3bd7818dcd7e84f28c4ac4fd109b1c4d

ניהול מענקים - קשרי חוץ

הקמת מענק לראשונה – תרומה לא מיועדת

הקמת מענק לראשונה - תרומה מיועדת

עדכון סטטוס מענק מטיוטה ראשונית למענק סופי

 

 

הקמת מענק לראשונה – תרומה לא מיועדת

תרומה שהתקבלה מתורם וטרם הועברה לייעוד ספציפי. התרומה תוקם במערכת כמענק מסוג 20  ותמתין להחלטה אוניברסיטאית לגבי ייעודה.

1.         לפתיחת מענק כנס לטרנזקציה GMGRANT

חשבונאות -> ניהול סקטור ציבורי -> ניהול מענקים -> ניהול מקבל מענק -> נתוני אב -> מענקים וקבוצות מענקים (GMGRANT)

יתקבל המסך הבא:

.

 

2. לחץ על לחצן .  ליצירת מענק

3. התייחס לשדות הבאים:

.

 

4. הקש Enter או. לחץ על  להמשך.

5. יתקבל המסך הבא:

.

 

6. בלשונית "נתונים כלליים", התייחס לשדות הבאים:

.

 

7. עבור ללשונית "סימוכין"

יתקבל המסך הבא:

.

בלשונית "סימוכין" התייחס לשדות הבאים:

.

 

8. עבור ללשונית "תקציב"
יתקבל המסך הבא:

.

בלשונית זו ניתן לראות את סעיפי וחלוקת התקציב המשויכים למענק.

התייחס לשדות הבאים:

.

 

  • תהליך התקצוב אינו אפשרי ללא טווחי תקפות המענק אותו הגדרנו בלשונית "נתונים כלליים"
  •  סמן .מורה לנו כי התקציב טרם תוקצב. באם היינו מתקצבים (נלמד בהמשך) היה הופך  לצבע ירוק.
  • תהליך התקצוב פחות רלוונטי למענקים מסוג 20

 

 

9. עבור ללשונית "חיוב" -

יתקבל המסך הבא:

.

בלשונית זו ניתן לקבוע את הגדרת כלל החיוב עבור המענק.

התייחס לשדות הבאים:

.

 

10. עבור ללשונית "ממדים"

יתקבל המסך הבא:

.

בלשונית זו מופיעים הגדרות הקרן, התוכנית הממומנת והסיווגים הממומנים המותרים למענק הספציפי, שיש לתקצב או לרשום ביצוע עבורם.

התייחס לשדות הבאים:

.

דוגמא להזנת מימדים:

.

 ניתן לצפות בשלושת המימדים: קרן, תכנית ממומנת או סיווגים ממומנים ולקבל פרטים נוספים, על ידי לחיצה כפולה על המספר הסידורי שלהם (העמודה הימנית ביותר).

11.  עבור ללשונית "קשרי חוץ".

יתקבל המסך הבא:

.

לשונית "קשרי חוץ" ייחודית ליחידת קשרי חוץ ובה ניתן לעדכן פירוט נרחב לגמי התורמים השונים, ארץ מוצאם
ומהות התרומה וכל הערות נוספות רלוונטיות שמוצאים לנכון.

התייחס לשדות הבאים:

.

12.  לאחר עדכון כל הלשוניות הרלוונטיות לחץ על לחצן "שמור"  שבסרגל הכלים.

במידה וכל הלשוניות עודכנו כנדרש המענק הושלם ונוצר מספר מענק.

במידה ולא, המערכת תיתן מספר הודעות שגיאה לשדות שטרם הושלמו. השלם את השדות הרלוונטיים ולחץ שוב על לחצן "שמור" שבסרגל הכלים, המענק הושלם ונוצר בהצלחה והתקבל מספר מענק.

**(ניתן להתעלם מהודעות השגיאה ולקבל מספר מענק אך ברגע שנעדכן את סטטוס המענק "מטיוטה" ל"סופי" המערכת תחייב אותי להשלים שדות אלו).

 

דוגמא ליצירת מענק ששדות רלוונטים לא הושלמו ובוצע ניסיון לשמירת המענק

.

לאחר השלמת כל השלמת השדות הרלוונטים וניסיון שמירה חוזר:

.

ניתן לראות כי התקבל מספר למענק שהקמנו.

שים לב כי מספר המענק שהתקבל מתחיל בספרות של סוג המענק 20.

הערה: מספר המענק שיתקבל ישמש אותנו להקמת תוכנית ממומנת שמספרה לרוב  כמספר המענק שהתקבל.

 

הקמת מענק לראשונה - תרומה מיועדת

מענק של תרומה מיועדת (מענק מסוג 50) נועד לייצוג כספי התרומה שיועדו לאחר החלטה אוניברסיטאית.

נתוני מענק זה יגזרו עד כמה שניתן מנתוני מענק התרומה שהקמנו במערכת כתרומה לא מיועדת.

תהליך העבודה דומה להקמת מענק מסוג תרומה לא מיועדת.

כנס לטרנזקציה GMGRANT לפתיחת מענק מסוג תרומה מיועדת.

חשבונאות -> ניהול סקטור ציבורי -> ניהול מענקים -> ניהול מקבל מענק -> נתוני אב -> מענקים וקבוצות מענקים  (GMGRANT)

יתקבל המסך הבא:

הצגת אב מענק

לחץ על לחצן   סמל דף  ליצירת מענק

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 1

 

 

הקש Enter או לחץ על סמל וי להמשך.

יתקבל המסך הבא:

מענק אב נכנס

בלשונית "נתונים כלליים", התייחס לשדות הבאים:

.

 

עבור ללשונית "סימוכין"

יתקבל המסך הבא:

יצירת אב נכנס

בלשונית "סימוכין" התייחס לשדות הבאים:

טבלה 2

עבור ללשונית "תקציב", יתקבל המסך הבא:

יצירת אב חצים

 

בלשונית זו ניתן לראות את סעיפי וחלוקת התקציב המשויכים למענק.

התייחס לשדות הבאים:

.

 

 

 

נורה 1

עבור ללשונית "חיוב"

יתקבל המסך הבא:

אב נכנס

 

בלשונית זו ניתן לקבוע את הגדרת כלל החיוב עבור המענק.

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 3

 

עבור ללשונית "ממדים"

יתקבל המסך הבא:

יצירת אב

 

בלשונית זו מופיעים הגדרות הקרן, התוכנית הממומנת והסיווגים הממומנים המותרים למענק הספציפי, שיש לתקצב או לרשום ביצוע עבורם.

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 4

שינוי נכנס

עבור ללשונית "קשרי חוץ".

יתקבל המסך הבא:

עוד מענק

 

לשונית קשרי חוץ ייחודית ליחידת קשרי חוץ ובה ניתן לעדכן פירוט נרחב לגמי התורמים השונים, ארץ מוצאם
ומהות התרומה וכל הערה נוספות רלוונטיות שמוצאים לנכון.

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 5

עבור ללשונית "אובייקטי עלות"

יתקבל המסך הבא:

אב נכנס

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 6

  לאחר עדכון כל הלשוניות הרלוונטיות לחץ על לחצן "שמור" שמירה  שבסרגל הכלים.

במידה וכל הלשוניות עודכנו, בפרט שדות החובה, המענק הושלם ונוצר מספר מענק.

במידה ולא, המערכת תיתן מספר הודעות שגיאה לשדות שטרם הושלמו. השלם את השדות הרלוונטיים ולחץ שוב על לחצן "שמור" שבסרגל הכלים, המענק הושלם ונוצר בהצלחה והתקבל מספר מענק.

**(ניתן להתעלם מהודעות השגיאה ולקבל מספר מענק אך ברגע שנעדכן את סטטוס המענק "מטיוטה" ל"סופי" המערכת תחייב אותי להשלים שדות אלו).

דוגמא ליצירת מענק ששדות רלוונטים לא הושלמו וניסיון לשמירת המענק:

הבלטה

לאחר השלמת כל השדות הרלוונטים וניסיון שמירה חוזר:

חץ מענק

ניתן לראות כי התקבל מספר למענק שהקמנו.

שים לב כי מספר המענק שהתקבל מתחיל בספרות של סוג המענק 50.

 

עדכון סטטוס מענק מטיוטה ראשונית למענק סופי

לאחר השלמת הנתונים במענק ושמירתו נוצר לנו מענק חדש במערכת.

המענק עדיין בסטטוס של "טיוטה ראשונית" ויש לעדכנו למענק סופי על מנת שנוכל לבצע בו פעולות של תקצוב,רישום ודיווח.

 

בתרשים הבא ניתן לראות את המענק שיצרנו שעדיין בגדר "טיוטה ראשונית"

טיוטה ראשונה

להלן הפעולות הנדרשות לשם שינוי סטטוס המענק למענק סופי:

 

1.      הצג את נתוני המענק שברצונך להפוך למענק סופי באמצעות חלון החיפוש.

2.      לחץ על לחצן "שנה" עיפרון שבסרגל הכלים

3. לחץ על לחצן "סטאטוס שינוי"  שבסרגל הכלים כפי שמופיע במסך מטה.

שינוי

 

  יופיע מסך בו אפשרות לשינוי סטטוס: בחר באפשרות "מענק". ולחץ על סמל וי .

בחירה

  המענק השתנה מסטטוס "טיוטה ראשונית" לסטטוס "מענק".

  לחץ על לחצן "שמור" לשמירת הפעולה.

מצורפת דוגמא:

דוגמא מענק

יחידת קשרי חוץ אחראית על פתיחת סוגי המענקים והעברת המשך טיפול ליחידות הרלוונטיות.

במקרים אלו, יש להשאיר את סטטוס המענק כ"טיוטא ראשונית". אחריות המחלקה המקבלת היא לעדכן את הנתונים ולאשר את המענק כמענק סופי

הקמת מענקי קרנות כטיוטה ראשונית, באחריות אגף קשרי חוץ.

לאחר אישור המענק כמענק סופי, אגף קשרי חוץ יירשמו פקודה בין חברתית לייעוד הכסף (פקודה תפורט בהמשך).

מענקים מסוג 20 ו-50 באחריות קשרי חוץ. היחידה תעדכן את סטטוס המענק כמענק סופי ותתקצבו בהתאם ( ראה פרק תקצוב בהמשך החוברת)