חיוב וזיכוי לקוח

חשבון לקוח נרשם ב- SAP כפקודת יומן. פקודת היומן מורכבת מנתוני כותרת (נתונים אלו מכילים נתונים כלליים כגון: תאריכים, אסמכתא, סוג מסמך וכדומה) ונתוני שורות (נתונים אלו מכילים נתונים כגון: מספר חשבון G/L, סימון חובה / זכות, סכומים, אובייקטים תמחיריים וכדומה).

כותרת המסמך

בכותרת המסמך מוגדר קוד החברה אליו ירשם המסמך.
כל אחד מורשה לבצע רישום מסמכים בקוד החברה אליה הוא שייך.

הזן טרנזקציה FB70

חשבונאות < חשבונאות פיננסית < חשבונות חייבים < הזנת מסמך < FB70 - חשבונית

בבחירה זו יתקבל מסך: הזנת חשבונית לקוח: קוד חברה 1000

בלשונית נתונים בסיסיים התייחס לשדות הבאים:

עבור ללשונית תשלום, במעבר זה יתקבל המסך הבא:

התייחס לשדות הבאים:

שורות המסמך

בחלק זה יפורטו חשבונות הכנסה הרלוונטיים לחשבונית.

עבור להזנת פרטי שורות המסמך:

התייחס לשדות הבאים:

לאחר הזנת השדות בשורה לחץ על או הקש Enter. בלחיצה על לחצן זה השורה תיבדק.

במידה והשורה תקינה יופיע הסימן בצד השורה.

במידה וחסרים נתונים יש לתקן את השורה בהתאם להודעת השגיאה.

רישום המסמך בספרים

ניתן לבצע רישום לספרי החשבונות רק עבור מסמכים מאוזנים (יתרה = 0). האינדיקציה לגבי איזון המסמך ניתנת באמצעות הרמזור המופיע בראש המסך.
- רמזור ירוק מציין כי המסמך מאוזן ויתרת הזכות זהה ליתרת החובה
- רמזור אדום עם סכום שלילי מציין כי המסמך איננו מאוזן, יתרת החובה נמוכה מיתרת הזכות. בעוד שרמזור אדום עם סכום חיובי מציין כי המסמך איננו מאוזן, יתרת החובה גבוהה מיתרת הזכות.

להצגת המסמך טרם שמירתו, לחץ על לחצן בסרגל הכלים הדינאמי.
בלחיצה זו יתקבל מסך: סקירת מסמך

במסך זה מוצגות שורות פקודת היומן כפי שירשמו בספרים לאחר שמירת המסמך.
בדוק תקינות הנתונים במסמך.

לחץ על לחצן לחזרה למסך הזנת המסמך, תתקבל הודעת המידע הבאה:

משמעות הודעה זו היא ששורות כגון מע"מ הנוצרות אוטומטית לא יופיעו במסך הזנת המסמך.

לחץ על לאישור או הקש Enter במקלדת.

במידה והינך מעוניין להדפיס חשבונית ללקוח יש לעשות תכתובת לפני שמירת המסמך.

במתוך שורת התפריטים <סביבה <תכתובת

בחר ב-SAP19 ע''י לחיצה כפולה עם העכבר על השורה מתוך הרשימה הנפתחת.

בלחיצה זו תתקבל ההודעה הבאה . לחץ על לחצן לשמירה. בלחיצה זו תתקבל ההודעה הבאה .

הדפסת חשבונית ללקוח (הפעלת תכתובת) F.61

לאחר רישום פקודת יומן לחיוב לקוח ודרישת הכתובת יש להדפיס את חשבונית ללקוח.

לשם כך הפעל את טרנזקצייה F.61

התייחס לשדות הבאים:

לחץ על לחצן . בלחיצה זו תתקבל ההודעה הבאה:

לחץ על לחצן .

יש לקחת את מספר ההדפסה שמופיע ולעבור לטרנזקציה SP01 ולהזין אותו בשדה 'מספר בקשת הדפסה'.

לאחר מכן לחץ על לחצן .

סמן את תיבת הבחירה המופיעה ליד מספר ההדפסה

בחר ב מסרגל הלחצנים על מנת לראות את החשבונית טרם הדפסתה. לדוגמא:

זיכוי לקוח FB75

הודעת זיכוי ללקוח היא הפעולה ההפוכה לחשבונית הלקוח.

תהליך הזנת מסמך זיכוי זהה לתהליך של הזנת חשבונית לקוח.

הפעל טרנזקצייה FB75. בפעולה זו יתקבל מסך: הזנת הודעת זיכוי של לקוח

כותרת המסמך

מסך זה מחולק לשני חלקים:
חלק עליון כותרת המסמך ופרטי לקוח
חלק תחתון שורות המסמך

בלשונית נתונים בסיסיים התייחס לשדות הבאים:

עבור ללשונית תשלום יתקבל המסך הבא:

התייחס לשדות הבאים:

שורות המסמך

בחלק זה יפורטו חשבונות הכנסה הרלוונטיים לחשבונית. עבור להזנת פרטי שורות המסמך.

התייחס לשדות הבאים:

לאחר הזנת השדות בשורה לחץ על או הקש ENTER. בלחיצה זו השורה תיבדק.
במידה והשורה תקינה יופיע סימן בצד השורה.
במידה וחסרים נתונים יש לתקן את השורה בהתאם להודעת השגיאה.

לחץ על לחצן לשמירה, בלחיצה זו תתקבל הודעה הבאה

תצוגת מסמך FB03

הצגת מסמך מאפשרת לצפות במסמך שבוצע בגינו רישום.

לצורך הצגת המסמך הזן טרנזקציה FB03:

חשבונאות < חשבונאות פיננסית < ספר חשבונות ראשי < מסמך < FB03 – תצוגה.

בבחירה זו יתקבל מסך: הצג מסמך: מסך פתיחה

התייחס לשדות הבאים:

בכדי להמשיך לחץ על ENTER להמשך. בלחיצה זו יתקבל מסך: הצג מסמך: תצוגת הזנת נתונים

במסך זה ניתן לראות את פרטי פקודת היומן שנרשמה, בכלל זה נתוני הכותרת המכילים את תאריך המסמך המטבע ושנת הכספים וכן את פרטי הפקודות החשבונות לחיוב ולזיכוי את הסכומים.

סטורנו למסמך FB08

סטורנו – פעולת תיקון למסמך שגוי.

פעולת הסטורנו מבצעת רישום של מסמך הפוך למסמך המקורי.

ביצוע סטורנו אפשרי רק ברמת המסמך כולו.

הזן טרנזקציה FB08

חשבונאות < חשבונאות פיננסית < ספר חשבונות ראשי < מסמך < FB08 - סטורנו יחיד

יתקבל מסך מסמך סטורנו : נתוני כותרת

התייחס לשדות הבאים:

לצפייה במסמך המקורי לחץ על . בלחיצה זו יתקבל מסך הצגת מסמך: מבט הזנת נתונים

מסך זה מציג את המסמך המקורי טרם ביצוע פעולת הסטורנו. לחזרה למסך הקודם לחץ על

לביצוע הסטורנו לחץ על שמירה , בלחיצה זו תתקבל ההודעה:

התאמה

התאמה היא שיוך/יחוס/CLEARING של מסמכים בחובה ובזכות הקשורים במהותם.

ההתאמות מבוצעות ב- 2 רמות בלבד:

בספר החשבונות הראשי – בחשבונות G/L מאזניים.
בספרי העזר- בחשבונות ספק ולקוח.

התאמה יכולה להתבצע בכמה אופנים:

התאמה אוטומטית – המערכת מאתרת שורות זהות בהתאם לפרמטרים שהוגדרו לצורך התאמה: סכום, אסמכתא, תאריך.
התאמה ידנית – מבוצעת באופן יזום ע"י המשתמש.
המשתמש מאתר שורות שנותרו פתוחות ומבצע סגירה ידנית.

תרשים תהליך התאמות

מילון מונחים

לפני התאמות

בפרק זה תוצג ההתאמה לשם ההדגמה בכרטיס לקוח בלבד.

לפני פעולת ההתאמה יש להגדיר ברמת המשתמש כיצד ייראה מסך התאמת השורות.

ברירת המחדל של המערכת היא בחירת כל השורות להתאמה על ידי הדגשתן.

רצוי להגדיר מראש כי כל השורות תהיינה לא מודגשות על מנת שניתן יהיה לבחור רק את השורות המיועדות להתאמה.

חשבונאות< חשבונאות פיננסית< ספר חשבונות ראשי< סביבה< פרמטרי משתמש

< אפשרויות עריכהFB00- .

בפעולה זו יתקבל המסך הבא:

וודא כי תיבות הבחירה הבאות מסומנות:

עיבוד שורות פתוחות עם פקודות
שורות נבחרות בתחילה אינן פעילות
מיון לפי סכום ללא סימן +/-

לשמירה לחץ על לחצן

תתקבל הודעה

כעת השורות בעת ביצוע התאמה תופענה ללא הדגשה.

התאמת לקוחות

בניגוד לפעולת התשלום אצל ספקים אשר יוצרת התאמה באופן אוטומטי, פעולת התקבול מלקוחות אינה יוצרת התאמה.

על כן נוצר צורך לבצע התאמה בכרטיס הלקוח לאחר פעולת התקבול.

התאמה בלקוח תתבצע באמצעות טרנזקציה F-32.

הפעל טרנזקציה F-32

חשבונאות < חשבונאות פיננסית < חשבונות חייבים < חשבון < F-32 התאם.
בבחירה זו יתקבל מסך: התאמת לקוח: נתוני כותרת

התייחס לשדות הבאים:

במסך זה מתבצע תהליך התאמת השורות. הסכומים המסומנים ניתנים להתאמה. ניתן להבחין כי במקרה זה קיימים מספר פריטים פתוחים, מתוך פריטים אלו נבחר את שני הפריטים אשר הינם זהים בסכומיהם לחובה ולזכות. בחר ע"י לחיצה כפולה על עמודת הסכום את השורות הדרושות להתאמה. לשמירה הקש ENTERבמקלדת או לחץ על לחצן בפעולה זו תתקבל ההודעה הבאה

התאמה עם פריטי שארית

במידה ונדרשת התאמה בין שורות אשר אינן שוות בסכומן ,ישנה אפשרות לבצע התאמה חלקית ביניהן.

במסך ההתאמה מופיעה לדוגמה התצוגה הבאה:

במקרה זה קיימים 2 פריטים פתוחים: לחץ על לשונית בחר ע"י לחיצה כפולה את שתי השורות הדרושות להתאמה. בשורות המיועדות להתאמה תיפתח עמודה נוספת.
הזן את סכום השארית מהשורה בעלת הסכום שאינו מותאם במלואו, או לחץ פעמיים על השורה להשלמת סכום אוטומטית

הקשENTER לאישור הזנה, וודא כי הסכום בחלקו התחתון של המסך מתאזן לאפס, לשמירה לחץ על

יתקבל המסך הבא: התאמת לקוח הצג סקירה

השורה המודגשת הינה השורה הפתוחה בגין הפרש ההתאמה שתירשם בכרטיס הספק בתום פעולת ההתאמה.. המערכת מאפשרת רישום רק במידה ויתווסף טקסט לשורה זו.

על כן שורה זו נותרת מודגשת עד להוספת הטקסט, לחץ פעמיים על השורה המודגשת:

הוסף טקסט המבאר את מהות השורה אשר נוצרה. לשמירה לחץ על תתקבל ההודעה הבאה:

התאמה בין חשבונות שונים

לעיתים נדרש לבצע פעולה של התאמה בין שני כרטיסים/

לדוגמא, בעת קבלת תקבול מלקוח עבור חשבוניות שהופקו ממספר חשבונות לקוח.

בדוגמא להלן נדרשת התאמה בין תקבול הנקלט בכרטיס לקוח 3278388, אך הוא סוגר חשבוניות שהונפקו בכרטיס לקוח 3293016 ו3278388.

הזן טרנזקציה F-32. בפעולה זו יתקבל המסך הבא: התאמת לקוח: נתוני כותרת

הזן את מספר החשבון הרלוונטי להתאמה. לחץ על לחצן או הקש ENTER במקלדת

בחר את החשבונות הדורשים התאמה ע"י לחיצה כפולה על השורה. לאחר מכן:
בתפריט 'ערוך' בחר ב-'בחר עוד'.

בבחירה זו יתקבל המסך הבא: התאמת לקוח בחירת שורות פתוחות

הוסף כרטיס לקוח נוסף אשר קיימת לו חשבונית ואז הקש ENTER במקלדת או לחץ על לחצן . בלחיצה זו יתקבל מסך השורות הפתוחות והודעה על מספר השורות שהתווספו: . לחץ לחיצה כפולה על השורה הנוספת המיועדת להתאמה מהלקוח הנוסף