3bd7818dcd7e84f28c4ac4fd109b1c4d

ניהול מענקים וקרנות

הקמת מענק לראשונה

עדכון סטטוס מענק מטיוטה ראשונית למענק סופי

יצירת תוכנית ממומנת

צפיה במענק קיים

עדכון ושינוי נתוני מענק קיים

רישום פקודות יומן בין חברתית

ריצת מהלך תקורות

רישום פקודות יומן בין חברתית

מהלך חישוב ריבית

תהליך פיזור הפירות ליעדים

ייעוד פירות - בקשת משיכה

רישום פקודות יומן בין חברתית

העברה בין קרנות

דוחות קרנות

צירוף מסמכים למענק

הקמת מענק לראשונה

תרומות המגיעות לאוניברסיטה יפתחו ע"י אגף קשרי חוץ תחת מענק מסוג "תרומה לא מיועדת" (מענק מסוג 20). לאחר שהתרומה מיועדת לקרנות על פי רצון התורם או על פי החלטת האוניברסיטה, קש"ח יקימו מענק חדש לטובת הקרנות ויזינו נתונים ראשוניים כגון תורם, מטבע, סכום, ייעוד התרומה וכד'. קש"ח יקימו את המענק בסטטוס "טיוטה".

יחידת הקרנות תשלים את הנתונים ותשנה את סטטוס המענק ל"זכיה".

1. לפתיחת מענק כנס לטרנזקציה GMGRANT

חשבונאות-> ניהול סקטור ציבורי -> ניהול מענקים -> ניהול מקבל מענק -> נתוני אב -> מענקים וקבוצות מענקים -> אחזקת מענק GMGRANT))

יתקבל המסך הבא:

יצירת מענק אב - מצב בחירה

2. לחץ על לחצן  לוגו של דף ליצירת מענק

3. התייחס לשדות הבאים:

שדה סטטוס הסבר
מענק אוטומטי

מספור אוטומטי פנימי הניתן למענק החדש שנפתח.

מספר המענק ישמש אותנו בפעולות הבאות לצורך יצירת תקציב, רישום ההכנסות, הגריעות ודיווח.

סוג מענק חובה

קובע את סוג המענק שברצוננו להקים.

בחר באמצעות חלון החיפוש את סוג המענק הרצוי שנמצא בטווח 21-25 כמפורט להלן:

21 – קרן פרסים ומלגות

22 – קרן מחקר

23 – קרן קתדרות

24 – קרן אחרת/טכנית  (2400-2449 אחרות,245-249 טכני)

25 – פיקדון/עיזבון  (250-254 פיקדון, 255-259 עיזבון)

הועתק מ מומלץ

ניתן להעתיק נתוני מענק שכבר הוקם במערכת ולעדכן את הנתונים של המענק החדש שברצוננו לפתוח.

בחר מתוך חלון החיפוש את המענק המבוקש להעתקה ועליו עדכן את הנתונים של המענק החדש שברצונך לפתוח.

 

4. הקש Enter או לחץ על  להמשך.

5. יתקבל המסך הבא:

נתונים

6. בלשונית "נתונים כלליים"

התייחס לשדות הבאים:

בלוק תיאור

 

דוגמא להזנת נתונים:

 

דוגמא

 

7. עבור ללשונית "סימוכין"

יתקבל המסך הבא:

סימוכין

בלשונית "סימוכין" התייחס לשדות הבאים:

טבלה סימוכין

 

8. עבור ללשונית "מימדים"

יתקבל המסך הבא:

מימדים

בלשונית זו מופיעים הגדרות הקרן, התוכנית הממומנת והסיווגים הממומנים המותרים למענק הספציפי, שיש לתקצב או לרשום ביצוע עבורם.

התייחס לשדות הבאים:

מימדדים

דוגמא להזנת מימדים:

דוגמא

ניתן לצפות בשלושת המימדים: קרן, תכנית ממומנת או סיווגים ממומנים ולקבל פרטים נוספים, על ידי לחיצה כפולה על המספר הסידורי שלהם (העמודה הימנית ביותר).

 

9. עבור ללשונית "נתוני קרן"

יתקבל המסך הבא:

נתוני קרן

 

בלשונית זו נגדיר את נתוני הקרן.

התייחס לשדות הבאים:

נתוני קרן

 

דוגמא להזנת נתונים:

דוגמא

10. עבור ללשונית "פרטים נוספים"

יתקבל המסך הבא:

פרטים נוספים

התייחס לשדות הבאים:

טבלה

דוגמא להזנת נתונים:

דוגמא

 

11. עבור ללשונית "ריבית ומטשינג"

יתקבל המסך הבא:

ריבית

בלשונית זו נגדיר את הגדרות הריבית של הקרן.

התייחס לשדות הבאים:

ריבית

 

דוגמא להזנת מימדים:

דוגמא

 

12. עבור ללשונית "תנאי ריבית ומטשינג מיוחדים"

יתקבל המסך הבא:

מיוחדים

בלשונית זו נפרט באם יש הגדרות ריבית חריגות.

13. עבור ללשונית "דיווחים"

יתקבל המסך הבא:

דיווחים

התייחס לשדות הבאים:

טבלה

 

14. עבור ללשונית "אחריות"

יתקבל המסך הבא:

אחריות

בלשונית אחריות הגדר את בעלי התפקידים הקשורים למענק זה.

התייחס לשדות הבאים:

אחריות

 

15. עבור ללשונית "תקציב"

יתקבל המסך הבא:

תקציב

התייחס לשדות הבאים:

תקציב

 

  • תהליך התקצוב אינו אפשרי ללא טווחי תקפות המענק אותו הגדרנו בלשונית "נתונים כלליים"

16. עבור ללשונית "חיוב"

יתקבל המסך הבא:

חיוב

בלשונית זו ניתן לקבוע את הגדרת כלל החיוב עבור המענק.

התייחס לשדות הבאים:

טבלה

 

לאחר עדכון כל הלשוניות הרלוונטיות לחץ על לחצן "שמור" שמור  שבסרגל הכלים.

במידה וכל הלשוניות עודכנו, בפרט שדות החובה, המענק הושלם ונוצר.

במידה ולא, המערכת תיתן מספר הודעות שגיאה לשדות שטרם הושלמו.

הודעות שגיאה יופיעו כמשולש צהוב שמשמעותם שניתן לשמור את המענק ולעדכן נתונים נוספים בהמשך.

 דוגמא ליצירת מענק ששדות רשות לא הושלמו וניסיון לשמירת המענק:

שגיאות

לאחר השלמת כל השלמת השדות הרלוונטים וניסיון שמירה חוזר:                                                 

אישור

ניתן לראות כי התקבל מספר למענק שהקמנו על פי המענק שהקמנו שמורכב מסוג מענק + נומרטור רץ.

לא התקבלו הודעות שגיאה. מענק הוקם בסטטוס "טיוטה ראשונית."

מענקי הקרנות יהיו בעלי 7 ספרות. 2 ספרות ראשונות מייצגות את סוג המענק. 5 ספרות הבאות מייצגות מספר אוטומטי רץ.

 

עדכון סטטוס מענק מטיוטה ראשונית למענק סופי

תרומות המגיעות לאוניברסיטה יפתחו ע"י אגף קשרי חוץ תחת מענק מסוג "תרומה לא מיועדת" (מענק מסוג 20). לאחר שהתרומה מיועדת לקרנות על פי רצון התורם או על פי החלטת האוניברסיטה, קש"ח יקימו מענק חדש לטובת הקרנות ויזינו את הנתונים הראשוניים של המענק. המענק עדיין בסטטוס של "טיוטה ראשונית". יחידת הקרנות תשלים את הנתונים הנוספים של המענק, תשמור את המענק ותעדכן אותו לסטטוס "מענק", עליו ניתן לבצע פעולות של משיכת פירות, רישום בספרים וכד'.

 

בתרשים הבא ניתן לראות את המענק שיצרנו שעדיין בגדר "טיוטה ראשונית"

טיוטה ראשונית

להלן הפעולות הנדרשות לשם שינוי סטטוס המענק למענק סופי:

1.    הצג את נתוני המענק שברצונך להפוך למענק סופי באמצעות מנוע תיבת החיפוש.

2.    לחץ על לחצן "שנה"  שנה  שבסרגל הכלים

3.    לחץ על לחצן "סטאטוס שינוי" שינוי סטאטוס שבסרגל הכלים כפי שמופיע במסך מטה.

שינוי סטטוס

4. יופיע מסך בו אפשרות לשינוי סטטוס: בחר באפשרות "מענק". ולחץ עלוי .

בחירה

5. המענק השתנה מסטטוס "טיוטה ראשונית" לסטטוס "מענק".

6. לחץ על לחצן "שמור" לשמירת הפעולה.

מצורפת דוגמא:

דוגמא

 

  • אגף קשרי חוץ אחראית על פתיחת סוגי המענקים והעברת המשך טיפול ליחידות הקרנות. במקרים אלו, יש להשאיר את סטטוס המענק כ"טיוטה ראשונית". אחריות יחידת הקרנות היא לעדכן את הנתונים ולאשר את המענק כמענק סופי.
  • רק מענק בסטטוס "מענק" יאפשר לבצע פעולות של רישום בספרים, יצירת פקדון , ריצת מהלך תקורות וכד'.
  • תרומות המיועדות ליחידת הקרנות אך עדיין לא הוחלט לאיזה קרן, יפתח מענק כללי בשם "קרנות שטרם יועדו" אליו ירשמו סכומי התרומות הנ"ל. לאחר קבלת פרטים מלאים לפתיחת הקרן/מענק, תירשם פקודת יומן אשר תחייב את מענק "קרנות שטרם יועדו" ותזכה את מענק היעד באמצעות חשבון המעבר.

יצירת תוכנית ממומנת

 

במקרים בהם מספר מענקים נהנו מהתרומה או כמה תרומות הוקצו לאותה קרן, אנו מאגדים את כל המענקים או התרומות תחת אותה תוכנית ממומנת.

כדאי ומומלץ לתת את השם K  + מספר המענק של התרומה בקשרי חוץ. (=מענק מסוג 20).

באמצעות מספר התוכנית הממומנת נוכל לצפות בכל המענקים שהוגדרו להם מספר התוכנית הממומנת.

 

  1. כנס לטרנזקציה GMPROGRAM לצורך פתיחת תוכנית ממומנת.

ניתן להיכנס למסך דרך תפריט הניווט בצידו הימני של המסך הראשי במערכת.

חשבונאות-> ניהול סקטור ציבורי -> ניהול מענקים -> ניהול מקבל מענק -> נתוני אב -> אובייקטים ממומנים  GMPROGRAM)).

יתקבל המסך הבא:

אחזקת תוכנית בחסות

           

2. בחלון תוכנית ממומנת תקצה מספר/מלל לתוכנית המומנת שברצונך לפתוח.

3. לחץ על לוגו של דף  ליצירת תוכנית ממומנת.

4. בחלק של נתונים כלליים הזן את תיאור התוכנית.

5. לחץ על לחצן שמור שמור תוכנית ממומנת נוצרה בהצלחה.

דוגמא לפתיחת תוכנית ממומנת:

דוגמא

 

6.  חזור חזרה למסך פתיחת מענק  ללשונית "מימדים", בחלק של "תוכניות ממומנות".

7. בחר באמצעות חלון החיפוש את התוכנית הממומנת שיצרת. לאחר בחירה, המענק שברצונך לפתוח מקושר לתוכנית הממומנת שיצרת.

 צפיה במענק קיים

  1. כנס לטרנזקציה GMGRANT לצורך פתיחת מענק.

 ניתן להיכנס למסך דרך תפריט הניווט בצידו הימני של המסך הראשי במערכת.

חשבונאות -> ניהול סקטור ציבורי -> ניהול מענקים -> ניהול מקבל מענק -> נתוני אב -> מענקים וקבוצות מענקים GMGRANT)).

יתקבל המסך הבא:

הצגת מענק

  1. לחץ על לחצן חיפוש חיפוש שצמוד לשדה מענק.
  2. בחר באמצעות סרגל החיפוש את המענק שברצונך לצפות.
  3. הקש Enter או לחץ על וי שבסרגל הכלים.
  4. נתוני המענק זמינים לצפייה.

 

עדכון ושינוי נתוני מענק קיים

לאחר פתיחת המענק, ישנם מקרים בהם אנו מעוניינים לעדכן את נתוני המענק בעקבות מידע נוסף שהתקבל או עקב טעות שהוקלדה.

  1. כנס לטרנזקציה GMGRANT לצורך פתיחת מענק.

 ניתן להיכנס למסך דרך תפריט הניווט בצידו הימני של המסך הראשי במערכת.

חשבונאות -> ניהול סקטור ציבורי -> ניהול מענקים -> ניהול מקבל מענק -> נתוני אב -> מענקים וקבוצות מענקים GMGRANT)).

יתקבל המסך הבא:

עדכון

  1. חפש את המענק שברצונך לעדכן וייבא אותו למסך כפי שהוסבר בסעיף 9 לעיל.
  2. לחץ על לחצן "שנה" שנה
  3. עדכן את הנתונים הרלוונטיים לעדכון נתוני המענק.
  4. לחץ על לחצן "שמור" שמור
  5. נתוני המענק עודכנו.

דוגמא לעדכון נתוני המענק:

דוגמא

רישום פקודות יומן בין חברתית

 

לאחר השלמת הנתונים של המענק והפיכתו לסטטוס "מענק" ע"י יחידת הקרנות, ניתן לבצע פעולות של רישום במענק.

ראשית, יש להעביר את כספי התרומה היושבים בחברה 1000 תחת מענק מסוג 20 – "תרומה לא מיועדת"

לחברה 2000 יחידת הקרנות "לחשבון מעבר תקבולים לקרנות". פקודת יומן זו נקראת פקודה בין חברתית מאחר ומשלבת בתוכה 2 חברות. אחריות אגף קשרי חוץ לבצע את הפקודה הבין חברתית של ייעוד הכסף.

נתאר את שלבי רישום פקודת היומן:

1.    כנס לטרנזקציה FB70

יתקבל המסך הבא:

הזנת חשבונית

בלשונית "נתונים בסיסיים" התייחס לשדות הבאים:

טבלה

בחלק התחתון של המסך מפורטות שורות המסמך:

בחלק זה יפורטו חשבונות הכנסה הרלוונטיים לחשבונית.

טבלה

עבור ללשונית "פרטים"

פרטים

 

הזן את מספר המענק הראשוני שנפתח בקשרי חוץ. מענק מסוג 20xxxxx. ממנו יעבור המזומן למענק הקרנות.

לאחר השלמת הנתונים לחץ על לחצן "שמור"שמור  בסרגל הכלים.

 מסמך בין חברתי

מסמך בין חברתי נוצר והפקודה נרשמה בספרים. בהודעה במסך מפורטים מספרי המסמך הבין חברתי וכן מספרי המסמך של הפקודה שנוצרו בכל חברה.

היעזר בטרנזקציה FBL3N לצפייה בפקודה שנרשמה בספרים.

(היעזר במדריך למשתמש פיננסי FI).

ריצת מהלך תקורות

לאחר העברת התרומות לחברה 2000 ע"י פקודת יומן בין חברתית, יש להריץ מהלך תקורות על פי נתוני ההזמנה הפנימית שהוקלדו בפקודת היומן(KR20XX)    

יש להריץ "מהלך תקורות" שגוזר את אחוז התקורה מהמזומן שהעברנו לחברה 2000  שיושב בחשבון מספר 3200004 - "חשבון מעבר תקבולים לקרנות".

 

להרצת מהלך התקורות, כנס לטרנזקציה YFMCO_OVERH

יתקבל המסך הבא:

תקורות

הזן את הנתונים על פי המפורט בצילום המסך. לא לשכוח לסמן את שדה "הרצת המבחן"

טיפ: בהזנת תאריך הרישום, הזן את התאריך בו עברה הפקודה (התרומה) לחברה 2000 על מנת להימנע מהפרשי שער ככל האפשר.

לחץ על לחצן "בצע" בצעשבסרגל הכלים.

יתקבל המסך הבא:

תנועות

מאחר וסימנו את שדה הרצת מבחן, המערכת נותנת לנו מבט על הפקודה שהולכת להירשם בספרים.

ניתן לראות את נתוני המענק, שם המענק, אחוז התקורה (שיעור עקיף), בסיס המזומן (התרומה) ממנו הולכת להגבות התקורה, סכום התקורה שהולכת להיגבות וסכום שילך לתקציב מיוחד על פי הנתונים שהגדרנו בהקמת המענק.

 

לאחר סקירת הנתונים ואישורם, הורד את הסימון משדה הרצת מבחן ולחץ שוב על " בצע" בצע

יתקבל המסך הבא:

מידע

הפקודה נרשמה בספרי חברה 2000 ונגבו התקורות מהתרומה.

אם נכנס לחשבון 3200004 בספרים נוכל לראות את התרומה בזכות ואת התקורה שנגבתה בחובה.

G/L

נחזור לנתוני המענק ובלשונית "פרטים נוספים" נוכל לראות את השפעת מהלך התקורות על המענק

פרטים נוספים

יתרת קרן: 0 (היתרה תתעדכן לאחר פתיחת הפיקדון)

יתרת פירות: 5,000- (יתרת פירות שלילית ßתקורת דמי קמפיין מנוכים מיתרת הפירות).

יצירת פיקדון ורישום בספרים

לאחר שהרצנו את מהלך התקורות ונגבתה התקורה ניתן לפתוח פיקדון בספרים ולבנות את תזרים המזומנים עליו יחושב מהלכי הריבית ופיזור הפירות בין היחידות.

הפיקדון יוקם בסכום נטו (בניכוי התקורה) ויבצע מהלך של רישום בספרים תוך כדי העברת היתרה מ"חשבון מעבר תקבולים לקרנות" (חשבון GL 3200004) לחשבון GL הרלוונטי על פי סוג המענק/הקרן.

חזור לנתוני המענק ובלשונית "נתונים כלליים" בשדה ערך המענק הזן את הסכום נטו מתקורה.

1. יצירת פיקדון , צפייה ואישור נתוני הפיקדון

יצירת פיקדון מתבצעת בנתוני המענק בלשונית "נתוני קרן"

לחץ על לחצן "יצירת פיקדון"

יתקבל המסך הבא:

.

הזן את נתוני קוד חברה, הרצה יחידה, מספר מענק ותאריך אפקטיבי לתחילת ההרצה.

סמן את שדה "ריצת מבחן" על מנת לבדוק את הנתונים לפני שנרשמים לספרים.

יתקבל המסך הבא:

לחץ על לחצן "בצע" בצע  (אנו עדיין בריצת מבחן). פעולה הסתיימה בהצלחה

חזור על כל הפעולות המפורטות לעיל ללא ריצת מבחן. נוצר מספר פיקדון בלשונית "נתוני קרן".

מספר הפיקדון ישמש אותנו לפעולות הבאות של פיזור הפירות וייעוד ליחידות הזכאיות.

לחץ על מספר הפיקדון.

יתקבל המסך הבא:

לחץ על לחצן "ייחוס" ונקבל כפי שמפורט במסך הבא את כל נתוני הפיקדון ותזרים המזומנים

ניתן לראות את נתוני הריבית, סוג הריבית, מועד חישוב תאריך הריבית הקרובה וכן ניתן להיכנס ללשונית "תזרים מזומנים" ולראות את תזרים המזומנים של הפיקדון.

לחץ על לחצן "שמור" שמור שבסרגל הכלים לשם אישור ושמירת הפיקדון.

 

ב. רישום הפיקדון (הקרן) בספרים

לאחר שאישרנו את נתוני הפיקדון, נרשום את הפיקדון (הקרן) בספרים.

  1. כנס לטרנזקציה TBB1

יתקבל המסך הבא:

הזן את הנתונים כפי שמולאו בתמונה המצורפת. סמן את שדה "הרצת מבחן" ולחץ על "בצע" בצעשבסרגל הכלים.

יתקבל המסך הבא:

ניתן לראות את הפקודה שעתידה להירשם בספרים

המזומן נטו בגין התרומה יעבור מ"חשבון מעבר תקבולים לקרנות" (3200004) לחשבון פרסים ומלגות (3200000).

נחזור על הפעולות ללא הרצת מבחן ß הפקודה נרשמה בספרים.

נחזור לנתוני המענק בלשונית "פרטים נוספים"

הפקודה שנרשמה בספרים, עדכנה את נתוני יתרת הקרן במענק כמי שמופיע במסך.

מהלך חישוב ריבית

לאחר רישום הפיקדון/הקרן בספרים, יש לבצע חישוב מהלך ריבית שיעדכן את יתרת הפירות בקרן.

בנתוני המענק, בלשונית "נתוני קרן" הכנס למספר הפיקדון.

לחץ על לחצן "תצוגה" והכנס ללשונית "תזרים מזומנים"

יתקבל המסך הבא:

ניתן לראות את תזרים המזומנים וכן את המועד הקרוב של חישוב הריבית. על פי מועד זה (מועד חלוקת הריבית לאחר פרסום מדד אוקטובר בכל שנה) נדע מתי לבצע את מהלך הריבית.

ניתן לראות כי תקופת הריבית הקרובה נעולה.  מאחר ובחרנו באפשרות של ריבית הנהלה משתנה, בתקופת הריבית הקרובה, הריבית הולכת להשתנות ואנו צריכים לעדכן את הריבית המשתנה החדשה ולקבע אותה לשנה הבאה. תהליך זה נקרא תהליך קיבוע ריבית.

מהלך קיבוע ריבית:

1.    כנס לטרנזקציה TJ05

יתקבל המסך הבא:

סמן את שדה הרצת מבחן ולחץ על לחצן "בצע" בצע

יתקבל המסך הבא:

תהליך קיבוע הריבית הושלם בהצלחה.

חזור על כל הפעולות ובצע אותם ללא סימון הרצת מבחן.

נחזור לפיקדון ללשונית "תזרים מזומנים" ונראה כי תהליך קיבוע ריבית הושלם.

נריץ את מהלך הריבית שיחשב וירשום בספרים את יתרת הפירות והמטשינג במענק.

1.    כנס לטרנזקציה TBB1

יתקבל המסך הבא:

הזן את נתוני מספר הפיקדון, מועד חישוב הריבית (חלוקת הריבית) ליתרת הפירות ותאריך הרישום.

סמן בתיבת הסימון "הרצת מבחן" ולחץ על לחצן "בצע" בצע

במסך הבא,  יוצגו פקודת היומן העתידות להירשם בספרים כתוצאה מהרצת מהלך (חלוקת) הריבית ומטשינג.

ניתן לראות את חשבונות ה- GL והסכומים העתידים להירשם בעקבות המהלך.

חזור על כל הפעולות שפורטו להלן ללא הרצת מבחן.

הפקודות נרשמו בהצלחה בספרים.

נחזור לנתוני המענק ללשונית "פרטים נוספים"

ניתן לראות כי נתוני יתרת הפירות עודכנו בעקבות המהלך (קודם לכן, היתרה הייתה שלילית בעקבות הוצאות דמי קמפיין).

תהליך פיזור הפירות ליעדים

לאחר מהלך הרצת (חלוקת) הריבית ורישום יתרת הפירות בספרים ניתן לבצע תהליך של פיזור הפירות (פיזור הריבית) ליחידות הזכאיות. נתוני היחידות הזכאיות הוזנו בעת הקמת המענק בלשונית "נתוני קרן".

על מנת לבצע את תהליך פיזור הפירות ליעדים כנס לטרנזקציה

YGM_FRUIT_DISTRIBUTE

יתקבל המסך הבא:

הזן את הנתונים הרלוונטיים: מספר מענק, שנת כספים (שים לב באם מדובר בשנה אקדמית).

בחר באופציה של פיזור פירות וסמן את שדה "ריצת מבחן". לחץ על לחצן "בצע" בצע

יתקבל המסך הבא:

ניתן לראות את יתרת הפירות שחושבה במהלך הקודם כסכום בסיס לחלוקת ופיזור הפירות, את היעדים האחוז והסכום המיועד לכל יעד.

חזור על הפעולות ללא הרצת מבחן על מנת לבצע את הרישום בספרים.

רישום בספרים הושלם בהצלחה ונוצרו מספרי מסמך לייעוד הפירות (הקצאת הפירות)

 

ייעוד פירות - בקשת משיכה

 

לאחר ייעוד הפירות ליחידות הזכאיות  על פי הרשום בנתוני המענק, יחידות האוניברסיטה רשאיות  למשוך את הפירות לטובת שימוש בסעיף תקציבי השייך למענק או לתקציב השוטף בשנת התקציב העוקבת.

 

על מנת ליצור בקשה למשיכת פירות - כנס לטרנזקציה YGM_FWITHDRAWAL_SAVE

יתקבל המסך הבא:

התייחס לשדות הבאים:

.

 

 

לאחר השלמת הנתונים, סמן  את שדה   ולחץ על לחצן check

בסיום, לחץ על לחצן "שמירה" שמור

מהלך בקשת ייעוד הפירות הושלם בהצלחה והועבר לאישור יחידת הקרנות .

ייעוד הפירות - אישור בקשה

 

לאחר יצירת בקשת משיכת ייעוד הפירות ליחידות, יש צורך לאשר אותה.

על מנת לאשר את בקשת המשיכה

  1. כנס לטרנזקציה YGM_FWITHDRAWAL_CONF

יתקבל המסך הבא:

הזן את מספר הקרן (המענק).

לחץ על לחצן "בצע" בצע

יתקבל המסך הבא:

מסך זה מתאר את כל מספרי המסמך של בקשות המשיכה שטרם אושרו.

ניתן לראות את מספר הקרן, מרכזי הקרנות שנקבעו בנתוני האב של המענק, סכומי משיכה שעתידים להימשך מיתרת הפירות.

סמן את מספר המסמך שברצונך לאשר.

יתקבל המסך הבא:

מסך זה למעשה מרכז את כל הנתונים שהוזנו בשלב יצירת הבקשה למשיכת פירות ומהווה שלב בקרה לפני אישור וביצוע הרישומים בספרים בגין הבקשה.

במידה וברצונך לבצע שינוי בנתונים לחץ על לחצן "ערוך"  ועדכן את הנתונים הרלוונטיים.

לאישור ורישום בספרים לחץ על לחצן "אישור בקשה"

יתקבל המסך הבא:

לחץ על  ניתן לראות כי נוצרו מספרי מסמך חשבונאות ותקציב.

על ידי הקלדה כפולה על מסמך חשבונאות/תקציב ניתן לראות את המסמכים שנוצרו במערכת על פי הנתונים שהוזנו.

מסמך חשבונאות:

מסמך תקציב:

תהליך משיכת הפירות הושלם.

בנתוני המענק בלשונית "פרטים נוספים" ניתן לראות כי יתרת הפירות קטנה לפי הסכום שנמשך בשלב זה.

העברה בין קרנות

 

ישנם מקרים בהם נדרש להעביר יתרה כספית מקרן אחת לשנייה בעקבות בקשה של תורם או איחוד של קרנות.

במקרים אלו, נכנס למענק ממנו אנו מעוניינים למשוך את הכסף ולמענק החדש לו אנו מעוניינים להוסיף את  היתרה. בסיום נבצע התאמה בין חשבונות המעבר שיישארו מאופסים.

משיכה מקרן המענק:

  1. כנס לטרנזקציה Gmgrant
  2. בלשונית "נתוני קרן" כנס למספר הפיקדון.
  3. לחץ על לחצן "שינוי"

4. עבור ללשונית "מבנה" ולחץ על לחצן

יתקבל המסך הבא:

התייחס לשדות הבאים:

5. לחץ על לחצן "שמור" שבסרגל הכלים.

יתקבל המסך הבא:

6. כנס לטרנזקציה TBB1 לרישום התנועה בספרים.

עדכן את מספר הפיקדון ותאריכי הרישום העקביים לתאריכים שהזנת בשלבים הקודמים ואת שדה הרצת מבחן.

לחץ על "בצע" ובדוק את הרישומים העתידיים להירשם בספרים.

יתקבל המסך הבא:

הערה: שים לב כי בעת פעולת משיכה מקרנות – הפקודה תירשם בחשבון GL ייעודי למשיכה שמספרו  3200005 = "חשבון מעבר משיכות מקרנות".

חזור על הפעולות ללא הרצת מבחן ורשום את הפקודה בספרים.

חזור לנתוני אב מענק בלשונית "פרטים נוספים" יתרת הקרן קטנה בסכום שמשכנו.

 

תוספת לקרן המענק:

  1. כנס למענק שברצונך להגדיל את יתרת הקרן.
  2. בלשונית "נתוני קרן" כנס למספר הפיקדון.
  3. לחץ על לחצן "שינוי"

4. עבור ללשונית "מבנה" ולחץ על לחצן

יתקבל המסך הבא:

התייחס לשדות הבאים:

5. לחץ על לחצן "שמור" שבסרגל הכלים.

6. כנס לטרנזקציה TBB1 לרישום התנועה בספרים.

יתקבל המסך הבא:

עדכן את מספר הפיקדון ותאריכי הרישום העקביים לתאריכים שהזנת בשלבים הקודמים ואת שדה הרצת מבחן.

לחץ על "בצע"  ובדוק את הרישומים לפני שעתידים להירשם בספרים.

יתקבל המסך הבא:

חזור על הפעולות ללא הרצת מבחן ורשום את הפקודה בספרים.

חזור לנתוני אב מענק בלשונית "פרטים נוספים" יתרת הקרן גדלה בסכום שהוספנו.

הערה: חשבון המעבר של התקבולים והמשיכות עדיין  לא מאופס מאחר ואת המשיכות בצענו מחשבון GL  אחד ואת התוספות מחשבון GL אחר.

 על מנת לסגור ולאפס את חשבונות המעבר (=לבצע התאמה) יש להיכנס לטרנזקציה F-03 

 

התאמה בין חשבונות:

לביצוע התאמה בין שני חשבונות המעבר שהיו קשורות לאותה פעולה

  1. כנס לטרנזקציה F-03

יתקבל המסך הבא:

במסך זה נבחר את חשבון ה- GL  בו נרצה לבצע התאמה.

הזן את חשבון מעבר תקבולים, הזן את קוד החברה (2000) , הזן את תאריך ההתאמה- התאריך שבו בוצעה הפקודה והזן את המטבע שנרשמה בפקודה.

במסך התחתון "בחירות נוספות" נבחר את הקריטריון שעל פיו נבצע את ההתאמה. ניתן לבחור ממגוון האפשרויות המוצעות.

בדוגמא לפנינו נבחרה האפשרות של תאריך רישום.

2. הזן את השדות הרלוונטיים.

3. לחץ על Enter

יתקבל המסך הבא:

4. הזן את תאריך הרישום של הפקודה.

5. לחץ על "חשבון אחר" שבסרגל הכלים

יתקבל המסך הבא:

במסך זה נבחר את חשבון ה- GL  השני בו נרצה לבצע התאמה.

הזן את חשבון מעבר משיכות (3200005), קוד חברה (2000) ואת הקריטריון עימו תרצה למצוא את הפקודה.

בדוגמא שלפנינו המשכנו עם קריטריון "תאריך רישום"

6. הזן את הנתונים הרלוונטיים

7. לחץ על Enter

8. הזן את תאריך הרישום.

9. לחץ על לחצן "עיבוד שורות פתוחות"

יתקבל המסך הבא:

במסך זה יופיעו הפקודות בחשבונות המעבר תקבולים (3200004) ובחשבון המעבר משיכות (3200005)

על פי קריטריון תאריך הרישום שהזנו. אנו רואים את השורות שאנו רוצים לבצע בהם התאמה.

(השורות מסומנות בשחור).

10. לחץ דאבל קליק בעכבר על השורות שברצונך לבצע בהן התאמה.

כל שורה שאתה מסמן תהפוך לצבע כחול.

שים לב "ששדה אינו מוקצה" מאופס.

11. לחץ על לחצן "שמור" לשמירת פעולה ההתאמה.

פעולת ההתאמה בוצעה בהצלחה.

 

דוחות קרנות

 

א. דוח קרנות - (דו"ח שינויים בקרנות ופירות)

דוח זה מכיל את התנועה בנתוני הקרן והפירות (י.פ +תוספת – גריעה = י.ס) וכן פרטים נוספים אודות המענק שברצונך להציג.

  1. כנס לטרנזקציה YGM_KRFUNDS

יתקבל המסך הבא:

 

2. הקלד את הנתונים של המענק על פי הקריטריונים השונים ברצונך לשלוף את הדו"ח: לפי סוג מענק, לפי מספר מענק (ניתן להגדיר טווח) לפי שנת כספים, תוכנית ממומנת, תאריך רישום, סוג מטבע המענק (מטבע המענק, ₪ וכד') ועוד.

3. לחץ על בצע

4. יתקבל הדוח הבא (על פי הקריטריונים שהוגדרו בתמונה המצורפת למעלה)

בדו"ח זה ניתן לראות את התנועה בכל אחת מהקרנות וכן בהמשך הדו"ח את התנועה בפירות ( י.פ + תוספת – גריעות = י.ס) ונתונים נוספים שקשורים לקרן.

ב. דוח לרשם ההקדשות

דוח זה מפיק מסמך על פי הקריטריונים והדרישות של רשם ההקדשות.

  1. כנס לטרנזקציה YGM_HEK_PAGE

יתקבל המסך הבא:

2. עדכן את השדות הרלוונטיים: מספר הקדש/מענק ושנת כספים.

3. לחץ על בצע

4. יתקבל המסך הבא:

 

צירוף מסמכים למענק

בעת הצורך ביכולתך לצרף מסמך או אסמכתא נדרשת למענק.

  1. לחץ על לחצן "שירותים עבור אובייקט"
  2.      בחר בערךOpentext  - מסמכים

3. לחץ על לחצן הוסף מסמך  .  בלחיצה זו יפתח חלון 'הוספת מסמך'

4. לחץ על לחצן לצורך ייבוא המסמך

5. בחר את סוג הממסך המצורף

6. לחץ על לחצן OK

 

שים לב :  הוספת מסמך להזמנה ניתן רק בעת עריכת/צפייה במענק  (GMGRANT) לאחר קבלת מספר מענק