כל החשבוניות בהתאם לקריטריונים שהזנת בהתחלה.

במידה והנך מעוניין לצפות בחשבונית ספציפית מהדו"ח, לחץ באמצעות העכבר לחיצה כפולה על שורת החשבונית הרלוונטית.

 

קובץ PDF להורדה

הזמנות לקוח וחשבוניות