3bd7818dcd7e84f28c4ac4fd109b1c4d

יצירת שותף עסקי ורשומת אב לקוח

קבוצות לקוח וחשבונות מרכזים

הקמת רשומת שותף עסקי מסוג לקוח פיננסי BP

הרחבת לקוח למבטים מכירות

חסימת לקוח

חסימת לקוח פיננסי

הסרת חסימת לקוח יזומה

דוח רשימת כתובות של לקוחות

 

תהליך עבודה

כללי

מבנה מודול ה-FI מורכב מספר ראשי ושלושה ספרי עזר (ספקים, לקוחות, רכוש קבוע). מסמך זה מפרט את מבנה ספר עזר לקוחות ורשומת אב הלקוח בפרט (במערכת S4/HANA ישות הלקוח מבוססת על מנגנון השותף העסקי).

הקשר בין יתרות ספר עזר לקוחות לספר הראשי נעשה באמצעות חשבון G/L המוגדר כחשבון מרכז / התאמה ומיועד לרכז את כל יתרות חשבונות ספר העזר המשויכים אליו.

בהתאם למהות הנדרשת ולצרכי האוניברסיטה יוגדרו מספר חשבונות מרכזים עבור כל ספר עזר.

ישות הלקוח משמשת גם את מודול ה- SD (מכירות והפצה) לצורכי מכירות.

מסמך זה יפרט את דרישות האוניברסיטה העברית, אופן מימוש התהליך במערכת  ה-SAP וכן את הרשויות המשתתפות בתהליך.

מבנה רשומת אב לקוח

רשומת שותף עסקי מסוג לקוח מחולקת לשלוש רמות במערכת ה-SAP:

  • מבט כללי (תפקיד שותף עסקי - General) – רמה זו מכילה את נתוני הלקוח הכלליים, כגון: שם הלקוח, כתובת, דרכי התקשרות, מס' עוסק מורשה, נתוני בנק ועוד.
  • מבט קוד החברה (תפקיד שותף עסקי – FLCU00) – רמה זו מכילה את הנתונים הפיננסיים של הלקוח, כגון: חשבון מרכז (חשבון התאמה), מפתח מיון, מס' חשבון קודם (מס' חשבון הלקוח בכספית), תנאי תשלום, שיטת תשלום ועוד.
  • מבט ארגון המכירות (תפקיד שותף עסקי – FLCU01)  - מטבע לביצוע פעולות בארגון המכירות, תנאי תשלום עבור תהליכים לוגיסטיים,  נתוני מע"מ ועוד.


את הלקוחות יש להקים בכל המבטים בצורה מרוכזת במחלקת חשבות (מסמכי הלקוחות יישלחו ישירות למחלקת חשבות על ידי הלקוח). למרות זאת במידה ויהיה צורך ניתן יהיה להקים לקוח בצורה מבוזרת במחלקות השונות.

 

קבוצות לקוח וחשבונות מרכזים

באוניברסיטה העברית יוקמו קבוצות הלקוחות הבאות:

 טבלה 1

טבלה 2

יוקמו החשבונות המרכזים הבאים לשימוש בקבוצות הבאות:

טבלה 3

הקמת רשומת שותף עסקי מסוג לקוח פיננסי BP

הזן טרנזקצייה BP או כנס אל הנתיב הבא:

תקיית לוגיסטיקה -> ניהול חומרים -> רכש -> נתוני אב -> התחשבנות עוקבת -> הסדרי הנחה לספק -> סביבה -> ספק -> ערוך ספקים -> שותף עסקי -> שותף עסקי -> BP תחזק שותף עסקי.

תמונה 1

להקמת שותף עסקי לחץ על לחצן 'ארגון' תמונה 2 .

תמונה 3

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 4

עבור ללשונית "כתובת" -הזן את נתוני השותף העסקי

המשך הגדרה

להמשך הזנת הנתונים יש לגלול מטה את המסך:

הגדרת חשבון

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 5

בלשונית בקרה יש להזין את סוג השותף העסקי

תמונה 6

שים לב:

סוג השותף העסקי המוזן חייב להיות זהה לסוג השותף שהוזן בשדה "קיבוץ".

בלשונית פעולות תשלום ניתן להזין את פרטי הבנק

המשך הגדרה

 

לחץ על לחצן 'שמירה'  כפתור שמירה לשמירה. בלחיצה זו תתקבל ההודעה הבאה  המשך הגדרה המחווה על היווצרת השותף העסקי במערכת.

על מנת לסווגו כלקוח פיננסי / לוגיסטי יש לבצע את המהלכים הבאים:

בסרגל התפריטים לחץ על שותף עסקי -> הצג <->שנה

המשך הגדרה

בלחיצה זו יתקבל המסך הבא: שנה ארגון :41

הגדרת החשבון

 

בשדה שנה בתפקיד שותף עסקי בחר מתוך הרשימה הנגללת את הלקוח הרצוי:

·         FLCU00  עבור לקוח  פיננסי.

FLVN01 עבור לקוח SD.

עבור ללשונית זיהוי

המשך הגדרה

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 6

עבור ללשונית פעולות תשלום

תמונה 12

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 7

 

במידה ומדובר בלקוח חו"ל וברצונך להזין IBAN  לחץ על הלחצן   המשך הגדרה .

   יפתח מסך: IBAN  

המשך הגדרה

 

הזן את קוד ה IBAN  של הלקוח ולחץ על  כפתור אישור.

עבור ללשונית: "לקוח: נתונים כלליים"

המשך הסרה

התייחס לשדות הבאים:

המשך הסרה

לחץ על לחצן 'קוד חברה'

סיום הסרה

בלשונית של "לקוח: ניהול חשבון". הזן את קוד החברה שבה יוקם הלקוח ולאחר מכן על לחצן "ENTER".

המשך הגדרה

הזן חשבון התאמה(חשבון מרכז) התואם לקבוצת לקוחות:

טבלה 8

הרחבת לקוח למבטים מכירות

הזן טרנזקצייה BP או כנס אל הנתיב הבא:

תיקיית לוגיסטיקה -> ניהול חומרים -> רכש -> נתוני אב -> התחשבנות עוקבת -> הסדרי הנחה לספק -> סביבה -> ספק -> ערוך ספקים -> שותף עסקי -> שותף עסקי -> BP תחזק שותף עסקי.

המשך הגדרה

בשדה "שותף עסקי" הזן מספר לקוח במידה ולא ידוע מספר לקוח בצע חיפוש בלחיצה על לחצן המשך הגדרה .

בלחיצה זו יפתח חלון: פתח שותף עסקי, לחץ על לחצן סיום הגדרה

תמונה 22

בלחיצה זו יפתח מסך: מספר שותף עסקי

תמונה 23

במסך זה ניתן לחפש לקוח על פי הפרמטרים הסטנדרטיים: לפי שם, כתובת, עיר ארץ, וכו'.

לאחר מציאת השותף העסקי יתקבל מסך: שנה ארגון

תמונה 24

לחץ על לחצן  לשינוי תמונה 25 לקוח

תמונה 26

 

בשדה של "שנה בתפקיד שותף עסקי"- בחר לקוח SD

במסך שהתקבל  לחץ על תמונה 27 למעבר לשדות במבט המכירות. בלחיצה זו יתקבל המסך הבא:

תמונה 28

 

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 9

 

לחץ על מקש ENTER במקלדת להמשך.

עבור ללשונית הזמנות

תמונה 29

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 10

עבור ללשונית משלוח

תמונה 30

התייחס לשדה הבא:

טבלה 11

 

עבור ללשונית חיוב

תמונה 31

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 12

עבור ללשונית פונקציית שותף

תמונה 32

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 13

לחץ על כפתור שמירה . בלחיצה זו תתקבל הודעה הבאה תמונה 33

.בלחיצה על לחצן תמונה 34 ניתן לראות באיזה מבטים הוקם הלקוח ומה שינויים שבוצעו באב לקוח.

 

תמונה 35

חסימת לקוח

חסימת לקוח מאפשרת להקפיא פעילויות לקוח.

חסימת לקוח לפעילויות יכולה להתבצע בשתי דרכים:

פעולה של מהלך הבוחן חבות של לקוחות

1. באופן אוטומטי  (DUNNING)- עקב בקרת אשראי לפי תאריכים.

2. באופן יזום - "ידני" (יוסבר להלן).

במקרי חסימה יופיעו הודעות שגיאה/תקלה במהלך יצירת הזמנות ללקוח או בעת חיוב לקוח – כפי שיוגדר בחסימה.

חסימת לקוח פיננסי

ניתן לבצע חסימה יזומה להזמנות חדשות ו/או לחיובים.

החסימה מתבצעת מתוך רשומת הלקוח בלשונית סטאטוס. במידה ותיבת הבחירה מסומנת סימן שהלקוח חסום.

תמונה 36

הסרת חסימת לקוח יזומה

על מנת להסיר את החסימה היכנס לרשומת הלקוח שנשמרה לחץ על תמונה 25 והסר את החסימה.

תמונה 37

 

לחץ על לחצן כפתור שמירה, בלחיצה זו תתקבל הודעה תמונה 33.

 דוח רשימת כתובות של לקוחות S_ALR_87012180

 

לאחר יצירת הלקוח במערכת ניתן להפיק דוח בו ניתן לראות את כל פרטי הכתובת שלו.
בדוח זה ניתן להציג לקוח אחד או מספר לקוחות על פי קריטריוני בחירה:

  1. על פי טווח מספרי לקוח (מלקוח עד לקוח).
  2. על פי מספרי לקוח ספציפיים (הזנת מספרי הלקוח).
  3. על פי מילות חיפוש.

לאחר הזנת הפרמטרים והפעלת הדוח יתקבלו כל פרטי הלקוח שנוצר במערכת.

הזן טרנזקציה S_ALR_87012180.

תמונה 38

 

בשדה חשבון לקוח הזן מספר לקוח ולחץ על לחצן כפתור שעון.

בלחיצה זו יתקבל הדוח המציג את פרטיי הלקוח שהוזן.

תמונה 39