עדכון סטטוס מענק מטיוטה ראשונית למענק סופי
רישום פקודות יומן ע"י יחידת קשרי חוץ
הקמת מענק לראשונה
שלב ראשוני בתהליך הינו הקמת המענק ועדכון כל הנתונים הקשורים למענק זה.
- כנס לטרנזקציה GMGRANT.
חשבונאות --> ניהול סקטור ציבורי --> ניהול מענקים --> ניהול מקבל מענק --> נתוני אב --> מענקים וקבוצות מענקים GMGRANT))
יתקבל המסך הבא:
2. לחץ על לחצן 
ליצירת מענק
התייחס לשדות הבאים:
3. הקש Enter או לחץ על 
להמשך.
4. יתקבל המסך הבא:
5. בלשונית "נתונים כלליים", התייחס לשדות הבאים:
6. עבור ללשונית "סימוכין"
יתקבל המסך הבא:
בלשונית "סימוכין" התייחס לשדות הבאים:
7. עבור ללשונית "אחריות"
יתקבל המסך הבא:
בלשונית אחריות הגדר את בעלי התפקידים הקשורים למענק זה.
התייחס לשדות הבאים:
8. עבור ללשונית "תקציב"
יתקבל המסך הבא:
בלשונית זו ניתן לראות את סעיפי וחלוקת התקציב המשויכים למענק.
התייחס לשדות הבאים:
- תהליך התקצוב אינו אפשרי ללא טווחי תקפות המענק אותו הגדרנו בלשונית "נתונים כלליים"
-
סמן
מורה לנו כי התקציב טרם תוקצב. באם היינו מתקצבים (נלמד בהמשך) היה הופך לצבע ירוק.
9. עבור ללשונית "חיוב" -
יתקבל המסך הבא:
בלשונית זו ניתן לקבוע את הגדרת כלל החיוב עבור המענק.
התייחס לשדות הבאים:
10. עבור ללשונית "ממדים"
יתקבל המסך הבא:
בלשונית זו מופיעים הגדרות הקרן, התוכנית הממומנת והסיווגים הממומנים המותרים למענק הספציפי, שיש לתקצב או לרשום ביצוע עבורם.
התייחס לשדות הבאים:
ניתן לצפות בשלושת המימדים: קרן, תכנית ממומנת או סיווגים ממומנים ולקבל פרטים נוספים, על ידי לחיצה כפולה על המספר הסידורי שלהם (העמודה הימנית ביותר).
11. עבור ללשונית "אובייקטי עלות".
יתקבל המסך הבא:
התייחס לשדות הבאים:
12. לאחר עדכון כל הלשוניות הרלוונטיות לחץ על לחצן "שמור" 
שבסרגל הכלים.
במידה וכל הלשוניות עודכנו, בפרט שדות החובה, המענק הושלם ונוצר מספר מענק.
במידה ולא, המערכת תיתן מספר הודעות שגיאה לשדות שטרם הושלמו. השלם את השדות הרלוונטיים ולחץ שוב על לחצן "שמור" שבסרגל הכלים, המענק הושלם ונוצר בהצלחה והתקבל מספר מענק.
**(ניתן להתעלם מהודעות השגיאה ולקבל מספר מענק אך ברגע שנעדכן את סטטוס המענק "מטיוטה" ל"סופי" המערכת תחייב אותי להשלים שדות אלו).
בכל שלב בעדכון נתוני המענק ניתן לבצע שמירה למענק. המענק יישמר בסטטוס "טיוטה". בעת השמירה נקבל מספר מענק. בכל שלב נוכל לחזור ולעדכן את פרטי המענק.
דוגמא ליצירת מענק ששדות רלוונטים לא הושלמו וניסיון לשמירת המענק:
לאחר ניסיון שמירה התקבלה ההודעה עם סימון 
. הודעה זו מאפשרת לנו להמשיך את התהליך אך מתריעה כי יש מידע שחסר.
לאחר השלמת כל השלמת השדות הרלוונטים וניסיון שמירה חוזר:
ניתן לראות כי התקבל מספר למענק שהקמנו. מענק הוקם בסטטוס "טיוטה ראשונית". שים לב כי מספר המענק שהתקבל מתחיל בספרות של סוג המענק 51.
עדכון סטטוס מענק מטיוטה ראשונית למענק סופי
לאחר השלמת הנתונים במענק ושמירתו נוצר לנו מענק חדש במערכת.
המענק עדיין בסטטוס של "טיוטה ראשונית" ויש לעדכנו למענק סופי על מנת שנוכל לבצע בו פעולות של תקצוב,רישום ודיווח.
בתרשים הבא ניתן לראות את המענק שיצרנו שעדיין בגדר "טיוטה ראשונית"
להלן הפעולות הנדרשות לשם שינוי סטטוס המענק למענק סופי:
1. הצג את נתוני המענק שברצונך להפוך למענק סופי באמצעות מנוע תיבת החיפוש.
2. לחץ על לחצן "שנה" 
שבסרגל הכלים
3. לחץ על לחצן "סטאטוס שינוי" 
שבסרגל הכלים כפי שמופיע במסך מטה.
4. יופיע מסך בו אפשרות לשינוי סטטוס: בחר באפשרות "מענק". ולחץ על .
5. המענק השתנה מסטטוס "טיוטה ראשונית" לסטטוס "מענק".
6. לחץ על לחצן "שמור" לשמירת הפעולה.
מצורפת דוגמא:
יחידת קשרי חוץ אחראית על פתיחת סוגי המענקים והעברת המשך טיפול ליחידות הרלוונטיות.
במקרים אלו, יש להשאיר את סטטוס המענק כ"טיוטה ראשונית". אחריות המחלקה המקבלת היא לעדכן את הנתונים ולהעביר ליחידת קשרי חוץ לעדכון סטטוס המענק כמענק סופי.
יצירת תוכנית ממומנת
במקרים בהם מספר מענקים קשורים לאותו הפרויקט יש צורך להקים תוכנית ממומנת שלמעשה מקבצת את כל המענקים תחת תוכנית אחת.
תוכנית ממומנת לרוב תהיה מורכבת ממספר המענק שנפתח ע"י קשרי חוץ "כתרומה לא מיועדת" (מענק מסוג 20) כך נוכל "לעקוב" אחר כספי התרומה ולדעת לאיזה מענקים יועדו.
במידה ומספר מענקים של בינוי/תקציבים קשורים לאותו פרויקט ניתן לפתוח תוכנית ממומנת לפרויקט הספציפי.
- כנס לטרנזקציה GMPROGRAM לצורך פתיחת תוכנית ממומנת. ניתן להיכנס למסך דרך תפריט הניווט בצידו הימני של המסך הראשי במערכת.
חשבונאות --> ניהול סקטור ציבורי --> ניהול מענקים --> ניהול מקבל מענק --> נתוני אב--> אובייקטים ממומנים GMPROGRAM)).
יתקבל המסך הבא:
2. בחלון תוכנית ממומנת תקצה מספר/מלל לתוכנית המומנת שברצונך לפתוח.
3. לחץ על ליצירת תוכנית ממומנת.
4. בחלק של נתונים כלליים הזן את תיאור התוכנית.
5. לחץ על לחצן שמור --> תוכנית ממומנת נוצרה בהצלחה.
דוגמא לפתיחת תוכנית ממומנת:
6. חזור חזרה למסך פתיחת מענק ללשונית "מימדים", בחלק של "תוכניות ממומנות".
7. בחר באמצעות חלון החיפוש את התוכנית הממומנת שיצרת.
לאחר בחירה, המענק שברצונך לפתוח מקושר לתוכנית הממומנת שיצרת.
צפייה במענק קיים
1. כנס לטרנזקציה GMGRANT לצורך פתיחת מענק.
ניתן להיכנס למסך דרך תפריט הניווט בצידו הימני של המסך הראשי במערכת.
חשבונאות --> ניהול סקטור ציבורי --> ניהול מענקים --> ניהול מקבל מענק --> נתוני אב --> מענקים וקבוצות מענקים GMGRANT)).
יתקבל המסך הבא:
2. לחץ על לחצן חיפוש 
שצמוד לשדה מענק.
3. בחר באמצעות סרגל החיפוש את המענק שברצונך לצפות.
4. הקש Enter או לחץ על שבסרגל הכלים.
5. נתוני המענק זמינים לצפייה.
עדכון ושינוי נתוני מענק קיים
לאחר פתיחת המענק, ישנם מקרים בהם אנו מעוניינים לעדכן את נתוני המענק בעקבות מידע נוסף שהתקבל או עקב טעות שהוקלדה.
-
כנס לטרנזקציה GMGRANT לצורך פתיחת מענק. ניתן להיכנס למסך דרך תפריט הניווט בצידו הימני של המסך הראשי במערכת.
חשבונאות --> ניהול סקטור ציבורי --> ניהול מענקים --> ניהול מקבל מענק --> נתוני אב --> מענקים וקבוצות מענקים GMGRANT)).
יתקבל המסך הבא:
2. חפש את המענק שברצונך לעדכן וייבא אותו למסך כפי שהוסבר בסעיף 9 לעיל.
3. לחץ על לחצן "שנה"
4. עדכן את הנתונים הרלוונטיים לעדכון נתוני המענק.
5. לחץ על לחצן "שמור"
6. נתוני המענק עודכנו.
דוגמא לעדכון נתוני המענק:
רישום פקודות יומן ע"י יחידת קשרי חוץ
תרומה מגיעה לאוניברסיטה דרך חשבון הבנק של האוניברסיטה ומגיעה למענק ע"י רישום פקודות יומן שמבוצעות ע"י יחידת קשרי חוץ על פי סדר הפעולות המפורט כדלקמן:
א. מחלקת חשבות אחראית על הפקודה הראשונית.
ב. לאחר השלמת הנתונים של המענק מסוג תרומה מיועדת והפיכתו לסטטוס "מענק", ניתן לבצע פעולות של רישום במענק.
נתאר את שלבי רישום פקודת היומן:
1. כנס לטרנזקציה FB70
יתקבל המסך הבא:
בלשונית "נתונים בסיסיים" התייחס לשדות הבאים:
בחלק התחתון של המסך מפורטות שורות המסמך:
בחלק זה יפורטו חשבונות הכנסה הרלוונטיים לחשבונית.
עבור ללשונית "פרטים"
הזן את מספר המענק הראשוני שנפתח בקשרי חוץ. מענק מסוג 20xxxxx. ממנו יעבור המזומן למענק מסוג 50.
לאחר השלמת הנתונים לחץ על לחצן "שמור" בסרגל הכלים.
דוגמא להזנת נתונים:
הזן את הנתונים כפי שמפורט בתמונה (חשבון GL,מטבע, מספר לקוח, סכום, מספר הזמנה ומענק). בסיום לחץ על לחצן "שמור".
תתקבל הודעת מערכת 
--> פקודה נרשמה בספרים.
מצורפת הפקודה:
ציון מספר המענק בפקודה חשוב לשם רישום הכנסת התקורה בספרים.
אחוז התקורה ייגזר מהאחוז שהקלדנו בנתוני המענק תחת לשונית "מימדים".
רישום התקורה מתבצע בתהליך "הרצת מהלך תקורות"
תקצוב
תהליכי התקצוב מהווים את השלב הראשון של הבקרה התקציבית במודול GM. לאחר שלב בניית התקציב ניתן לבצע מולו רישום ובקרת זמינות מקוונת.
תהליך התקצוב ניזון מקלטים שעודכנו ברשומות המענק, התכנית הממומנת והסיווגים הממומנים.
תהליכי התקצוב ב- SAP מורכבים כולם ממסמכי תקצוב.
ישנם ארבעה סוגי תהליכי תקצוב עיקריים:
א. הזנת תקציב –Enter - הכנסת תקציב מקורי לישות.
ב. הוספה תקציבית – Supplement - הזנת סכום שיגדיל את התקציב שהוזן בעבר.
ג. גריעה תקציבית – Return - הקטנת הסכום שהוזן כתקציב בעבר.
ד. העברה תקציבית – Transfer - מסמך מאוזן המכיל "מוסר ו"מקבל" של תקציב.
ניתן לעבוד רק עם מענקים בסטטוס "מענק", אין גרסאות תקציב לפני אישור המענק.
תהליך טעינת התקציב מושפע מסוג המענק. לכל מענק סט אישי של כללים לטעינת התקציב. מאחר וישנם מענקים בעלי אופי של תקציב רב שנתי כגון: מיועדות, פרוייקטי בינוי , מעבדות חדשות וכד', התקציב יוזן במודול ה- GM ויועבר אוטומטית למודול ה- FM זאת מכיוון שנדרשת אפשרות הזנה במט"ח ותרגום לש"ח.
במודול ה- GM ישם מספר מגבלות לגבי הזנת תקציב:
- ניתן בכל מסמך להזין נתונים למענק אחד בלבד
- לא ניתן לבצע העברה ממענק אחד לאחר
- הנתונים יעברו באופן אוטומטי ומקוון ל- FM ויתורגמו לש"ח
- ניתן להזין את הנתונים ידנית, פעולה שדורשת דיוק ומעט סרבול במקרים של סיווגים ממומנים רבים מאחר ויש אינטגרציה ל- FM. כמו כן, טעינה ידנית לא תומכת בבקרות כפי שיפורט בהמשך.
- פותחה תכנית שתטען את הנתונים מאקסל ישירות למערכת במטבע הנדרש ותבצע את הבקרות הנדרשות לכל סוג מענק ואופיו (יפורט בהמשך החוברת).
יצירת מסמך תקציב לראשונה - ידנית
יצירת מסמך תקציב מהווה שלב ראשון בתהליך התקצוב.
- ליצירת מסמך תקציב כנס לטרנזקציה GM_CREATE_BUDGET
ניתן להיכנס למסך דרך תפריט הניווט בצידו הימני של המסך הראשי במערכת.
חשבונאות --> ניהול סקטור ציבורי --> ניהול מענקים --> תקצוב --> מסמכי הזנה --> יצירת מסמך תקציב (GM_CREATE_BUDGET).
יתקבל המסמך הבא:
תהליך הזנת התקציב למענק מבוסס על מסך ייעודי (מצורף למעלה) שתכליתו ליצור תקציב באמצעות שמירת מסמכי תקציב. מסמכי התקציב מורכבים מכותרת שכוללת נתונים משותפים לכלל המסמך ושורות שנבנות באופן אוטומטי בהתאם למענק הנבחר ומשאירות את סכום התקציב למילוי ע"י המשתמש. סכומי התקציב מוקלדים במספרים שלמים בלבד (ללא נקודה עשרונית).
התייחס לשדות הבאים:
2. לאחר בחירת הנתונים המבוקשים, הקש Enter או לחץ על שבסרגל הכלים.
יפתח המסך הבא:
ניתן לראות כי בחלק התחתון של המסך ישנם שני בלוקים:
א. תקציב :GM תקופת התקציב אותה "חתכנו לפרוסות" והסיווגים הממומנים שהגדרנו בשלב פתיחת המענק בלשונית "ממדים" ובלשונית "תקציב".
ב. תקציב עם ממשק ל-FM: הזנת התקציב שיעבור למודול תקציב FM.
--> סכומי התקציב שנקליד לסיווגים הממומנים בחלון ה- GM יהיו זהים לנתונים שנקליד בחלון ה- FM. נזין אותם לשדות שונים מאחר ושני המודולים מדברים שפת "תקציב" אך המושגים שונים בכל אחד מהמודולים כמפורט בטבלה לעיל:
לאחר עדכון הנתונים הרלוונטיים של המענק לחץ על לחצן "סרגל פעולות פועל"
לאחר לחיצה על לחצן "סרגל פעולות פועל" יפתח תפריט --> לחץ על כותרת "המסמכים הממתינים שלי" ובחר באפשרות "מסנן מימדים".
יתקבל המסך הבא:
יפתח חלון הניווט הבא:
התייחס לשדות הבאים:
1. בחלונית "פרוסות זמן" הנך יכול לבחור לאיזו תקופה ברצונך להזין את נתוני התקציב.
2. בחלונית "קרנות" הנך יכול לבחור איזה סוג קרן תקציב ברצונך להזין: שנתי, רב שנתי וכד'.
3. בחלונית "סיווגי מממן" הנך יכול לבחור לאילו סיווגים ממומנים ברצונך להזין את נתוני התקציב.
- אפשרות הזנת תקציב בדרך זו יוצרת סדר, בהירות ומפחיתה את הסיכוי לטעויות. במקרים בהם יש פרוסות זמן רבות וכמות רבה של סיווגים ממומנים.
- התקצוב יבוצע לפי הסדר הבא: תקציב רב שנתי ß תקציב שנתי ß תקציב משוחרר
- בדוגמא המפורטת בהמשך, תוקצב מענק מסוג 50 = תרומה מיועדת (קשרי חוץ). יש להתבסס על הנתונים הבאים:
לאחר סינון השדות הרצויים:
בחלק של תקציב GM
בחר בסיווג הממומן הרלוונטי שברצונך לתקצב והזן בשדה "סכום" את הסכום לתקצוב.
ראה מצורפת דוגמא להזנת תקציב מסוג מענק 50 = קשרי חוץ (רב שנתי = הכנסה בלבד).
לאחר הזנת הנתונים, עמוד על מספר השורה (ראה חץ סגול) ולחץ דאבל קליק --> יפתח בלוק FM
** שים לב: מספר השורה בתקציב GM זהה למספר השורה בתקציב FM.
יתקבל החלון הבא:
בחלק של FM
- שדה "סכום" הזן את הסכום אותו הזנת בשלב הקודם בתקצוב GM. שים לב כי הסכומים צריכים להיות זהים.
- שדה "מרכז קרנות" – הזן את מרכז העלות של המענק כפי שהזנת בנתוני אב מענק בלשונית "אובייקטי עלות."
שים לב: הסכומים צריכים להיות זהים. ניתן לבדוק זאת ע"י עמודת סטטוס 
. במידה ומופיע רמזור ירוק ההזנה בוצעה בהצלחה.
3. לחץ על לחצן "שמור" --> תתקבל הודעת המערכת הבאה:
4. טעינת התקציב של קרן ZM1 רב שנתי נשמרה במערכת.
5. חזור על הפעולות בסעיפים 1-4 והזן באותו אופן את קרן ZB1 = שנתי. שים לב כי יש לתקצב סעיפי הכנסה והוצאה. בסיום לחץ על שמור. (באחריות מחלקת תקציבים וכלכלה).
6. חזור על הפעולות בסעיפים 1-4 והזן באותו אופן את קרן ZRM = שנתי משוחרר. שים לב כי יש לתקצב סעיפי הוצאה בלבד. בסיום לחץ על שמור. (באחריות מחלקת תקציבים וכלכלה).
טיפ: הזנת תקציב ידנית לא תומכת בבקרות חריגה. כדאי ומומלץ להשתמש בהזנת תקציב באמצעות אקסל כפי שמפורט בסעיף הבא.
יצירת מסמך תקציב לראשונה - טעינה מאקסל
דרך נוספת לטעינת תקציב בצורה יעילה וידידותית יותר הינה באמצעות אקסל.
התהליך:
הזנת קובץ אקסל --> טעינת קובץ לסאפ --> בקרת --> נתוני תקציב GM+FM נטענו למערכת במלואם.
טעינת קובץ אקסל מאפשרת לנו בקרה מצד המערכת לנתונים שאנו עתידים לקלוט.
סוגי בקרות:
א. טעינת נתונים במטבע של המענק – התראה במידה והוזן מטבע שונה ממטבע המענק.
ב. סיווגים ממומנים שגויים - הוזנו סיווגים ממומנים שלא הוגדרו כסיווגים ממומנים למענק.
ג. בקרת חריגה – תקציב שנתי חורג מתקציב ר"ש וכד'.
1. הזנת קובץ אקסל:
א. קובץ האקסל הינו קובץ ייעודי עם פורמט קבוע לא ניתן לשינוי כפי שמתואר בתמונה המצורפת.
ב. צור קובץ אקסל בהתאם לתמונה המפורטת מטה והזן את נתוני המענק שברצונך לתקצב.
ג. בעמודת סכום יש להקליד את סכום התקציב ללא מפריד אלפים.
ד. שים לב לחשיבות טעינת הסדר הכרונולוגי: רב שנתי --> שנתי --> משוחרר
ה. שמור את הקובץ תחת השם "מספר מענק + סוג הקרן" (לדוגמא 5000355 ר"ש)
ו. כל סוג קרן (שנתי, רב שנתי, משוחרר) יפתח כאקסל נפרד.
ז. ניתן לטעון מספר מענקים בכל סוג קרן ( במיוחד במקרים של סוף שנה).
ח. ניתן לטעון בכל אקסל שנה אחת.
ט. שמור את הקבצים בתיקייה ייעודית לטעינה לסאפ.
להלן סוגי התקציב שיוזנו לפעילויות סוגי הקרן השונים:
** טעינת תקציב לסוג מענק 50 מסוג קשרי חוץ מפורט בחוברת "מדריך למשתמש קשרי חוץ"
במידה והתכנית היא של תקציב שנתי, התכנית תבצע בדיקת חוקיות במטבע המענק כלהלן מול התקציב השנתי המקסימלי כדלקמן:
תהליך טעינת התקציב:
I. הכן קובץ אקסל לתקציב רב שנתי (במידה וקיים)
II. הכן קובץ אקסל לתקציב שנתי. שים לב כי בטעינת תקציב שנתי יש תמיד לבדוק את התקציב השנתי המקסימלי שניתן לתקצב לאותה שנה. במידה ויש חריגה, המערכת תיתן הודעת שגיאה ולא תקלוט את הקובץ המיועד.
III. הרץ את תוכנית השחרור (כפי שיפורט בהמשך).
2. טרנזקציה וטעינת אקסל לסאפ
א. כנס לטרנזקציה Yfmco_load_gm_budget
יתקבל המסך הבא:
ב. בשדה "שם הקובץ" בחר את הקובץ שברצונך לטעון.
ג. בחר בשדה "סוג הטעינה" את סוג הקובץ שברצונך לטעון.
ד. סמן את שדה "ריצת מבחן" כבקרה לפני שהנתונים נרשמים בספרים.
דוגמא להזנת נתונים:
- מענק מסוג 55 = שיפוצים.
- יש לתקצב סעיף הוצאה בתקציב ר"ש על פי סוג מענק כפי שמפורט בטבלה בעמוד 38
דוגמא לאקסל לפני טעינה:
ה. לחץ על לחצן "בצע" 
יתקבל המסך הבא:
ו. המהלך הושלם ללא שגיאות --> חזור על כל הפעולות ללא הרצת מבחן.
יתקבל המסך הבא:
ז. מסמכי התקציב נרשמו בספרים.
במידה וישנן שגיאות, המערכת תיתן התראה לגבי אופי השגיאה.
נעדכן את קובץ האקסל וננסה לטעון שנית.
דוגמאות לשגיאות בעת טעינת קובץ אקסל עם נתונים שגויים:
1. מטבע מענק שגוי:
2. סוג קרן שהוזן בקובץ אקסל לא הוזן כראוי.
ח. נכנס לטרנזקציה GR55--> סוג דו"חות : YGM4 נקבל את הנתונים הבאים שנטענו למערכת.
ט. בשנת 2018 הוזן לראשונה תקציב שנתי בגין שנת 2018 על סך של 500,000
מאחר ואנו טוענים תקציב שנתי לראשונה, אין מגבלה לגבי תקציב שנתי מקסימאלי.
י. התקציב השנתי נטען למערכת והתקבלו הנתונים הבאים:
יא. על מנת להתחיל לרשום הוצאה בפועל, יש להריץ תוכנית שחרור כפי שיפורט בפרק הבא.
שים לב:
צפייה בדוחות באמצעות טרנזקציה GR55
דו"ח YGM4 - דו"ח מטבי מקומי
דו"ח YGM5 - דו"ח במטבע המענק
תכנית שחרור
לאחר טעינת התקציב הרב שנתי והשנתי, אנו צריכים להריץ "תכנית שחרור".
תכנית שחרור למעשה "משחררת" את התקציב על פי קריטריונים שנקבעו מראש וזהו התקציב העומד לניצול בפני המשתמש וממנו תיגזר הבקרה התקציבית. (באחריות תקציבים וכלכלה).
בתכנית השחרור ניתן לשחרר מענק או מענק מסיבי.
תכנית השחרור תעבוד בג'וב לילי שתעבור על כל המענקים ותשחרר אותם בהתאם.
קריטריוני תוכנית השחרור הינם כדלקמן:
שים לב:
א. הכנסה בפועל = הכנסה שנה נוכחית על בסיס מצטבר (חשבוניות) + יתרת הכנסה
מראש/הכנסה לקבל.
ב. בסוגי מענק מסוימים, תוכנית השחרור מחייבת נתוני הכנסה בפועל. אחרת, לא תשחרר את הסכומים.
תהליך תוכנית השחרור:
i. לאחר טעינת תקציב שנתי, יש לבצע את תוכנית השחרור.
ii. התוכנית תבדוק את לכל סוג מענק את הקריטריונים הייחודים לו כפי שמפורט בטבלה.
iii. בסוגי מענקים מסוימים, במידה ובתקציב השנתי הוזנו מספר סיווגים ממומנים מסוג הוצאה, התוכנית תבדוק את החלק היחסי של כל סיווג מסך ההוצאות.
iv. על פי היחס שהתקבל בסעיף iii לכל סיווג ממומן מסוג הוצאה, תוכנית השחרור תקצה את הסכום לכל סיווג מממומן מהסכום שהתקבל בסעיף ii.
- שחרור עתידי – שחרור שנה הבאה.
- שחרור נוכחי – שחרור של שנה X+1 ששנת X נסגרה בספרים.(נמצאת בשנה X+1 ומשחררת)
על מנת להריץ את תכנית השחרור:
1. כנס לטרנזקציה YFM_BUD_REL
יתקבל המסך הבא:
התייחס לשדות הבאים:
- שנת תקציב - הזן את שנת התקציב שברצונך לשחרר
- מענק - הזן את מספר המענק
- סוג מענק - הזן את סוג המענק (בדוגמא שלפנינו = 55)
- סוג חישוב: א. שחרור עתידי
- ב. שחרור נוכחי
- הרצת מבחן - סמן את השדה על מנת לבצע בקרה לפני רישום בספרים.
2. בהמשך לדוגמא הקודמת, נקבל את הנתונים הבאים: (נבחרה אפשרות שחרור עתידי)
3. חזור על הפעולות, ללא הרצת מבחן.
4. הרץ דו"ח GR55 <-- YGM4
התקבלו הנתונים הבאים:
5. כשיש תקציב משוחרר, נוכל לרשום הוצאה בפועל (שלא חורגת מהתקציב המשוחרר) על סך 400,000
התקבלו הנתונים הבאים:
באותו אופן, נמשיך עם הדוגמא ונתקצב את השנה העוקבת = 2019. (X=2018).
A. יש לתקצב תקציב שנתי בגין שנת 2019 ולבדוק את המגבלה של "תקציב שנתי מקסימלי".
B. על פי החוקיות של סוג מענק 55 יש לבדוק כי תקציב שנתי מקסימלי עומד בחוקיות של תקציב
הוצאות רב שנתי פחות ביצוע מצטבר הוצאות עד שנה X. דהיינו,
תקציב שנתי מקסימלי: 600,000= 1,000,000-400,000
C. נבנה קובץ אקסל שנתי 2019 על סך 700,000 (=חריגה מתקציב מקסימלי)
נטען דרך תכנית טעינה ונקבל את ההודעה הבאה:
D. נטען דרך תכנית טעינה ונקבל את ההודעה הבאה.
המערכת מתריעה על חריגה שבוצעה בעת טעינת הקובץ. נעדכן שנית את הקובץ ל- 300,000 ונטען.
הסכום עומד בחוקיות המגבלה ונטען בהצלחה.
E. נכנס לטרנזקציה GR55 --> סוג דו"חות : YGM4 נקבל את הנתונים הבאים שנטענו למערכת.
F. נריץ את תכנית השחרור על מנת לבצע רישומים בפועל לשנת 2019
--> שים לב: נניח כי שנת 2018 הושלמה = על כן נבחר באפשרות שחרור נוכחי.
ניעזר בחוקיות כפי שמופיעה בטבלה לתקציב משוחרר מקסימלי.
תקציב משוחרר מקסימלי = תקציב הוצאות ר"ש פחות בצוע מצטבר הוצאות עד שנה X דהיינו,
תקציב משוחרר מקסימלי: 600,000= 1,000,000-400,000
מאחר וטענו תקציב שנתי של 300,000 ß מערכת תשחרר רק 300,000.
נקבל את הודעת המערכת הבאה:
G. נחזור על כל הפעולות ללא הרצת מבחן --> מסמך נרשם בספרים וניתן לבצע רישומים בפועל.
H. ניעזר בטרנזקציה GR55 <-- YGM4 נקבל את הנתונים הבאים:
--> שים לב: במידה ושנת 2018 טרם הסתיימה = נבחר שחרור עתידי.
ניעזר בחוקיות כפי שמופיעה בטבלה לתקציב משוחרר מקסימלי.
תקציב משוחרר מקסימלי = תקציב הוצאות ר"ש פחות בצוע הוצאות עד שנה X-1 פחות תקציב הוצאות X דהיינו,
תקציב משוחרר מקסימלי: 500,000= 1,000,000-500,000
מאחר וטענו תקציב שנתי של 300,000 --> מערכת תשחרר רק 300,000
נקבל את הודעת המערכת הבאה:
באותו אופן, כפי שפורט בדוגמא לעיל נטען את סוגי המענקים האחרים.
תהליך העבודה:
1. בחר את סוג המענק ובדוק את סוגי הקרן כפי שמפורט בטבלה (רב שנתי, שנתי) שיש לטעון למענק.
2. בעת טעינת סוג הקרן, שים לב לסעיפים (=הכנסה/הוצאה) שיש לטעון עבור כל סוג קרן.
3. בעת טעינת תקציב שנתי, בדוק את מגבלות תקציב שנתי מקסימלי. (= מערכת תתריע על חריגות ככל שיהיו).
4. היעזר בהרצת מבחן, לפני רישום סופי של מסמכי תקציב בספרים.
5. בעת הרצת תכנית שחרור, בדוק האם מדובר בשחרור נוכחי או עתידי.
6. בדוק את מגבלות תקציב משוחרר מקסימלי (= מערכת תתריע על חריגות ככל שיהיו).
7. היעזר בטרנזקציה GR55 <-- YGM4 לצפייה בדו"ח תקציב.
צפייה במסמך תקציב
צפיה במסמכי תקציב אפשרית לאחר שטענו את מסמכי התקציב למענק.
1. כנס לטרנזקציה GM_DISPLAY_BUDGET
ניתן להיכנס למסך דרך תפריט הניווט בצידו הימני של המסך הראשי במערכת.
חשבונאות --> ניהול סקטור ציבורי --> ניהול מענקים --> תקצוב --> מסמכי הזנה --> הצגת מסמך תקציב
GM_DISPLAY_BUDGET)).
2. עמוד על שדה "מספר מסמך" ולחץ על לחצן "חיפוש
יתקבל המסמך הבא:
3. עמוד על שדה "מספר מסמך" ולחץ על לחצן "חיפוש" 
4. בחר באפשרות "אפקטיבי"
5. יפתח המסך הבא:
6. הקלד את מספר המענק שברצונך להציג את מסמכי התקציב.
הקש Enter או לחץ על 
שבסרגל הכלים.
יתקבל המסך הבא:
7. בחר את מספר המסמך שברצונך להציג.
8. מסמך התקציב שבחרת יוצג על המסך.
יתקבל המסך הבא:
שינוי במסמך תקציב
- שינוי תקציב:
שינוי תקציב מתבצע ע"י יצירת מסמך תקציב חדש נוסף המפרט את השינויים (גידול/קיטון) בסיווגים הממומנים ובתקופות הזמן שאנו רוצים לבצע בהם את השינוי.
ככלל, לא ניתן לעדכן את השדות המצויים במסמך קיים, אלא ליצור מסמך חדש.
**חשוב - לא ניתן לבצע העברה תקציבית ממענק למענק.
על מנת לבצע שינוי היעזר בפרקים הקודמים של "יצירת מסמך תקציב" עדכן את הנתונים הרלוונטיים ושמור את המסמך.
**שים לב: יש להחיל את השינוי בתקציב GM+FM
- ביטול מסמך תקציב:
ביטול מסמך תקציב מתבצע על ידי יצירת מסמך נגדי המכיל את השינוי.
ככלל, לא ניתן לעדכן את השדות המצויים במסמך קיים, אלא ליצור מסמך חדש נגדי לו (תנועה נגדית לאיפוס המסמך).
**שים לב: יש להחיל את השינוי בתקציב GM+FM
פעולה זו למעשה נקראת במערכת "סטורנו".
- לביטול מסמך תקציב כנס לטרנזקציה GM_MODIFY_BUDGET
ניתן להיכנס למסך דרך תפריט הניווט בצידו הימני של המסך הראשי במערכת.
חשבונאות ß ניהול סקטור ציבורי ß ניהול מענקים ß תקצוב ß מסמכי הזנה ß שינויי מסמך תקציב
GM_MODIFY_BUDGET)).
יתקבל המסך הבא:
2. הקלד את מספר מסמך התקציב המבוקש לשינוי בשדה מספר מסמך או היעזר בלחצן "חפש"
למציאת המענק המבוקש. (היעזר בפרק של הקודם של "צפיה במסמך תקציב").
3. הקש Enter או לחץ על שבסרגל הכלים.
יתקבל המסך הבא:
לצורך הדוגמא, נבחר מסמך בסוג "תקציב משוחרר" שהרצנו תחת פרק "תוכנית השחרור"
במסך זה ניתן לבצע שינוי לסטטוס התקציב לחץ על "בטל" שבסרגל הכלים על מנת לשנות את סטטוס התקציב שנרשם. (שים לב שלפני השינוי המיועד סטטוס המסמך מוגדר כ"נרשם").
יתקבל המסמך הבא:
שים לב כי סטטוס המסמך השתנה לסטטוס "התחלתי".
וכן, סטטוס סטורנו השתנה לסטטוס "ביטול"
כמו כן, ניתן לראות כי הנתונים התהפכו בהתאם לפעולת הסטורנו שעדכנתי.
4. לחץ על לחצן "שמור" --> תתקבל הודעת המערכת הבאה:
5. פעולת ביטול המסמך ("סטורנו") בוצעה בהצלחה.
6. אם נריץ טרנזקציה GR55 <-- YGM4 למענק:
- פעולת ביטול המסמך ("סטורנו") כפי שתוארה לעיל אפשרית בהזנת תקציב "ידנית" שבוצעה ע"י המשתמש.
- במידה והזנת תקציב בוצעה באמצעות טעינה מאקסל יש לבצע את פעולת ה"סטורנו" באופן עקבי. יש לטעון קובץ אקסל חדש עם מספרים נגדיים למסמך המקורי ולטעון מחדש במערכת.
דוחות תקציב
תקציב לעומת התחייבות/נתוני בפועל (S_ALN_01000003)
- לצפייה בדו"ח התקציב כנס לטרנזקציה S_ALN_01000003
ניתן להיכנס למסך דרך תפריט הניווט בצידו הימני של המסך הראשי במערכת.
חשבונאות --> ניהול סקטור ציבורי --> ניהול מענקים --> מערכת מידע --> קשור-תקציב --> תקציב לעומת התחייבות/פרטי שורה בפועל ((S_ALN_01000003
יתקבל המסך הבא:
ניתן לשלוף את נתוני הדו"ח על פי החתכים הבאים: מענק בודד או קבוצת מענקים, לפי סיווג ממומן, תוכנית ממומנת ואפילו מממן.
2. נאכלס את הנתונים הרלוונטיים שברצוננו לשלוף את הדוח.
3. לחץ על להפקת הדו"ח.
בפעולה זו יתקבל המסך הבא:
בדו"ח ניתן לראות עבור כל מענק את פירוט התקציב אל מול ההוצאות בפועל.
- עמודת סכום תקציב - הזנת תקציב.
- עמודת חשבונית - כוללת רישומי חשבוניות, פקודת יומן וכו'.
- עמודת תקציב חשבונית - סכום תקציב מצטבר בניכוי החשבונית.
- עמודת פריטים פתוחים - כוללת סעיפי דרישות, שיריונים ידניים והזמנות.
- סכום זמין - סכום שנותר לניצול תקציב.
תקציב לעומת תקציב/נתוני בפועל ברמה מפורטת
דו"ח נוסף שמאפשר שליפה לפי נתוני תקציב למול נתוני בפועל למול יתרה בפועל ברזולוציה הכי גבוהה שיש.
- לצפייה בדו"ח התקציב כנס לטרנזקציה GMAVCOVRW
ניתן להיכנס למסך דרך תפריט הניווט בצידו הימני של המסך הראשי במערכת.
חשבונאות ß ניהול סקטור ציבורי --> ניהול מענקים --> תקצוב --> כלים --> בקרת זמינות ((GMAVCOVRW. בפעולה זו יתקבל המסך הבא:
ניתן לשלוף את נתוני הדו"ח על פי החתכים הבאים: מענק בודד או קבוצת מענקים או לפי תוכנית ממומנת או סיווג ממומן.
2. הקלד את הנתונים שברצונך לשלוף.
3. לחץ על להפקת הדו"ח.
בלחיצה זו יתקבל המסך הבא:
דוחות מענקים
ניהול מענקים - הצגת שורה (S_PLN_16000269)
דו"ח מפורט הכולל את רישומי הבפועל שנוצרו למענק: פקודות יומן, דרישות רכש,.
ניתן לראות את הסכום הכולל העומד לרות המענק.
1. לצפייה בדו"ח התקציב כנס לטרנזקציה S_PLN_16000269
ניתן להיכנס למסך דרך תפריט הניווט בצידו הימני של המסך הראשי במערכת.
חשבונאות --> ניהול סקטור ציבורי --> ניהול מענקים --> מערכת ניהול מענקים-הצגת שורה ((S_PLN_16000269
יתקבל המסך הבא:
דו"ח זה מאפשר לשלוף נתוני מענקים על פי חתך של אובייקטי המענק, תאריך רישום או סימוכין.
2. הזן את נתוני השליפה הרצויים
3. לחץ על להפקת הדו"ח.
בפעולה זו יתקבל המסך הבא:
אם נלחץ "דאבל קליק" על השורה, נוכל לראות את פקודת היומן שנרשמה בספרים.
דוח זה נותן הבחנה בין מטבע המענק לבין המטבע המקומי במידה ויש.
צירוף מסמכים למענק
בעת הצורך ביכולתך לצרף מסמך או אסמכתא נדרשת למענק.
1. לחץ על לחצן "שירותים עבור אובייקט" 
2. בחר בערךOpentext - מסמכים
3. לחץ על לחצן הוסף מסמך 
בלחיצה זו יפתח חלון 'הוספת מסמך'
4. לחץ על לחצן לצורך ייבוא המסמך
5. בחר את סוג המסמך המצורף
6. לחץ על לחצן OK
שים לב : הוספת מסמך למענק ניתן רק בעת עריכת/צפייה במענק (GMGRANT).