הקמת שותף עסקי מסוג ספק פיננסי BP

הרחבת ספק למבטים לוגיסטיים (ספק MM)

שינוי פרטי ספק

חסימת ספק

אישור ספק FK08/FK09

סקירת תהליך

רשומת שותף עסקי מסוג ספק מחולקת לשלוש רמות במערכת ה SAP:

• מבט כללי (תפקיד שותף עסקי - General) – רמה זו מכילה את נתוני הספק הכלליים, כגון: שם הספק, כתובת, דרכי התקשרות, מס' עוסק מורשה, מס' תיק מס' הכנסה, נתוני בנק ועוד.
• מבט קוד החברה (תפקיד שותף עסקי – FLVN00) – רמה זו מכילה את הנתונים הפיננסיים של הספק, כגון: חשבון מרכז (חשבון התאמה), מפתח מיון, תאריך אישור ניהול ספרים, מס' חשבון קודם (מס' חשבון הספק בכספית), תנאי תשלום, שיטת תשלום, נתוני ניכוי מס במקור ועוד.
• מבט ארגון רכש (תפקיד שותף עסקי – FLVN01) -  מטבע הזמנה, תנאי תשלום עבור תהליכים לוגיסטיים, קבוצת רכש, שם איש קשר ועוד.
  במסגרת ארגון הרכש ניתן לנהל גם שותפים עסקיים לטובת תהליך הרכש (לדוגמא ספק טובין, מוציא חשבונית, משלח / עמיל מכס).
  כברירת מחדל בעת יצירת רשומת אב ספק, המערכת תקצה את הספק המקורי לכלל התפקידים. עבור הספקים הרלוונטיים, נדרש לתחזק ולהקצות את הספקים
   
• לדוגמא:
• במצב בו הספק שונה ממפיק החשבונית (לרוב רלוונטי לרכש מרשתות גדולות כאשר הרכש מתבצע מסניף הקצה אך מפיק החשבונית הינו הסניף המרכזי).
• עבור ספקים שיש להם מפיצים\משלחים\מובילים. 

באוניברסיטה העברית ספקים יוקמו בכל המבטים בצורה מרוכזת במחלקת החשבות (מסמכי הספקים יישלחו ישירות לחשבות על ידי הספק). למרות זאת במידה ויהיה צורך להקמת ספק בצורה מבוזרת במחלקות השונות, מערכת ה SAP תומכת בצורה סטנדרטית גם בדרך זו .

באוניברסיטה העברית יוקמו קבוצות הספקים הבאות:
(בל"מ – בקשה להצעת מחיר)
קבוצות המסומנות ב * ישמשו את מחלקת רכש ולוגיסטיקה בלבד.

יוקמו החשבונות המרכזים הבאים לשימוש בקבוצות הבאות:

הקמת שותף עסקי מסוג ספק פיננסי BP

הזן טרנזקצייה BP

לוגיסטיקה --> ניהול חומרים --> רכש --> נתוני אב --> התחשבנות עוקבת --> הסדרי הנחה לספק --> סביבה --> ספק --> ערוך ספקים --> שותף עסקי --> שותף עסקי --> BP תחזק שותף עסקי

יתקבל מסך: תחזק שותף עסקי

להקמת שותף עסקי לחץ על

התייחס לשדות הבאים:

 

לשונית "כתובת" -הזן את נתוני השותף העסקי

התייחס לשדות הבאים:

בלשונית בקרה יש להזין את סוג השותף העסקי

שים לב: סוג השותף העסקי המוזן חייב להיות זהה לסוג השותף שהוזן בשדה "קיבוץ".

 

בלשונית פעולות תשלום יש להזין את פרטי הבנק

לחץ על  לשמירה.

תתקבל הודעה

על ידי קבלת הודעה זו נוצר השותף העסקי במערכת .

על מנת לסווגו כספק פיננסי/לוגיסטי יש לבצע את הצעדים הבאים:

בסרגל התפריטים לחץ על שותף עסקי --> הצג <->שנה

יתקבל מסך: שנה ארגון :37

בשדה שנה בתפקיד שותף עסקי בחר מתוך הרשימה הנגללת את הספק הרצוי:

FLVN00  עבור ספק פיננסי

FLVN01 עבור ספק לוגיסטי

עבור ללשונית "זיהוי"

התייחס לשדות הבאים:

עבור ללשונית בקרה-הזן סוג שותף עסקי 

שים לב: בשדה סוג שותף עסקי יש להזין את אותו ערך שהוזן בשדה קיבוץ

עבור ללשונית פעולות תשלום

התייחס לשדות הבאים:

שים לב: 

אופן התשלום לספק יבוצע על פי הלוגיקה הבאה:
האוניברסיטה מבצעת תשלום משלושה בנקים: לאומי, פועלים או דיסקונט. כאשר לספק יש חשבון באחד הבנקים הללו התשלום ייעשה משם. במידה וחשבון הספק אינו נימנה מאחד מהבנקים הללו (יהב, איגוד, וכו'), ברירת המחדל היא מבנק הפועלים

שים לב: במידה ומדובר בספק חו"ל וברצונך להזין IBAN  לחץ על הלחצן

יפתח מסך: IBAN  

הזן את קוד ה IBAN  של הספק ולחץ על 

עבור ללשונית :ספק:נתונים כלליים

התייחס לשדות הבאים:

לחץ על 

בלשונית של ספק: ניהול חשבון

הזן את קוד החברה שבה יוקם הספק

הזן את קוד החברה שבה יוקם הלקוח ולאחר מכן לחץ על ENTER.

הזן חשבון התאמה(חשבון מרכז) התואם לקבוצת הספקים הרלוונטית:

התייחס לשדות הבאים:

באותה לשונית המשך לבלוק :ספק-שדות אוניברסיטה נוספים

התייחס לשדות הבאים:

שים לב: רק מרגע סימון אפשרות הבחירה במנוי פורטל הספקים, יישלחו נתונים לפורטל הספקים בגין הספק.

עבור ללשונית "ספק: פעולות תשלום"

התייחס לשדות הבאים:

עבור ללשונית-ספק: ניכוי מס במקור

התייחס לשדות הבאים:

לחץ על  לשמירת הספק.

תתקבל הודעה הבאה

 עבור מרצים בארץ יש להזין ערך MR, אשר שקול ל- 47%.

עבור ספקי חו"ל יש לבחור באופציה E1 ומחלון הבחירה FO

עבור ספקים נותני שירות יש לבחור ZI ומחלון הבחירה את האופציה הרצויה.

הרחבת ספק למבטים לוגיסטיים (ספק MM)

הזן טרנזקצייה BP

לוגיסטיקה --> ניהול חומרים --> רכש --> נתוני אב --> התחשבנות עוקבת --> הסדרי הנחה לספק --> סביבה --> ספק --> ערוך ספקים --> שותף עסקי --> שותף עסקי --> BP תחזק שותף עסקי

בשדה "שותף עסקי" הזן מספר ספק במידה ולא ידוע מספר ספק  בצע חיפוש בלחיצה על 

יתקבל מסך : הצג ארגון : 1009001

לחץ על

בשדה של "שנה בתפקיד שותף עסקי"- בחר ספק MM

במסך הבא לחץ על  למעבר לשדות במבט הלוגיסטי

יתקבל מסך: שנה ארגון 1009001, תפקיד חדש ספק – MM

התייחס לשדות הבאים:

המשך לבלוק "נתוני בקרה " בלשונית נתוני רכש

לחץ על  תתקבל הודעה הבאה 

עבור ספק חו"ל, יש להזין את הערך Y004  בשדה "בקרת אישור": תוכן זה נדרש בהזמנת הרכש ליבוא, על מנת שניתן יהיה להקים הודעת אספקה נכנסת ומשלוח.

על מנת לבדוק  באילו מבטים הוקם הספק (פיננסי, לוגיסטי) בשורת שותף עסקי לחץ על 

כמו כן, על ידי לחיצה על  ניתן לצפות בשינויים שחלו ברשומת האב של הספק.

שינוי פרטי ספק

לאחר הזנת פרטי הספק ניתן לבצע שינויים או עדכונים.

השינויים ישמרו בנתוני אב הספק וגם יישלחו (על ידי הפעלת טרנזקציה) לספק.

הפעל טרנזקצייה BP

בשדה "שותף עסקי" הזן מספר ספק ולחץ ENTER, במידה ולא ידוע מספר ספק

 בצע חיפוש בלחיצה על  

לחץ על  לשינוי ספק

בצע שינויים ולחץ על  . תתקבל הודעה הבאה

שליחת פרטי השינויים לספק

לצורך שליחת הפרטים ששונו לספק הפעל טרנזקציה :YFI_AP_MD_CHANGE_NOT.

מתוכנן לרוץ כל לילה כג'וב.

יתקבל מסך: הודעה לספק על נתוני אב ששונו

התייחס לשדות הבאים:

לחץ על

ייפתח חלון: מידע מהיר

לחץ על   להמשך.

הזן טרנזקציה SOST

יתקבל מסך: בקשות שליחה

התכתובת המכילה את פרטי הספק ששונו מופיעה.

סמן את השורה ולחץ על 

יתקבל מסך: הצגת מסמך: האוניברסיטה העברית – שינויים שבוצעו בפרטיך אצלנו

לחץ על שינויים שבוצעו ברשומת האב.

יתקבל מסך: הנדון: עדכון על שינוי פרטים

במסמך מופיע השינוי שבוצע ברשומת האב של הספק בתאריך הנבחר.

חסימת ספק

חסימת כרטיס ספק, נעשית כאשר רוצים לחסום את כרטיס הספק לרישום תנועות חדשות.

לחסימת כרטיס ספק פיננסי הפעל טרנזקצייה BP.

הזן מספר ספק.

לחץ על

תיפתח תיבת הבחירה, ממנה בחר FLVN00  ספק FI

עבור ללשונית: ספק סטאטוס

לחסימת ספק  סמן -קוד חברה נבחר

להסרת חסימה הסר שדה -קוד חברה נבחר

לחץ על  לשמירת שינויים.

שים לב: כאשר קיימות שורות פתוחות בכרטיס הספק, תופיע הודעה שלספק יש פריטים פתוחים. לעדכון החסימה, לחץ על  או הקש ENTER להמשך.

לחסימת ספק מהיבט לוגיסטי הזן מספר ספק ולחץ על 

תיפתח תיבת הבחירה, ממנה בחר FLVN01  ספק - MM

עבור ללשונית: סטאטוס

לחסימת ספק  סמן -חסימה מרכזית

להסרת חסימה הסר שדה -חסימה מרכזית

לחץ על  לשמירת שינויים.

הערה: במידה ולספק חשבוניות פתוחות לתשלום, חסימת רשומת האב לא תאפשר (בין היתר)  לשלם את החשבוניות הפתוחות, חסימת רשומת אב של ספק לא תאפשר לבצע רישום של מסמכים לספק, בזמן רישום מסמך לספק תתקבל ההודעה שהוא חסום לרישום.

אישור ספק FK08/FK09

במידה ונידרש ניתן כאמור לבצע שינוי בפרטי הספק. ברם, ישנם שדות אשר שינוי מצריך אישור שני. הכוונה כי מלבד מי שביצע שינוי את השינוי ברשומת האב של הספק, יש צורך באישור עובד נוסף על השינוי.

השדות הללו נקראים שדות רגישים.

השדות הרגישים אשר מצריכים אישור שני הינם:

שם ספק

מס' עוסק מורשה

מפתח בנק (קוד בנק + סניף)

מס' חשבון

מדינת בנק

מס' IBAN

לצורך צפייה ואישור הזן טרנזקציה FK08

חשבונאות --> חשבונאות פיננסית --> חשבונות זכאים --> רשומת אב --> אישור שינוי --> FK08 יחיד

יתקבל מסך: אשר שינוי ספק: מסך פתיחה

יתקבל מסך: אשר שינוי ספק: מסך פתיחה

לחץ על  ENTER .

יתקבל מסך: אשר שינוי ספק: פרטים חשבונאות

לחץ על אישור או דחייה בהתאם לשינוי שבוצע.

לחץ על  לשמירה.

הזן טרנזקציה FK09

חשבונאות --> חשבונאות פיננסית --> חשבונות זכאים --> רשומת אב --> אישור שינוי --> FK09 רשימה

יתקבל מסך: הצגת/אישור שינויי ספק משמעותיים

התייחס לשדות הבאים:

סמן בתיבות הבחירה הרצויה (ניתן לסמן יותר מבחירה אחת):

לחץ על  להמשך.

יתקבל מסך: הצגת/אישור שינויי ספק משמעותייים

לחץ על מספר הספק אשר את שינוייו תרצה לאשר.

יתקבל מסך: אשר שינוי ספק: פרטים חשבונאות

לחץ על אישר או דחייה בהתאם לשינוי שבוצע ונלחץ על לשמירה.