3bd7818dcd7e84f28c4ac4fd109b1c4d

ניהול מענקים ברשות למחקר ופיתוח

הקמת מענק לראשונה

עדכון סטטוס מענק

יצירת תוכנית ממומנת

הזמנת לקוח - חיוב תקופתי

צפייה במענק קיים

עדכון ושינוי נתוני מענק קיים

רישום פקודות יומן (מיון הוצאות בין מענקים)

תקצוב

הפקת דוחות מענקים

צירוף מסמכים למענק

 

הקמת מענק לראשונה

לאחר חתימת החוזה עם המממן יפתח במערכת מענק ברשות למו"פ, בסטטוס טיוטה (ע"י ממשק ממערכת Pre-award  או ידנית), לאחר מעבר על פרטי המענק ותיקוף שלו מול מסמכי החוזה הוא יועבר לסטטוס "מענק" (Award) ומכאן ימשיך התהליך לפעולות התקצוב, רישום ודיווח.

  1. לפתיחת מענק כנס לטרנזקציה GMGRANT

חשבונאות --> ניהול סקטור ציבורי --> ניהול מענקים --> ניהול מקבל מענק --> נתוני אב --> מענקים וקבוצות מענקים --> אחזקת מענק GMGRANT))

יתקבל המסך הבא:

הקמת מענק

2. לחץ על לחצן  יצירת מענק ליצירת מענק

יתקבל המסך הבא:

יצירת מענק

3. התייחס לשדות הבאים:

שדות

4. הקש Enter או לחץ על המשך להמשך.

5. יתקבל המסך הבא:

יצירת מענק

6. בלשונית "נתונים כלליים", התייחס לשדות הבאים:

נתנוים כלליים

נתונים כלליים

7. עבור ללשונית "סימוכין"

יתקבל המסך הבא:

סימוכין

בלשונית "סימוכין" התייחס לשדות הבאים:

סימוכין

8. עבור ללשונית "אחריות".

יתקבל המסך הבא:

אחריות

בלשונית אחריות הגדר את בעלי התפקידים הקשורים למענק זה.

התייחס לשדות הבאים:

אחריות

הרשאות גישה למענק יקבעו בהתאם לערכים שיוזנו בלשונית זו.

דוגמא להזנת נתונים:

הזנת נתונים

9. עבור ללשונית "תקציב"

יתקבל המסך הבא:

תקציב

בלשונית זו ניתן לראות את סעיפי וחלוקת התקציב המשויכים למענק.

התייחס לשדות הבאים:

תוקף תקציב

תקציב

תקציב

  • תהליך התקצוב אינו אפשרי ללא טווחי תקפות המענק אותו הגדרנו בלשונית "נתונים כלליים"
  • סמן סמן מורה לנו כי התקציב טרם תוקצב לתקופה זו. באם היינו מתקצבים (נלמד בהמשך) היה הופך  לצבע ירוק.

9. עבור ללשונית "חיוב".

יתקבל המסך הבא:

חיוב

בלשונית זו ניתן לקבוע את הגדרת כלל החיוב עבור המענק.

התייחס לשדות הבאים:

שדות

11. עבור ללשונית "ממדים"

יתקבל המסך הבא:

ממדים

בלשונית זו מופיעים הגדרות הקרן, התוכנית הממומנת והסיווגים הממומנים המותרים למענק הספציפי, שיש לתקצב או לרשום ביצוע עבורם.

התייחס לשדות הבאים:

שדות

דוגמא להזנת מימדים:

הזנת מימדים

ניתן לצפות בשלושת המימדים: קרן, תכנית ממומנת או סיווגים ממומנים ולקבל פרטים נוספים, על ידי לחיצה כפולה על המספר הסידורי שלהם (העמודה הימנית ביותר).

12.  עבור ללשונית "נתוני מענק" 

יתקבל המסך הבא:

נתוני מענק

לשונית "נתוני מענק" מפרטת נתונים נוספים על המענק לצרכי דיווח חיצוניים ולצרכים ניהוליים פנימיים.

התייחס לשדות הבאים:

שדות

שדות

שדות

שדות

דוגמא להזנת נתונים:

הזנת נתונים

13. עבור ללשונית "סיווגים ממומנים"

יתקבל המסך הבא:

סיווגים ממומנים

התייחס לשדות הבאים:

בלוק קודי חליפיות:

בכל מענק ניתן לבקר מספר סעיפים יחד. ניתן לבצע זאת על ידי הסיווגים הממומנים אותם אנו רוצים שהמערכת תבקר יחד וקשירתם לקוד חליפיות.

הבקרה תתבצע ברמת הסעיף שנגזר (קוד חליפיות 1 עד 5).

הזן בעמודת "סיווג ממומן" את הסיווגים אותם תרצה שהמערכת תבקר כמקשה אחת והגדר לסעיפים אלה קוד חליפיות.

שים לב- הסיווגים הממומנים שהזנת בלשונית "מימדים" יופיעו לבחירתך ברגע שתפתח את תיבת החיפוש שבעמודת "סיווג ממומן".

בלוק נתוני רכש לסיווגים ממומנים:

בטבלה זו יופיעו כל הסיווגים הממומנים אותם הזנת בלשונית "מימדים".

  •  עמודת תאריך בסיס - תאריך בסיס לחישוב תאריך אחרון לרכש. (תואם לתאריך תום תוקף המענק).
  •  אחוז תקציב להעברה - עמודה זו תקבע את האחוז בהעברת יתרות שלא נוצלו לתקופות הבאות על פי אישור המממן.
  •  מועד אחרון לרכש בארץ  - עמודה זו תקבע את התאריך המאוחר ביותר בו ניתן לבצע דרישת/הזמנת רכש. ברירת מחדל כחודשיים לפני תום סיום המענק.
  •  מועד אחרון לרכש מחו"ל -  עמודה זו תקבע את התאריך המאוחר ביותר בו ניתן לבצע דרישת/הזמנת רכש מחו"ל. ברירת מחדל כשלושה חודשים לפני תום סיום המענק.
  •  לא מזכה בתוספת ניהול – ציון האם הסיווג רלוונטי או לא לתהליך של חישוב תוספת ניהול מחקר. (יפורט בהמשך תחת לשונית "תוספת ניהול מחקר").

14. עבור ללשונית "תוספת ניהול מחקר"

יתקבל המסך הבא:

תוספת ניהול מחקר

התייחס לשדות הבאים:

  •      סוג תוספת ניהול מחקר -  בחר באמצעות תיבת החיפוש את סוג תוספת המענק המתאימה מהרשימה.

( 0 = ללא תוספת מחקר. 1 = תוספת במימון חיצוני של מממן. 2 = תוספת במימון פנימי של האוניברסיטה)

בטבלה מטה התייחס לשדות הבאים:

  • זיהוי - בחר באמצעות תיבת החיפוש את מספר העובד של החוקר הזכאי לתוספת מחקר. הקש Enter או לחץ על המשך להמשך. שם פרטי+ משפחה יתווסף אוטומטית לעמודת "שם".
  • לא מזכה בתוספת ניהול- בעת סימון התיבה, תגדיר אי מתן זכאות לתוספת ניהול לחוקר. ניתן לתחום את אי הזכאות לתקופה מסוימת.

  • תקרת תוספת - הזן את תקרת הגבלת המממן בתוספת מסוג א'.
  • תקף מתאריך עד תאריך - הזן את התקופות בגינם אושר לחוקר תוספת ניהול מחקר.

15. עבור ללשנות "דיווחים"

יתקבל המסך הבא:

דיווחים

התייחס לשדות הבאים:

שדות

16. עבור ללשונית "רישום"

יתקבל המסך הבא:

רישום

במסך זה נפרט במידה ונרצה לחסום רישומים מסויימים לטובת המענק.

סמן את הרישומים שברצונך לחסום ועדכן את התקופה הרלוונטית.

17. עבור ללשונית "עלויות תקורה"

יתקבל המסך הבא:

עלויות תקורה

התייחס לשדות הבאים:

שדות

מאחר וכבר הגדרנו בלשונית "נתוני מענק" אחוז תקורה שניתן לגבות מכל הסיווגים הממומנים, כאן אנו רושמים את אחוזי התקורה "החריגים". (יש להמנע מהשארת תא ריק= אפס).

לאחר עדכון כל הלשוניות הרלוונטיות לחץ על לחצן "שמור" שמירה שבסרגל הכלים. 

במידה וכל הלשוניות עודכנו כנדרש המענק הושלם ונוצר מספר מענק.

במידה ולא, המערכת תיתן מספר הודעות שגיאה לשדות שטרם הושלמו. השלם את השדות הרלוונטיים ולחץ שוב על לחצן "שמור" שבסרגל הכלים, המענק ונוצר בהצלחה והתקבל מספר מענק.

*שים לב שדה מדור מטפל הינו שדה חובה לשמירת המענק וקבלת מספר מענק

**(ניתן להתעלם מהודעות השגיאה ולקבל מספר מענק אך ברגע שנעדכן את סטטוס המענק "מטיוטה" ל"סופי" המערכת תחייב אותי להשלים שדות אלו).

דוגמא ליצירת מענק ששדות לא הושלמו וניסיון לשמירת המענק.

מענק

לאחר ניסיון שמירה התקבלה ההודעה עם סימון שמירה 

הודעה זו מאפשרת לנו להמשיך את התהליך אך מתריעה כי יש מידע שחסר.

שים לב שכבר בשלב זה נוצר מספר למענק שיצרנו והמענק נמצא בסטטוס " טיוטה ראשונית"

דוגמא להפיכת סטטוס מענק ל"סופי" ששדות לא השולמו וניסיון לשמירת המענק.

הפיכת סטטוס

לאחר השלמת השדות הרלוונטים וניסיון שמירה חוזר:

לא נקבל הודעות שגיאה

מענק

ניתן לראות כי התקבל מספר למענק שהקמנו.

מספור המענקים של מו"פ מתחיל תמיד עם הספרה 3, שתי ספרות לאחר מכן יהיו תמיד סוג המענק שבחרנו

וספרה רביעית תהיה מורכבת ממספר מדור מטפל.

מענק

 

עדכון סטטוס מענק

עדכון סטטוס מטיוטה ראשונית ל"מענק"

לאחר השלמת הנתונים במענק ושמירתו נוצר מענק חדש במערכת.

המענק עדיין בסטטוס של "טיוטה ראשונית" ויש לעדכנו ל"מענק" על מנת שנוכל לבצע בו פעולות תקצוב,רישום ודיווח.

בתרשים הבא ניתן לראות את המענק שיצרנו שעדיין בגדר "טיוטה ראשונית"

עדכון סטטוס

להלן הפעולות הנדרשות לשם שינוי סטטוס המענק למענק סופי:

1.      הצג את נתוני המענק שברצונך להפוך למענק סופי באמצעות מנוע תיבת החיפוש.

2.      לחץ על לחצן "שנה" שנה שבסרגל הכלים

3.      לחץ על לחצן "סטאטוס שינוי" סטטוס שינוי שבסרגל הכלים כפי שמופיע במסך מטה.

סטטוס שינוי

4. יופיע מסך בו אפשרות לשינוי סטטוס: בחר באפשרות "מענק". ולחץ על המשך

מענק

5. המענק השתנה מסטטוס "טיוטה ראשונית" לסטטוס "מענק".

6. לחץ על לחצן "שמור" לשמירת הפעולה.

מצורפת דוגמא:

דוגמה

עדכון סטטוס מענק ל-"סגירה"

מענקים תחומים בזמן  ובתכולה. ברגע שהמענק מסיים את חייו (בין אם בשל תום תוקפו או מיצוי כספי או טכני) יש לסגור אותו כדי למנוע רישומים נוספים ולסמן אותו כסגור במערכת.

סטטוס "סגירה"- סטטוס ביניים בו נוכל לבצע את הפעולות הבאות:

א. רישום הכנסות

ב. רישום פקודות יומן ע"י רשות המחקר (תקציבאי או מדווח) כגון:

  1. חסכונות
  2. העברת הוצאות לא מוכרות מהמענק
  3. העברת הוצאות מוכרות אל המענק
  4. סגירת התחייבויות
  5. רישום תקורות
  6. Matching in kind

כדי לשנות את הסטטוס ל"סגירה" לחץ על לחצן "שנה" ולחץ על "סטטוס שינוי":

סטטוס שינוי

בחר בסטטוס "סגירה":

סגירה

בסיום, לחץ על "שמור".

בעת ביצוע פעולה שאינה מותרת כפעולה למענק בסטטוס "סגירה" כגון: רכישת ציוד לטובת המענק,

נקבל את הודעת המערכת הבאה:

סגירה

עדכון סטטוס מענק ל-"נסגר"

סטטוס זה אינו מאפשר לבצע כל פעולה נוספת במענק.

כדי לשנות את הסטטוס ל"נסגר" לחץ על: "סטטוס שינוי":

סטטוס שינוי

בחר בסטטוס "נסגר"

נסגר

בסיום, לחץ על "שמור".

 

יצירת תוכנית ממומנת

 

במקרים בהם רוצים לקשר מספר מענקים יש צורך להקים תוכנית ממומנת שלמעשה מקבצת את כל המענקים תחת תוכנית אחת.

  1. כנס לטרנזקציה GMPROGRAM לצורך פתיחת תוכנית ממומנת

ניתן להיכנס למסך דרך תפריט הניווט בצידו הימני של המסך הראשי במערכת.

חשבונאות --> ניהול סקטור ציבורי --> ניהול מענקים --> ניהול מקבל מענק --> נתוני אב-->  אובייקטים ממומנים  GMPROGRAM)).

יתקבל המסך הבא:

תכנית ממומנת

2. בחלון תוכנית ממומנת תקצה מספר לתוכנית הממומנת שברצונך לפתוח.

3. לחץ על  יצירת מענק ליצירת תוכנית ממומנת.

4. בחלק של נתונים כלליים הזן את תיאור התוכנית.

5. לחץ על לחצן שמור שמירה --> תוכנית ממומנת נוצרה בהצלחה.

דוגמא לפתיחת תוכנית ממומנת:

תוכנית ממומנת

6. חזור למסך פתיחת מענק  ללשונית "מימדים", בחלק של "תוכניות ממומנות"

7. בחר באמצעות חלון החיפוש את התוכנית הממומנת שיצרת.

 לאחר בחירה, המענק שברצונך לפתוח מקושר לתוכנית הממומנת שיצרת.

הזמנת לקוח - חיוב תקופתי

במקרים בהם המממן יעביר את המזומן בגין התרומה במספר פעימות ניתן לפתוח הזמנת לקוח ולהגדיר את התאריכים וסכומי הכסף העתידיים להתקבל.

ניתן להשתמש באופציה זו לאחר שסטטוס המענק עודכן מ"טיוטה" ל"מענק" ונשמר במערכת.

ישנן שתי דרכים ליצירת הזמנת לקוח:

  1. דרך מענק קיים.
  2. יצירת הזמנה חדשה וקישור למענק קיים.

נתאר את הדרכים השונות  להלן:

  1. יצירת הזמנת לקוח דרך מענק: 

 א. יצירה ועדכון נתוני הזמנה (מסמך מכירות)

על מנת ליצור הזמנת לקוח דרך מענק קיים, בצע את הפעולות הבאות:

  1. כנס למענק ולחץ על לחצן "שנה", עבור ללשונית "חיוב" ובחר "חיוב תקופתי"

יתקבל המסך הבא:    

הזמנת לקוח

סכום חיוב כולל + סכום תשלום --> שדות שיתעדכנו אוטומטית משדה "סך מענק כולל ללא שותפים" מלשונית "נתוני מענק."

2. לחץ על לחצן "שמור" שמירה ייווצר מספר מסמך מכירות.

מסמך מכירות

3.      לחץ לחיצה כפולה ("דאבל קליק") על מסמך המכירות.

יתקבל המסך הבא:

מסמך מכירות

במסך זה ניתן לראות את נתוני הלקוח שנחייב (=נוציא חשבונית לגביית מזומן) בגין השירות שאנו נותנים לו (מחקר אקדמי).

4. לחץ על לחצן "שנה" שנה ובחר בשדה "חסימת חיוב" את האופציה "הריקה" (ראה חץ בתמונה)

חסימת חיוב

אפשרות זו מציינת שאין חסימת חיוב.

חסימת חיוב

5.      לחץ "דאבל קליק" על השורה (היכן שמופיע החץ).

יתקבל המסך הבא:

כמות הזמנה

בשדה "כמות הזמנה" הזן את הערך 1 (= כמות השירות שאנו נותנים בגין התמורה).

6.      עבור ללשונית "תכנית חיוב"

תכנית חיוב

לחץ על בטל, יתקבל המסך הבא:

ניהול מענקים

התייחס לשדות הבאים:

שדות

7. לאחר הזנת הנתונים לחץ על לחצן "חזור" חזור שבסרגל הכלים. תחזור למסך הראשי.

8. לחץ על לחצן "שמור"

יתקבל המסך הבא:

מענק

9. הנתונים התעדכנו במסמך מכירות = הזמנה.

ב. יצירת חשבונית

לאחר יצירת מסמך המכירות והגדרת תנאי החיוב מהמממן, יש ליצור את החשבונית שתשלח למממן.

  1. כנס לטרנזקציה VF04 (תחזק רשימת חיובים שהגיע מועד פירעונם)

רשימת חיוב

התייחס לשדות הבאים:

בלוק A:

תאריך חיוב: הזן את תאריכי החיוב העתידיים שברצונך ליצור חשבונית בגינם (על פי הנתונים שהזנת במסמך המכירות=הזמנה).

בלוק B:

סמן את שדה "קשור להזמנה" על מנת שהחשבונית שניצור תהיה קשורה להזמנה שיצרנו שלב קודם לכן.

לחץ "בצע" בצע בסיום.

יתקבל המסך הבא:

מסמך חיוב

2. סמן את השורה שברצונך ליצור חשבונית (היעזר בנתוני מסמך מכירות, ערך נטו, תאריך חיוב ומספר לקוח (מממן) - מצורפת תמונה מעלה עם חיצים). ולחץ על לחצן "מסמכי חיוב יחידים"

יתקבל המסך הבא:

חשבונית

3. סקור את הנתונים של החשבונית רגע לפני יצירתה. במידה וצריך לבצע שינוי בנתונים לחץ על לחצן

"שנה" ועדכן נתונים. (במידה ויש לשנות תאריך חיוב, חזור להזמנה ועדכן את תאריך החיוב המקורי. ניתן לעדכן תאריך חיוב לפני שהופקה חשבונית בגינה).

4. לחץ על "שמור" בסיום.

5. לאחר הודעת השמירה תופיע חלונית הדפסת פלט. לחץ על לחצן OK כדי להדפיס את הפלט.

יתקבל המסך הבא:

רשימת חיובים

6. נוצרה חשבונית ללקוח ונוצרה פקודת יומן  (לחובת לקוח לזכות הכנסות).

7. לאחר שמירת החשבונית, החשבונית תודפס באופן אוטומטי למדפסת המקומית של יוצר החשבונית.

ג. הצגת מסמכי חיוב

על מנת לצפות בהזמנה, חשבונית ופקודת יומן

1. כנס לטרנזקציה VF03

יתקבל המסך הבא:

מסמך חיוב

2. הזן את מסמך החיוב (מתחיל בספרה 9). היעזר בחלון החיפוש.

3. לחץ על לחצן "הצגת רצף מסמכים" הצגת רצף מסמכים 

יתקבל המסך הבא:

רצף מסמך

4. על מנת לצפות במסמכים השונים, סמן את השורה הרלוונטית ולחץ על "הצג מסמך."

דוגמא להצגת מסמך חשבונאות (פקודת יומן)

מסמך חשבונאות

ד. צפייה  בחשבונית (הצגת פלט חשבונית):

  1. כנס לטרנזקציה VF03

יתקבל המסך הבא:

מסמך חיוב

2. הקלד מספר חשבונית ובחר בנתיב המפורט בתמונה מטה:

מספר חשבונית

3. יתקבל המסך הבא:

מסך

4. בחר באפשרות של "צפיה בפלט כתצוגה מקדימה להדפסה"

5. יתקבל המסך הבא:

מסך

2. יצירת הזמנה חדשה וקישור למענק:

מקרים בהם אני יוצרת הזמנה חדשה (לא דרך המענק) וקושרת אותה למענק.

א. כנס לטרנזקציה VAO1 (צור מסמך מכירות)

יתקבל המסך הבא:

מסמך מכירות

ב. בשדה "סוג הזמנה" בחר ZDRX (=ניהול מענקים) ולחץ ENTER.

יתקבל המסך הבא:

סוג הזמנה

התייחס לשדות הבאים:

בלוק A:

  •   גורם מזמין – הזן את מספר לקוח (מממן) ולחץ ENTER.

נתוני גורם מקבל יתעדכנו אוטומטית.

בלוק B:

  •   חסימת חיוב – פתח את חלון החיפוש ובחר שורה ריקה (=ללא חסימת חיוב) כפי שמופיע בתמונה.

בלוק C:

  •        פריט – עדכן את מספר השורה (מספרי השורות 10,20,30)
  •        חומר – הזן את מספר החומר (הפריט הנמכר). מקושר לסיווג ממומן מסוג הכנסה. (הסיווג הממומן שתירשם פקודת יומן).

לחץ ENTER להמשך ß שדות "תיאור פריט" יתעדכנו אוטומטית.

ג. עמוד על השורה שהוספת ולחץ לחיצה כפולה (דאבל קליק).

יתקבל המסך הבא:

כמות הזמנה

בשדה "כמות הזמנה" הזן את הערך 1 (= כמות השירות שאנו נותנים בגין התמורה).

ד. עבור ללשונית "תנאים"

יתקבל המסך הבא:

מענק

במסך זה הזן את הסכום הכולל שנגבה מהמממן.

  •        בשדה "ס.תנ" היעזר בחלון החיפוש ובחר PROO (=מחיר) לחץ על ENTER.
  •        בשדה "סכום"  הזן את הסכום הכולל שמממן יעביר (המחיר ליחידת שירות אחת בגין מחקר).

ה. עבור ללשונית "תכנית חיוב"

בלשונית זו הגדר את התקבולים העתידיים להתקבל מהמממן (אבני הדרך) כפי שפורט בסעיף 1.א.6

תחת "פתיחת הזמנת לקוח דרך מענק"

תכנית חיוב

ו. עבור ללשונית "הקצאת חשבון"

יתקבל המסך הבא:

הקצאת חשבון

ז.   לחץ על לחצן "הקצאת חשבון FM"

יתקבל המסך הבא:

הקצאת חשבון

הזן את מספר המענק בגינו יצרת את ההזמנה ולחץ על "המשך" (שדה "מרכז קרנות" יתעדכן אוטומטית).

ח.   לאחר הזנת הנתונים הקשורים להזמנה לחץ בסרגל הכלים על לחצן "ערוך" ובחר "יומן אי השלמה"

לבדיקה סופית שכל נתוני ההזמנה הוזנו כנדרש.

ערוך

ט. במידה וכל הנתונים הוזנו כנדרש תתקבל הודעת מערכת "המסמך שלם" מסמך שלם (ניתן ליצור חשבונית)

במידה וחסרים נתונים, המערכת תרשום את השדות החסרים, עדכן את השדות וחזור על הפעולה עד לקבלת הודעת מערכת "המסמך שלם".

י. בסיום, לחץ על לחצן "שמור"

שמור

יא. כנס לטרנזקציה VF04 (תחזק רשימת חיובים שהגיע מועד פירעונם) – ראה סעיף 1.ב  -

תחת "פתיחת הזמנת לקוח דרך מענק"

כנס לטרנזקציה VF03 (הצגת מסמך חיוב) – ראה סעיף 1.ג - תחת "פתיחת הזמנת לקוח דרך מענק"

לרישום פקודת יומן – כנס לטרנזקציה VF03  - יתקבל המסך הבא:

מסמך חיוב

הזן את מספר החשבונית ולחץ על לחצן "שנה" - יתקבל המסך הבא:

מסמך חיוב

יב. לחץ על לחצן "שחרור לחשבונאות" שחרור לחשבונאות --> תתקבל הודעת המערכת מסמך

יג. לחץ על לחצן "הצגת רצף מסמכים" רצף מסמכים - פקודת יומן נרשמה בספרים

רצף מסמך

מסמך

צפייה במענק קיים

1. כנס לטרנזקציה GMGRANT לצורך צפייה במענק.

 ניתן להיכנס למסך דרך תפריט הניווט בצידו הימני של המסך הראשי במערכת.

חשבונאות --> ניהול סקטור ציבורי --> ניהול מענקים --> ניהול מקבל מענק --> נתוני אב --> מענקים וקבוצות מענקים --> אחזקת מענק  GMGRANT)).

יתקבל המסך הבא:

מענק

2. לחץ על לחצן חיפוש 6שצמוד לשדה מענק.

3. בחר באמצעות סרגל החיפוש את המענק שברצונך לצפות.

4. הקש Enter או לחץ על 6שבסרגל הכלים.

5. נתוני המענק זמינים לצפייה.

עדכון ושינוי נתוני מענק קיים

לאחר פתיחת המענק, ישנם מקרים בהם אנו מעוניינים לעדכן את נתוני המענק בעקבות מידע נוסף שהתקבל או עקב טעות שהוקלדה.

1. כנס לטרנזקציה GMGRANT לצורך שינוי נתוני מענק.

 ניתן להיכנס למסך דרך תפריט הניווט בצידו הימני של המסך הראשי במערכת.

חשבונאות --> ניהול סקטור ציבורי --> ניהול מענקים --> ניהול מקבל מענק --> נתוני אב --> מענקים וקבוצות מענקים GMGRANT)).

יתקבל המסך הבא:

מענק

2. חפש את המענק שברצונך לעדכן וייבא אותו למסך כפי שהוסבר בסעיף 10 לעיל.

3. לחץ על לחצן "שנה" שנה

4. עדכן את הנתונים הרלוונטיים לעדכון נתוני המענק.

5. לחץ על לחצן "שמור" שמירה

6. נתוני המענק עודכנו.

דוגמא לעדכון נתוני המענק:

מענק

רישום פקודות יומן (מיון הוצאות בין מענקים)

במקרים בהם הוצאות לטובת המענק נרשמו למספר מענק שגוי, באפשרותנו לעדכן זאת על ידי רישום פקודת יומן חדשה וסיווג ההוצאה לטובת מספר המענק הנכון.

  1. לתיקון פקודת יומן כנס לטרנזקציה FB50 (הזנת מסמך חשבון)

(חשבונאות --> חשבונאות פיננסית --> ספר חשבונות ראשי --> הזנת מסמך --> FB50 הזן מסמך חשבון של ספר חשבונות ראשי)

  1. יתקבל המסך הבא:

מסמך חשבון

התייחס לשדות הבאים:

שדות

שדות

 

בלוק B בודק שהפקודה מאוזנת (הכנסה=הוצאה= רמזור ירוק).

דוגמא להזנת נתונים:

הזנת נתונים

3. לאחר הזנת הנתונים לחץ על לחצן "הדמה" הדמה לצפייה בפקודת היומן לפני רישומה בספרים.

יתקבל המסך הבא:

סקירת מסמך

4. בסיום, לחץ על לחצן "שמור" שמירה

5. פקודה נרשמה בהצלחה בספרים.

תתקבל הודעת המערכת הבאה בחלונית ההודעות. הודעה

תקצוב

תהליכי התקצוב מהווים את השלב הראשון של הבקרה התקציבית במודול GM. לאחר שלב בניית התקציב ניתן לבצע מולו רישום ובקרת זמינות מקוונת.

תהליך התקצוב ניזון מקלטים שעודכנו ברשומות המענק, התכנית הממומנת והסיווגים הממומנים. פלטים מהתהליך הם אותם ישויות מתוקצבות ברמה ה"נמוכה" ביותר, ועד לאיסוף עלויות ברמה הגבוהה ביותר.

תהליכי התקצוב ב- SAP מורכבים כולם ממסמכי תקצוב. 

ישנם ארבע סוגי תהליכי תקצוב עיקריים:

א. הזנת תקציב –Enter - הכנסת תקציב מקורי לישות.

ב. הוספה תקציבית – Supplement -  הזנת סכום שיגדיל את התקציב שהוזן בעבר.

ג. גריעה תקציבית – Return - הקטנת הסכום שהוזן כתקציב בעבר.

ד. העברה תקציבית – Transfer - מסמך מאוזן המכיל "מוסר ו"מקבל" של תקציב.

ניתן לעבוד רק עם מענקים בסטטוס "מענק", אין גרסאות תקציב לפני אישור המענק.

 

 יצירת מסמך תקציב לראשונה

יצירת מסמך תקציב מהווה שלב ראשון בתהליך התקצוב.

1. ליצירת מסמך תקציב כנס לטרנזקציה GM_CREATE_BUDGET

ניתן להיכנס למסך דרך תפריט הניווט בצידו הימני של המסך הראשי במערכת.

חשבונאות --> ניהול סקטור ציבורי --> ניהול מענקים --> תקצוב --> מסמכי הזנה --> יצירת מסמך תקציב

GM_CREATE_BUDGET)).

יתקבל המסמך הבא:

תקציב GM

תהליך הזנת התקציב למענק מבוסס על מסך ייעודי (מצורף למעלה) שתכליתו ליצור תקציב באמצעות שמירת מסמכי תקציב. מסמכי התקציב מורכבים מכותרת שכוללת נתונים משותפים לכלל המסמך ושורות שנבנות באופן אוטומטי בהתאם למענק הנבחר ומשאירות את סכום התקציב למילוי ע"י המשתמש.

2. התייחס לשדות הבאים:

שדות

3. לאחר בחירת הנתונים המבוקשים, הקש Enter או לחץ על 6שבסרגל הכלים.

4. בתחתית המסך יפתחו תקופות התקציב אותו "חתכנו לפרוסות" והסיווגים הממומנים

שהגדרנו בשלב פתיחת המענק בלשונית "ממדים" ובלשונית "תקציב".

יתקבל המסך הבא:

תקציב

5. הזן בשדה סכום את הסכום לתקצוב ברמת תקצוב הנמוכה ביותר, ברמת הסיווג הממומן.

התקצוב מתבצע מרמת התקצוב הנמוכה ביותר, הסיווג הממומן, ועד לרמה הגבוהה ביותר, המענק. 

ניתן להזין סכומי תקצוב שונים בגין כל סיווג ממומן בהתאם לתקופות התקצוב השונות.

יתקבל המסך הבא:

תקציב

6. לחץ על לחצן "שמור" שמירה --> תתקבל הודעת המערכת הבאה:

תקציב

במידה וסימנו בלשונית "נתוני מענק" דיווח לות"ת, כל עדכון שנעשה ברישום תקציב לטובת המענק, תקפיץ לנו הודעת מערכת "האם התקצוב משקף שינוי חוזי שטרם הוזן?" .

במידה ונענה בחיוב, תקפוץ הודעת המערכת הבאה.

תקציב

נמלא את השדות הרלוונטיים של תאריך תחילת השינוי ועל איזה סכום שינוי חוזי ומה הסיבה ונלחץ על 6

תתקבל הודעת המערכת הבאה:

תקציב

כמו כן, במקביל לשינוי שבצענו,  בטרנזקציית נתוני מענק אב, בלשונית "נתוני מענק" בטבלה מטה יופיעו העדכונים שבצענו .

נתוני מענק

7. טעינת התקציב נשמרה במערכת.

דרך נוספת להזנת סכומים במסמך תקציב:

לאחר עדכון הנתונים הרלוונטיים של הצגת המענק לטובת רישום התקציב, לחץ על לחצן "סרגל פעולות פועל"

סרגל פעולות פועל

יתקבל המסך הבא:

מסנן מימדים

לחץ על לחצן "מסנן מימדים".

יפתח החלון הבא:

תקציב

בחלון זה ניתן לראות את פרוסות הזמן שהגדרנו בלשונית "תקציב" וכן את כל הסיווגים הממומנים השייכים לאותו מענק.

במקרים בהם יש סיווגים ממומנים רבים ופרוסות זמן רבות, קשה להקליד סכום אחר סכום לכל סיווג מממומן (כפי שהצגנו בדוגמה קודם לכן), על כן, כדאי ומומלץ להשתמש באפשרות זו  שנותנת יותר נוחות, סדר וארגון ומקטינה את הסיכוי לטעויות.

טעינת מרכזי מחקר (מענקי אב ובן)

מענקי מרכזי מחקר ברשות למו"פ מתנהלים כדלקמן:

עבור מענק מחקר מרכז יוגדר מענק אב שתחתיו נמצאים מענקים המייצגים את המחקרים הפרטניים בקבוצת המחקר ויוגדרו כמענקים בנים. מספר מרכז המחקר יהיה מספר מענק האב שלה.

הקשר בין מענקי האב לבן יוגדרו במענקים הבנים ע"י שדה "מענק אב" שיוזן ע"י המשתמש שיזין את מספר מענק האב.

מאחר ויש קשר בין מענקי האב למענקי הבן , בוצע פיתוח במערכת שיבקר את תהליך טעינת התקציב של מענקים אלו על פי הכללים הבאים:

  1. תקציב ההכנסות ירשם רק למענק האב (המייצג את מרכז המחקר) , בתור תקציב שנתי.
  2. תקציבי ההוצאות ינוהלו במענקי הבן.
  3. התקצוב יבוצע במטבע המענק של האב (מענקי הבן יוגדרו לפי מטבע המענק של האב).
  4. במקרה של מימון האוניברסיטה , תקציב ההכנסה במענק האב יתוקצב בגובה המימון. כאשר סכום המימון ישוחרר לתקציב בתחילת שנה, השחרור יתבטא ע"י רישום תקציב ההוצאה במענקים הבנים וקיזוז הסכום ממענק האב בסימן חובה.
  5. החלוקה בין סוגי ההוצאה  (סיווגים ממומנים) תהיה בחלופיות מלאה.
  6. לא תבוצע העברת תקציב אוטומטית משנה לשנה. יתרת הזכות של מרכז המחקר תתבטא בחשבון הכנסה מראש במסגרת "מהלך איזון" לסוף שנה וסכום ההכנסה יבוא לידי ביטוי בשנה הבאה בעת העברת תקציב ההוצאות.

הפיתוח הנוכחי יאפשר טעינה מאקסל למענקי הבן. (את תקציב האב השנתי נזין באופן שהוסבר בפרקים הקודמים במדריך למשתמש).

הפיתוח ייקח בחשבון את החוקיות הבאה:

א. התכנית תבדוק ביחס לכלל התקציבים המנוהלים במרכז המחקר (אב+ בנים)  שסה"כ תקציבי ההוצאה שהולכים להטען במסגרת מענקי הבן נמוכים מבין שתי האפשרויות הבאות:

מענקי בן

ב. התכנית גם תבדוק את התקציב שכבר קיים במענקים הבנים + התקציב החדש המגיע מאקסל בהשוואה למענק האב.

ג. התכנית תיקח את כל הסיווגים הממומנים של מענקי הבנים והאב בהנחה של חלופיות מלאה.

ד. במידה ואין חריגה ועמידה בכל הקריטריונים, התכנית תרשום מסמך תקציב לכל מענק בן עם הסכום הנדרש.

על מנת להיכנס לפיתוח טעינת מענק הבן:

1. כנס לטרנזקציה YFMCO_LOAD_RES_CNT

יתקבל המסך הבא:

טעינת תקציב

התייחס לשדות הבאים:

  •         שם קובץ – בחר את נתיב האקסל של מענק הבן שברצונך לטעון למערכת (**ראה הערה מטה)
  •        שנת כספים – הזן את שנת התקציב שברצונך לטעון
  •        הרצת מבחן – סמן את השדה לבדיקת הנתונים לפני שנרשמים בספרים.

** הזנת קובץ אקסל:

א.     קובץ האקסל הינו קובץ ייעודי עם פורמט קבוע לא ניתן לשינוי כפי שמתואר בתמונה המצורפת.

ב.     צור קובץ אקסל בהתאם לתמונה המפורטת מטה והזן את נתוני מענק הבן שברצונך לתקצב.

** שים לב:  <>  בעמודת סכום יש להקליד את סכום התקציב ללא מפריד אלפים.

                    <>  ניתן לטעון שנת תקציב אחת בלבד בכל טעינה

תקציב

ג. שמור את הקובץ תחת השם "מספר מענק + בן" (לדוגמא 3055000110 בן)

ד. שמור את הקבצים בתיקייה ייעודית לטעינה לסאפ.

ה. ניתן לטעון מספר מענקים בקובץ אחד.

2. לאחר הזנת השדות לחץ על לחצן "בצע."

טעינת תקציב

3. חזור על כל הפעולות ללא הרצת מבחן לביצוע ורישום הפעולה בספרים.

דוגמאות לטעינה:

א.     נתוני מענק האב כוללים תקצוב שנתי ונתוני הכנסה בפועל

תקצוב שנת 2019:

  •     מענק אב:           תקציב הכנסה שנתי: 100,000

                              הכנסה בפועל:         80,000

סכום מינימאלי מותר לטעינה = הכנסה בפועל = 80,000

תקצוב

  • מענק בן: ניסיון טעינת הוצאה ע"ס 100,000 (חריגה מהסכום המינימאלי המותר)

תתקבל הודעת המערכת הבאה:

הודעת מערכת

  • מענק בן: ניסיון טעינת הוצאה ע"ס 70,000 (ללא חריגה מהסכום המינימאלי המותר) 

תתקבל הודעת המערכת הבאה:

הודעת מערכת

לא התקבלה הודעת שגיאה במערכת  -->  נחזור על הפעולה ללא הרצת מבחן.

תתקבל הודעת המערכת הבאה:

הודעה

הפעולה נרשמה בהצלחה בספרים.

א.     נתוני מענק האב כוללים תקצוב שנתי, נתוני הכנסה בפועל ומימון אוניברסיטה

תקצוב שנת 2019:

  •     מענק אב:           תקציב הכנסה שנתי: 100,000

                              הכנסה בפועל:         80,000

    סכום מינימאלי מותר לטעינה=הנמוך מבין תקציב שנתי להכנסה בפועל = הכנסה בפועל = 80,000

התקבל  תקציב ממימון אוניברסיטה ע"ס           50,000

ניתן לטעון עד 130,000 במענק הבן.

מענק אב

  • מענק בן: ניסיון טעינת הוצאה ע"ס 150,000 (חריגה מהסכום המותר)

מענק בן

  •     מענק בן: ניסיון טעינת הוצאה ע"ס 100,000 ( ללא חריגה מהסכום המותר)

תתקבל הודעת המערכת הבאה:

הודעה

נריץ את הפעולה ללא הרצת מבחן

תתקבל הודעת המערכת הבאה

הודעה

נשלוף דוח באמצעות טרנזקציה GR55 --> דו"ח YGM2

נתוני מענק אב:

דוח

נתוני מענק בן:

מענק בן

נותרו לנו עוד 30,000 לטעינה במענקי הבן. במידה ונטען קובץ ע"ס 40,000

נקבל את הודעת השגיאה הבאה:

הודעת שגיאה

באותו אופן, תחשב התוכנית מקרים שיש בהם גם הכנסה מראש.

צפייה במסמך תקציב

צפייה במסמכי תקציב אפשרית לאחר שטענו את מסמכי התקציב למענק.

1. כנס לטרנזקציה GM_DISPLAY_BUDGET

ניתן להיכנס למסך דרך תפריט הניווט בצידו הימני של המסך הראשי במערכת.

חשבונאות --> ניהול סקטור ציבורי --> ניהול מענקים --> תקצוב --> מסמכי הזנה --> הצגת מסמך תקציב

GM_DISPLAY_BUDGET)).

2. עמוד על שדה "מספר מסמך" ולחץ על לחצן "חיפוש"

יתקבל המסמך הבא:

תקציב

3. עמוד על שדה "מספר מסמך" ולחץ על לחצן "חיפוש" 6

4. בחר באפשרות "אפקטיבי"

אפקטיבי

5. יפתח המסך הבא:

מסך

6. הקלד את מספר המענק שברצונך להציג.

7. עמוד על שדה "מספר מסמך" - הקש Enter או לחץ על 6שבסרגל הכלים.

8. בחר את מספר המסמך שברצונך להציג.

9. מסמך התקציב שבחרת יוצג על המסך.

יתקבל המסך הבא:

תקציב

שינוי מסמך תקציב

1. שינוי תקציב:

שינוי תקציב מתבצע ע"י יצירת מסמך תקציב חדש נוסף המפרט את השינויים (גידול/ קיטון)  בסיווגים הממומנים ובתקופות הזמן שאנו רוצים לבצע בהם את השינוי.

ככלל, לא ניתן לעדכן את השדות המצויים במסמך קיים, אלא ליצור מסמך חדש.

**חשוב - לא ניתן לבצע העברה תקציבית ממענק למענק.

על מנת לבצע שינוי היעזר בסעיף 14.1 "יצירת מסמך תקציב" עדכן את הנתונים הרלוונטיים ושמור את המסמך.

2. ביטול מסמך תקציב:

ביטול מסמך תקציב מתבצע על ידי יצירת מסמך נגדי המכיל את השינוי.

ככלל, לא ניתן לעדכן את השדות המצויים במסמך קיים, אלא ליצור מסמך חדש נגדי לו. (תנועה נגדית לאיפוס המסמך).

פעולה זו למעשה נקראת במערכת "סטורנו".

1. לשינוי מסמך תקציב כנס לטרנזקציה GM_MODIFY_BUDGET

ניתן להיכנס למסך דרך תפריט הניווט בצידו הימני של המסך הראשי במערכת.

חשבונאות --> ניהול סקטור ציבורי --> ניהול מענקים --> תקצוב --> מסמכי הזנה --> שינויי מסמך  מסמך תקציב

GM_MODIFY_BUDGET)).

יתקבל המסך הבא:

תקציב

2. הקלד את  מספר מסמך התקציב המבוקש לשינוי בשדה מספר מסמך או היעזר בלחצן "חפש" 6למציאת המענק המבוקש

3. הקש Enter או לחץ על 6שבסרגל הכלים.

יתקבל המסך הבא:

תקציב

4. במסך זה ניתן לבצע שינוי לסטטוס התקציב לחץ על "בטל" שבסרגל הכלים על מנת לשנות את סטטוס התקציב שנרשם.

(שים לב שלפני השינוי המיועד סטטוס המסמך מוגדר כ"נרשם").

יתקבל המסמך הבא:

תקציב

שים לב כי סטטוס המסמך השתנה לסטטוס "התחלתי".

וכן, סטטוס סטורנו השתנה לסטטוס "ביטול"

כמו כן, ניתן לראות כי הנתונים התהפכו בהתאם לפעולת הסטורנו שעדכנתי.

5. לחץ על לחצן "שמור" שמירה --> תתקבל הודעת המערכת הבאה:

הודעה

6. פעולת ביטול המסמך ("סטורנו") בוצעה בהצלחה.

העברת יתרות במסמך תקציב - ידני

העברה תקציבית הינה פעולה של גלגול יתרות מתקופה לתקופה המותרת במקרים בהם אושרו ע"י המממן. פעולה יזומה  ע"י המשתמש ומתבצעת באופן ידני ע"י הזנת נתונים (בהמשך החוברת תפורט פעולה אוטומטית ע"י המערכת).

ההעברה התקציבית תבוצע על ידי גריעה מסיווג ממומן אחד בתקופת זמן אחת והוספת סכום לאותו סיווג ממומן בתקופת זמן אחרת. הסכום הניתן להעברה לתקופה הבאה ייגזר מהאחוז שהגדרנו בנתוני אב של המענק תחת לשונית "סיווגים ממומנים"

העברת יתרות

תהליך ההעברה התקציבית מתבצע בטרנזקציית היצירה -  GM_CREATE_BUDGET

1. ליצירת מסמך תקציב כנס לטרנזקציה GM_CREATE_BUDGET

ניתן להיכנס למסך דרך תפריט הניווט בצידו הימני של המסך הראשי במערכת.

חשבונאות --> ניהול סקטור ציבורי --> ניהול מענקים --> תקצוב --> מסמכי הזנה --> יצירת מסמך תקציב

GM_CREATE_BUDGET)).

יתקבל המסך הבא:

דוגמה

2. התייחס לשדות הבאים:

  • עיבוד: בחר מהרשימה את אפשרות "העברה".
  • מענק: הקלד את המענק ברצונך לבצע בו את השינוי המבוקש.
  • סוג מסמך: היעזר בחיפוש ובחר בסוג מסמך B1.
  • גרסת תקציב: היעזר בחיפוש ובחר באפשרות ""0"

היעזר בלחצן "סרגל פעולות פועל" לסינון תקופות הזמן והסיווגים הממומנים הרלוונטיים לתהליך העברת יתרות.

3. בעמודת סכום הזן את הסכום שיש לגרוע מסיווג ממומן בתקופת זמן אחת.

4. בעמודת סכום הזן את הסכום שיש להעביר לאותו סיווג ממומן בתקופת זמן עוקבת.

5. לחץ על לחצן "שמור" שמירה --> תתקבל הודעת המערכת הבאה:

ראה דוגמא:

דוגמה

6. פעולת ההעברה תקציבית הושלמה ונוצר מספר מסמך.

7. נפיק דו"ח מהמערכת בטרנזקציה GR55 --> נקליד דוח YGM2 ולחץ על "בצע"

תקופת זמן 2018 (ממנה גרענו יתרות)

תקופת זמן 2018

תקופת זמן 2019 (אליה העברנו יתרות)

תקופת זמן 2019

העברת יתרות במסמך תקציב - אוטומטית

העברת יתרות שלא נוצלה בתקופת תקציב אחת תועבר לתקופה העוקבת על פי אחוז להעברה שהוזן ע"י המשתמש בנתוני אב מענק ואושר ע"י המממן.

ראשית יש לבחון את תקצוב סעיפי הוצאה:

הנוסחה לפיה נקבע הסכום להעברה הינה סכום תקציב בסעיף * אחוז להעברה בנתוני האב של המענק.

  • במידה וסכום זה גבוה מהיתרה התקציבית בסעיף יקבע הסכום להעברה = היתרה התקציבית בסעיף.
  • במידה וסכום זה קטן מהיתרה התקציבית, יקבע הסכום להעברה על פי סכום תקציב בסעיף * אחוז להעברה בנתוני האב

לאחר קביעת הסכום להעברה בסעיף תקצוב ההוצאה, נבחן את תקצוב סעיפי ההכנסה:

הסכום להעברה בסעיפי תקצוב ההכנסה יהיה תמיד שווה לסכום להעברה בסעיפי ההוצאה.

  • במידה ומדובר בסעיף הכנסה יחיד = יקבע הסכום  = סה"כ הסכום בכל סעיפי ההוצאה.
  • במידה ומדובר במספר סעיפי הכנסה = יחולק הסכום בין הסעיפים כך שלא יהיה מצב שלאחר ההעברה יתרת התקציב בסעיף ההכנסה תהיה שלילית.

**שים לב: בעת העברת תקצוב הכנסה יש לשים לב כי הסכום להעברה יכול לאפס את הכרטיס ולא להכניסו ליתרה שלילית. במידה ונדרש סכום להעברה גבוה יותר מיתרת תקצוב הכנסה הקיימת בכרטיס, התוכנית תעבור אקראית לסעיף תקצוב הכנסה אחר ותשלים את הפער הנדרש.

העברת יתרות באופן אוטומטי תתבצע באופן הבא:

1. כנס לטרנזקציה YGM_BUDGET_TRANSFER

יתקבל המסך הבא:

העברת יתרות

התייחס לשדות הבאים:

  • מענק – הזן את מספר המענק
  • סוג מענק – הסן את סוג המענק
  • שדה ריצת מבחן – סמן שדה זה לבדיקה ובקרת הנתונים לפני רישומם בספרים.

2. לחץ על לחצן "בצע"

יתקבל המסך הבא:

 

בצע

3. לאחר בדיקה ובקרת הנתונים, חזור על כל הפעולות ללא הרצת מבחן.

יתקבל המסך הבא:

העברת יתרות

4. לחץ על "רישום מסמך" --> נרשמו מסמכי תקציב במערכת.

רישום מסמך

5. כנס לטרנזקציה GR55 --> בשדה קבוצת דוחות הזן YGM2 --> לחץ על "בצע"

יתקבל המסך הבא:

  • שנת 2018 (התקופה ממנה גורעים את יתרת התקציב)

תקציב

  • שנת 2019 (התקופה אליה מעבירים את יתרת התקציב)

תקציב

הפקת דוחות תקצוב

תקציב לעומת התחייבות/נתוני בפועל

1. לצפייה בדו"ח התקציב כנס לטרנזקציה S_ALN_01000003

ניתן להיכנס למסך דרך תפריט הניווט בצידו הימני של המסך הראשי במערכת.

חשבונאות --> ניהול סקטור ציבורי --> ניהול מענקים --> מערכת מידע  --> קשור-תקציב --> תקציב לעומת התחייבות/פרטי שורה בפועל ((S_ALN_01000003

יתקבל המסך הבא:

תקציב

ניתן לשלוף את נתוני הדו"ח על פי החתכים הבאים: מענק בודד או קבוצת מענקים, לפי סיווג ממומן, תוכנית ממומנת ואפילו מממן.

2. נאכלס את הנתונים הרלוונטיים שברצוננו לשלוף את הדוח.

3. לחץ על לחצן להפקת הדו"ח.

יתקבל המסך הבא:

מסך

בדו"ח ניתן לראות עבור כל מענק את פירוט התקציב אל מול ההוצאות בפועל.

  • עמודת סכום תקציב - הזנת תקציב.
  • עמודת חשבונית - כוללת רישומי חשבוניות, פקודת יומן וכו'.
  • עמודת תקציב חשבונית - סכום התקציב מצטבר בניכוי החשבונית.
  • עמודת פריטים פתוחים - כוללת סעיפי דרישות, שריונים ידניים והזמנות.
  • סכום זמין - סכום שנותר לניצול תקציב.

דו"ח בקרה תקציבית

דו"ח נוסף שמאפשר שליפה לפי נתוני תקציב למול נתוני בפועל למול יתרה בפועל ברזולוציה הכי גבוהה שיש.

1. לצפייה בדו"ח התקציב כנס לטרנזקציה GMAVCOVRW

ניתן להיכנס למסך דרך תפריט הניווט בצידו הימני של המסך הראשי במערכת.

חשבונאות --> ניהול סקטור ציבורי --> ניהול מענקים --> תקצוב  --> כלים --> בקרת זמינות  ((GMAVCOVRW. בפעולה זו יתקבל המסך הבא:

בקרה תקציבית

ניתן לשלוף את נתוני הדו"ח על פי החתכים הבאים: מענק בודד או קבוצת מענקים או לפי תכנית ממומנת או סיווג ממומן.

2. הקלד את הנתונים שברצונך לשלוף.

לחץ על לחצן להפקת הדו"ח. בלחיצה זו יתקבל המסך הבא:

דוח

הפקת דוחות מענקים 

ניהול מענקים - הצגת שורה

דו"ח מפורט הכולל את כל הרישומים שנוצרו למענק: פקודות יומן, דרישות רכש, הזנות תקציב וכו'.

ניתן לראות את הסכום הכולל העומד לרשות המענק.

1. לצפייה בדו"ח התקציב כנס לטרנזקציה S_PLN_16000269

ניתן להיכנס למסך דרך תפריט הניווט בצידו הימני של המסך הראשי במערכת.

חשבונאות --> ניהול סקטור ציבורי --> ניהול מענקים --> מערכת ניהול מענקים-הצגת שורה

יתקבל המסך הבא:

מענק

דו"ח זה מאפשר לשלוף נתוני מענקים על פי חתך של אובייקטי המענק, תאריך רישום או סימוכין.

2. הזן את נתוני השליפה הרצויים

3. לחץ על לחצן להפקת הדו"ח.

ניהול מענקים

דו"ח זו נותן הבחנה בין מטבע המענק לבין המטבע המקומי.

דו"ח הדמיית חישוב תוספת המחקר

דו"ח המבצע הדמיית חישוב תוספת מחקר עבור הפרמטרים שהוזנו ובהתאם לנתונים הקיימים במערכת לרבות נתוני HR ממערכת כוח אדם.

על מנת לצפות בדו"ח:

1. כנס לטרנזקציה YGM_BONUS_CALC

יתקבל המסך הבא:

הדמיית חישוב

2. הזן את הנתונים של החוקר.

היעזר בתיבת החיפוש בה תוכל לבצע חיפוש נרחב יותר.

3. הזן תאריך תחילת חישוב.

לחץ על לחצן לחצן 

יתקבל המסך הבא:

מסך

בדו"ח זה ניתן לראות את סוג התוספת, המענק בגינו חושב תוספת המחקר, שם המממן, סכום התקציב וכמות החוקרים השותפים.

בטבלה מטה ניתן לראות את אחוז תוספת המחקר לה זכאי החוקר ובגין איזו תקופה.

דו"ח ות"ת

דו"ח ות"ת הינו דוח שהאוניברסיטה מגישה למועצה להשכלה גבוהה אחת לשנה  ובו היא מפרטת על כל  מענקי המחקר החדשים שנפתחו במהלך השנה ושינויים בגין מענקים  שנפתחו בשנים קודמות אך סכומם שונה במהלך אותה שנה. הדו"ח יכלול אך ורק מענקים שבשדה "מדווח לות"ת" בנתוני אב הוזן "כן". על סמך דו"ח זה האוניברסיטה מקבלת מות"ת תקציב משמעותי לשם פעילותה השוטפת והמחקרית.

1. על מנת לצפות בדו"ח כנס לטרנזקציה YGM_VATAT

יתקבל המסך הבא:

הדמיית חישוב

2. הזן את התאריכים הרלוונטיים בשדות תאריך הפעלה (מאיזה ועד תאריך הדו"ח ישלוף את הנתונים)

ותאריך תחילת מענק (מאיזה ועד תאריך המענק).

3. לחץ על לחצן לחצן

יתקבל המסך הבא:

מסך

דו"ח זה נבנה במיוחד לצרכי הדיווח לארגון ות"ת ומסודר במבנה המקובל לדיווח. את הדו"ח ניתן לייצא לאקסל ע"י בחירה בתפריט בסרגל הכלים: רשימה --> ייצוא --> גיליון אלקטרוני.

דוח

תופיע הודעת המערכת הבאה:

הודעת מערכת

1. לחץ על לחצן "המשך" 6 --> בחר את הנתיב במחשב שברצונך לשמור.

2. קובץ נשמר בהצלחה.

פקודת הכנסות/חסכונות

ישנם מקרים בהם בתום תקופת המחקר נותרת לחוקר יתרה שלא נוצלה. ניתן להעביר, באישור של המממן, יתרות אלו למענק החזרים ספציפי בגין אותו חוקר. העברת היתרה ממענק מחקר למענק החזרים היא למעשה פקודת ההכנסות/חסכונות. יתרות שנצברו במענק החזרים ישמשו את החוקר להמשך פעילותו לטובת מחקרים אחרים בעתיד.

חיוב היתרה של מענק המחקר למול זיכוי התקציב השוטף של האוניברסיטה הוא בגין "צביעת ההוצאה" בתקציב השוטף על מנת למנוע ניצול חוזר שלה. לאחר מכן, נזכה את מענק ההחזרים בניכוי התקורה.

כאשר החוקר מעוניין להשתמש בכספים אלו הוא יגיש בקשה דרך הפורטל לשימוש בכספי ההחזרים. (ניתן להיעזר בחוברת ההדרכה "מדריך למשתמש – פורטל לחוקר").

מענקי ההחזרים מנוהלים בדולר.

 לפני רישום פקודת ההכנסות,יש לפתוח "מענק החזרים" על פי הקריטריונים שפורטו בתחילת החוברת , להעבירו לסטטוס "מענק סופי" וכן יש להגדיר את החוקר במענק.

1. על מנת להעביר יתרה ממענק מחקר למענק החזרים  כנס לטרנזקציה YGM_SAV_DOC_POST

יתקבל המסך הבא:

מענק

התייחס לשדות הבאים:

בלוק A:

סוג תהליך – בחר באפשרות " פקודת חסכונות"

בלוק B:

  • תאריך מסמך  - הזן את התאריך של העברת היתרה.
  • תאריך רישום - הזן את התקופה שהפקודה תרשם בספרים.
  • מענק מחקר - הזן את מענק המחקר עם היתרה הלא מנוצלת להעברה
  • מענק החזרים - הזן את מענק ההחזרים אליו תעבור היתרה הלא מנוצלת.
  • חשבון L/G - הזן את חשבון L/G ממענק המחקר ממנו תמשך היתרה הלא מנוצלת.

בלוק C:

  • מרכז קרנות -  הזן את מרכז הקרנות מהתקציב השוטף  (היעזר במחלקת תקציבים)
  • פריט התחייבות - הזן את פריט הההתחייבות מהתקציב השוטף (היעזר במחלקת תקציבים).

2. לאחר הזנת הנתונים לחץ על לחצן "בצע" לחצן

יתקבל המסך הבא:

רישום פקודת חסכונות

3. בחר וסמן את השורה מתוך התקציב השוטף הרלוונטי וכן את הסכום המיועד להעברה למענק ההחזרים.

4. בסיום לחץ על לחצן שמור שמירה

5. תתקבל הודעת המערכת הבאה

הודעה

6. לחץ "המשך" או הקש Enter.

7. תופיע פקודת היומן הנרשמה בספרים.

פקודת יומן

מטשינג In kind

ישנם מקרים בהם המממן מתיר להשתמש בהוצאות מהתקציב השוטף של האוניברסיטה או ממענק אחר ולצבוע (=לשייך) אותם למענק המחקר.

על מנת לבצע תהליך זה:

1. כנס לטרנזקציה YGM_SAV_DOC_POST

יתקבל המסך הבא:

מענק

התייחס לשדות הבאים:

בלוק A:

סוג תהליך – בחר באפשרות " מטשינג In Kind"

  • מענק מחקר - הזן את מענק המחקר אליו יש לשייך (=לצבוע) את ההוצאה.

בלוק B:

  • מרכז קרנות -  הזן את מרכז הקרנות מהתקציב השוטף אליו נשייך את מענק המחקר (היעזר במחלקת תקציבים).
  • פריט התחייבות - הזן את פריט הההתחייבות מהתקציב השוטף  אליו נקשר את מענק המחקר (היעזר במחלקת תקציבים).

2. לאחר הזנת הנתונים לחץ על לחצן "בצע" לחצן

יתקבל המסך הבא:

רישום פקודת חסכונות

3. בחר וסמן את השורה מתוך התקציב השוטף הרלוונטי וכן את הסכום מתוך ההוצאה שישויך למענק המחקר.

4. בסיום לחץ על לחצן שמור שמירה

תתקבל הודעת המערכת הבאה

הודעת מערכת

5. לחץ "המשך" או הקש Enter.

6. כנס ל"דוח תנועות במענקים" על מנת לראות את המטשינג.

נכנסים לפיורי --> דוח תנועות במענקים

טופס הודעה לחוקר

דו"ח המופק לחוקר לאחר פתיחת המענק ועדכונו כ"מענק סופי".

בדו"ח ניתן לראות נתונים שונים כגון: מספר ושם המענק, שם המממן, סך המענק, תקופת המענק ודרישות לגבי דיווחים שחלים על החוקר.

על מנת לשלוף את הדוח הממערכת

1. כנס לטרנזקציה YGM_RESNOTE

יתקבל המסך הבא:

טופס הודעה לחוקר

2. הקלד את מספר המענק (ניתן להיעזר בחלון החיפוש)

3. לחץ על "בצע" 

יתקבל המסך הבא:

מסך

4. בשדה התקן פלט: בחר את נתיב ההדפסה שהגדירו עבורך

5. לתצוגת הדוח על המסך לחץ על "תצוגה מקדימה של הדפסה" להדפסת הדוח לחץ על "הדפס"

מצורפת דוגמא של "תצוגה מקדימה של הדפסה"

תצוגה מקדימה

דו"ח דף תקציב

דף תקציב הינו דו"ח המפרט את הנתונים הכמותיים של המענק על פי חתך של תקופות התקציב.

דו"ח זה כולל בתוכו נתונים כמותיים כגון: אחוז תקורה, סך מענק, חוקרים הזכאים לתוספות מחקר ושיעור האחוז וכמובן את את הסיווגים הממומנים שתוקצבו לאותה תקופת תקציב והתקצוב בגינם.

על מנת לצפות בדו"ח:

1. כנס לטרנזקציה YGM_BUDGET_PAGE

יתקבל המסך הבא:

דף תקציב

2. הזן את מספר המענק ואת תקופת התקצוב הרלוונטית

3. לחץ על לחצן "בצע"

4. הדוח יוצג על המסך.

דוח

דוח

צירוף מסמכים למענק

בעת הצורך ביכולתך לצרף מסמך או אסמכתא נדרשת למענק.

מענק

1. לחץ על לחצן "שירותים עבור אובייקט" שירותים עבור אובייקט

2. בחר בערך Opentext  - מסמכים

opentext

3. לחץ על לחצן הוסף מסמך הוסף מסמך

מסמך

 

4. לחץ על "עיין במסמך" בחר את הקובץ שברצונך להוסיף

5. בחר את סוג המסמך המצורף. כמו כן, ניתן להוסיף הערות שונות.

סוג מסמך

6. לחץ על לחצן OK OK מסמך התווסף בהצלחה.

מסמך

הוספת מסמך להזמנה ניתנת רק בעת עריכת/ צפייה במענק  (GMGRANT) לאחר קבלת מספר המענק