קבוצות לקוח וחשבונות מרכזים

הקמת רשומת שותף עסקי מסוג לקוח פיננסי BP

הרחבת לקוח למבטים מכירות

חסימת לקוח

חסימת לקוח פיננסי

הסרת חסימת לקוח יזומה

דוח רשימת כתובות של לקוחות

 

תהליך עבודה

כללי

מבנה מודול ה-FI מורכב מספר ראשי ושלושה ספרי עזר (ספקים, לקוחות, רכוש קבוע). מסמך זה מפרט את מבנה ספר עזר לקוחות ורשומת אב הלקוח בפרט (במערכת S4/HANA ישות הלקוח מבוססת על מנגנון השותף העסקי).

הקשר בין יתרות ספר עזר לקוחות לספר הראשי נעשה באמצעות חשבון G/L המוגדר כחשבון מרכז / התאמה ומיועד לרכז את כל יתרות חשבונות ספר העזר המשויכים אליו.

בהתאם למהות הנדרשת ולצרכי האוניברסיטה יוגדרו מספר חשבונות מרכזים עבור כל ספר עזר.

ישות הלקוח משמשת גם את מודול ה- SD (מכירות והפצה) לצורכי מכירות.

מסמך זה יפרט את דרישות האוניברסיטה העברית, אופן מימוש התהליך במערכת  ה-SAP וכן את הרשויות המשתתפות בתהליך.

מבנה רשומת אב לקוח

רשומת שותף עסקי מסוג לקוח מחולקת לשלוש רמות במערכת ה-SAP:

• מבט כללי (תפקיד שותף עסקי - General) – רמה זו מכילה את נתוני הלקוח הכלליים, כגון: שם הלקוח, כתובת, דרכי התקשרות, מס' עוסק מורשה, נתוני בנק ועוד.
• מבט קוד החברה (תפקיד שותף עסקי – FLCU00) – רמה זו מכילה את הנתונים הפיננסיים של הלקוח, כגון: חשבון מרכז (חשבון התאמה), מפתח מיון, מס' חשבון קודם (מס' חשבון הלקוח בכספית), תנאי תשלום, שיטת תשלום ועוד.
• מבט ארגון המכירות (תפקיד שותף עסקי – FLCU01)  - מטבע לביצוע פעולות בארגון המכירות, תנאי תשלום עבור תהליכים לוגיסטיים,  נתוני מע"מ ועוד.

את הלקוחות יש להקים בכל המבטים בצורה מרוכזת במחלקת חשבות (מסמכי הלקוחות יישלחו ישירות למחלקת חשבות על ידי הלקוח). למרות זאת במידה ויהיה צורך ניתן יהיה להקים לקוח בצורה מבוזרת במחלקות השונות.

 

קבוצות לקוח וחשבונות מרכזים

באוניברסיטה העברית יוקמו קבוצות הלקוחות הבאות:

 

יוקמו החשבונות המרכזים הבאים לשימוש בקבוצות הבאות:

הקמת רשומת שותף עסקי מסוג לקוח פיננסי BP

הזן טרנזקצייה BP או כנס אל הנתיב הבא:

תקיית לוגיסטיקה -> ניהול חומרים -> רכש -> נתוני אב -> התחשבנות עוקבת -> הסדרי הנחה לספק -> סביבה -> ספק -> ערוך ספקים -> שותף עסקי -> שותף עסקי -> BP תחזק שותף עסקי.

להקמת שותף עסקי לחץ על לחצן 'ארגון'  .

התייחס לשדות הבאים:

עבור ללשונית "כתובת" -הזן את נתוני השותף העסקי

להמשך הזנת הנתונים יש לגלול מטה את המסך:

התייחס לשדות הבאים:

בלשונית בקרה יש להזין את סוג השותף העסקי

שים לב:

סוג השותף העסקי המוזן חייב להיות זהה לסוג השותף שהוזן בשדה "קיבוץ".

בלשונית פעולות תשלום ניתן להזין את פרטי הבנק

 

לחץ על לחצן 'שמירה'   לשמירה. בלחיצה זו תתקבל ההודעה הבאה   המחווה על היווצרת השותף העסקי במערכת.

על מנת לסווגו כלקוח פיננסי / לוגיסטי יש לבצע את המהלכים הבאים:

בסרגל התפריטים לחץ על שותף עסקי -> הצג <->שנה

בלחיצה זו יתקבל המסך הבא: שנה ארגון :41

 

בשדה שנה בתפקיד שותף עסקי בחר מתוך הרשימה הנגללת את הלקוח הרצוי:

·         FLCU00  עבור לקוח  פיננסי.

FLVN01 עבור לקוח SD.

עבור ללשונית זיהוי

התייחס לשדות הבאים:

עבור ללשונית פעולות תשלום

התייחס לשדות הבאים:

 

במידה ומדובר בלקוח חו"ל וברצונך להזין IBAN  לחץ על הלחצן    .

   יפתח מסך: IBAN  

 

הזן את קוד ה IBAN  של הלקוח ולחץ על  .

עבור ללשונית: "לקוח: נתונים כלליים"

התייחס לשדות הבאים:

לחץ על לחצן 'קוד חברה'

בלשונית של "לקוח: ניהול חשבון". הזן את קוד החברה שבה יוקם הלקוח ולאחר מכן על לחצן "ENTER".

הזן חשבון התאמה(חשבון מרכז) התואם לקבוצת לקוחות:

הרחבת לקוח למבטים מכירות

הזן טרנזקצייה BP או כנס אל הנתיב הבא:

תיקיית לוגיסטיקה -> ניהול חומרים -> רכש -> נתוני אב -> התחשבנות עוקבת -> הסדרי הנחה לספק -> סביבה -> ספק -> ערוך ספקים -> שותף עסקי -> שותף עסקי -> BP תחזק שותף עסקי.

בשדה "שותף עסקי" הזן מספר לקוח במידה ולא ידוע מספר לקוח בצע חיפוש בלחיצה על לחצן  .

בלחיצה זו יפתח חלון: פתח שותף עסקי, לחץ על לחצן 

בלחיצה זו יפתח מסך: מספר שותף עסקי

במסך זה ניתן לחפש לקוח על פי הפרמטרים הסטנדרטיים: לפי שם, כתובת, עיר ארץ, וכו'.

לאחר מציאת השותף העסקי יתקבל מסך: שנה ארגון

לחץ על לחצן  לשינוי  לקוח

 

בשדה של "שנה בתפקיד שותף עסקי"- בחר לקוח SD

במסך שהתקבל  לחץ על  למעבר לשדות במבט המכירות. בלחיצה זו יתקבל המסך הבא:

 

התייחס לשדות הבאים:

 

לחץ על מקש ENTER במקלדת להמשך.

עבור ללשונית הזמנות

התייחס לשדות הבאים:

עבור ללשונית משלוח

התייחס לשדה הבא:

 

עבור ללשונית חיוב

התייחס לשדות הבאים:

עבור ללשונית פונקציית שותף

התייחס לשדות הבאים:

לחץ על  . בלחיצה זו תתקבל הודעה הבאה 

.בלחיצה על לחצן  ניתן לראות באיזה מבטים הוקם הלקוח ומה שינויים שבוצעו באב לקוח.

 

חסימת לקוח

חסימת לקוח מאפשרת להקפיא פעילויות לקוח.

חסימת לקוח לפעילויות יכולה להתבצע בשתי דרכים:

פעולה של מהלך הבוחן חבות של לקוחות

1. באופן אוטומטי  (DUNNING)- עקב בקרת אשראי לפי תאריכים.

2. באופן יזום - "ידני" (יוסבר להלן).

במקרי חסימה יופיעו הודעות שגיאה/תקלה במהלך יצירת הזמנות ללקוח או בעת חיוב לקוח – כפי שיוגדר בחסימה.

חסימת לקוח פיננסי

ניתן לבצע חסימה יזומה להזמנות חדשות ו/או לחיובים.

החסימה מתבצעת מתוך רשומת הלקוח בלשונית סטאטוס. במידה ותיבת הבחירה מסומנת סימן שהלקוח חסום.

הסרת חסימת לקוח יזומה

על מנת להסיר את החסימה היכנס לרשומת הלקוח שנשמרה לחץ על  והסר את החסימה.

 

לחץ על לחצן , בלחיצה זו תתקבל הודעה .

 דוח רשימת כתובות של לקוחות S_ALR_87012180

 

לאחר יצירת הלקוח במערכת ניתן להפיק דוח בו ניתן לראות את כל פרטי הכתובת שלו.
בדוח זה ניתן להציג לקוח אחד או מספר לקוחות על פי קריטריוני בחירה:

1. על פי טווח מספרי לקוח (מלקוח עד לקוח).
2. על פי מספרי לקוח ספציפיים (הזנת מספרי הלקוח).
3. על פי מילות חיפוש.

לאחר הזנת הפרמטרים והפעלת הדוח יתקבלו כל פרטי הלקוח שנוצר במערכת.

הזן טרנזקציה S_ALR_87012180.

 

בשדה חשבון לקוח הזן מספר לקוח ולחץ על לחצן .

בלחיצה זו יתקבל הדוח המציג את פרטיי הלקוח שהוזן.