3bd7818dcd7e84f28c4ac4fd109b1c4d

קופות

רישום תקבול

תקבול בגין תרומה

תקבול לפי שווי כספי

החזר תקבול ללקוח ATL/KP02/=

העברה בין קופות

הפקדות

דוחות קופה - יתרת קופה KP07

הדפסת קבלה חוזרת (העתק) ATL/KP15/=

 

 

 

 

1.     כללי

ניהול חייבים - קופות ותקבולים

האוניברסיטה מקיימת שני מערכים שונים לטובת גבייה:

·         גבייה דרך האינטרנט (טרנזילה) באמצעות אשראי- בשיטה זו מבוצע תשלום ע"ב האינטרנט ובאותו מעמד מופקת הקבלה ללקוח (גם כן דרך הטרנזילה). בתהליך זה אין צורך לבצע תקבול במערכת ה - SAP. התקבול עצמו יירשם ב – SAP ע"ב דף בנק שיתממשק למערכת ה - SAP ממערכת Tranzila ויבצע רישום הכנסות.

·         גבייה באמצעות קופות באוניברסיטה-  בשיטה זו, מבוצע תקבול בקופה (ומופקת קבלה ללקוח) ובשלב השני תבוצע הפקדה לבנק. בקופות באוניברסיטה יופעלו שיטות התקבולים הבאות: מזומן, שיק והעברות בנקאיות וקבלה בשווי כספי.

·         עבור תרומות של רכוש בשווי כספי יש להפיק קבלה במידה והתורם דורש. בנוסף יש לבצע רישום חשבונאי של הכנסה כנגד הוצאה. לצורך כך הוגדרה שיטת תשלום העברה בשווי כספי, על כן, יש  להשתמש בשיטת תשלום של העברה בנקאית.
הרישום בקופה לא יתבצע לחשבון הלקוח אלא לחשבון הכנסה. בעת רישום המסמך, יש לבחור את החשבון המתאים. במידה והרכוש מוגדר כרכוש קבוע (לדוגמא דירה) יש לבצע היוון של ההוצאה לנכס כתהליך עוקב. יש לרשום פקודת יומן נוספת ולמיין את שורת הבנק לחשבון הכנסה.

 

באוניברסיטה יוקמו קופות קצה וקופה ראשית.

בקופות הקצה ירשמו התקבולים, הקופאי/ת הראשי/ת ת/יבצע העברה (משיכה) של התקבולים מקופות הקצה לקופה הראשית. לאחר מכן תבוצע הפקדה לבנקים מהקופה הראשית.

 

רישום תקבול

תקבול עם הקצאה

כאשר מתקבל תשלום מלקוח על בסיס חשבונית קיימת, יש להזין את מספר החשבונית במסך הפרמטרים.

הפעל טרנזקציה  /ATL/KP28=.  בהפעלה זו יתקבל מסך: מערכת קופה- הזנת תקבולים.

תמונה 1

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 1

הקש ENTER להמשך.

יתקבל מסך: תקבול מלקוח: נתונים כלליים

תמונה 2

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 2

טבלה 3

לחץ על מקש ENTER להמשך. בלחיצה זו יתקבל מסך: תקבול מקופאי: נתונים מפורטים

תמונה 3

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 4

לחץ על לחצן כפתור שמירה להמשך.  בלחיצה זו יפתח חלון:  תקבול מקופאי : נתונים מפורטים

המשך הגדרה

 

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 5

לחץ על לחצן עדכן שורה להמשך. בלחיצה זו תתקבל ההודעה מסמך   

כך תיראה הקבלה בתקבול מלקוח כנגד חשבונית קיימת:

הגדרת חשבון

תמונה 6

תקבול במזומן

על מנת לרשום תקבול במזומן בקופה, בצע את הפעולות הבאות:

הזן טרנזקציה  /ATL/KP28= או כנס אל הנתיב הבא:

תיקיית חשבונאות -> חשבונאות פיננסית <- פונקציות ספציפיות למדינה -> ישראל -> מערכות קופאי -> הגדרת תשתית קופות -> תשלומים ->  /ATL/KP28= – הזנת שלומים נכנסים

המשך הגדרה

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 6

לחץ על לחצן לקוח . בלחיצה זו יתקבל מסך: תקבולים מקופה: נתונים כלליים

המשך הגדרה

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 7

בסיום לחץ על לחצן ENTER להמשך. בלחיצה זו יתקבל מסך: תקבולים מקופאי: נתונים מפורטים

המשך הגדרה

התייחס לשדות הבאים:

 

טבלה 8

לחץ על כפתור אישור  לאישור או הקש  Enter במקלדת. בנוסף, לחץ על כפתור שמירה לשמירה, בלחיצה זו יתקבל מסך להזנת הערות שיופיעו בפלט של קבלה

הגדרת החשבון

בסיום הזנת הערות לחץ על כפתור אישור . בלחיצה זו תתקבל הודעה הבאה: מסמך

המשך הגדרה

צורך הדפסת הקבלה הזן טרנזקציה SP01. בלחיצה זו יתקבל מסך: בקר פלט: מסך בחירה לבקשת הדפסה

תמונה 12

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 9

לחץ על לחצן שעון להמשך.  בלחיצה זו יתקבל מסך: בקר פלט: רשימת

בקשות הדפסה

המשך הגדרה

ניתן לראות כי התקבלו שתי שורות מאחר וכי בבקשת הדפסה ביקשנו שני העתקים כשאחד הוא תמיד תמיד המקור והשני העתק. לחץ על סמן ה PDF  לצורך הצגת הקבלה.

המשך הגדרה

תקבול בהמחאה

על מנת לרשום תקבול בהמחאה בקופה, בצע את הפעולות הבאות:

הפעל טרנזקציה  /ATL/KP28= . בלחיצה זו יתקבל מסך: מערכת קופה- הזנת תקבולים.

המשך הסרה

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 10

לחץ על לחצן לקוח. בלחיצה זו יתקבל מסך: תקבולים מקופה: נתונים כלליים

המשך הסרה

 

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 11

לחץ על לחצן ENTER להמשך. בלחיצה זו יופיע המסך הבא:

סיום הסרה

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 12

לחץ על לחצן כפתור שמירה  לשמירה. בלחיצה זו יתקבל מסך להזנת הערות שיופיעו בפלט של קבלה

המשך הגדרה

 

 

לחץ על לחצן    כפתור אישור להמשך. בלחיצה זו תתקבל הודעה הבאה מסמך 1

המשך הגדרה

 

לצורך הדפסת הקבלה הזן טרנזקציה SP01. בלחיצה זו יתקבל מסך: בקר פלט: מסך בחירה לבקשת הדפסה

 

המשך הגדרה

התייחס לשדות הבאים:

 

טבלה 13

לחץ על לחצן שעון להמשך.  בלחיצה זו יתקבל מסך: בקר פלט: רשימת בקשות הדפסה

סיום הגדרה

 

ניתן לראות כי התקבלו שתי שורות מאחר וכי בבקשת הדפסה ביקשנו שני העתקים כשאחד הוא תמיד תמיד המקור והשני העתק. לחץ על סמן ה-PDF  לצורך הצגת הקבלה. קבלה בהמחאה לדוגמא:

תמונה 22

 

תקבול בהעברה בנקאית

 

 

בעת ביצוע תקבול בשיטת העברה בנקאית יחויב חשבון בנק הצל אוטומטית ויזוכה חשבון הלקוח. אין צורך לבצע הפקדה בשיטת תשלום "העברה בנקאית". לא ניתן להפיק דוחות קופה עבור שיטת תשלום זו מכיוון שאינה "עוברת" דרך הקופה. קבלה מופקת על ידי סימון הפקת קבלה בעת ביצוע התקבול.

על מנת לרשום תקבול בהעברה בנקאית בקופה, בצע את הפעולות הבאות:

 הפעל טרנזקציה  /ATL/KP28=. בלחיצה זו יתקבל מסך: מערכת קופה- הזנת תקבולים.

תמונה 23

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 14

 

לחץ על לחצן לקוח .בלחיצה זו יתקבל מסך: תקבולים מקופה: נתונים כלליים

תמונה 24

התייחס לשדות הבאים:

תמונה 25

לחץ על לחצן ENTER להמשך. בלחיצה זו יתקבל מסך: תקבול מקופאי: נתונים מפורטים

 

תמונה 26

התייחס לנתונים הבאים:

לחץ על לחצן כפתור שמירה להמשך

תמונה 27

הזן את שדות הבאים:

טבלה 15

 

לחץ על לחצן כפתור שמירה  לשמירה. בלחיצה זו יתקבל מסך להזנת הערות שיופיעו בפלט של קבלה

תמונה 28

 

לחץ על לחצן  כפתור אישור להמשך. בלחיצה זו תתקבל הודעה הבאה מסמך 1

תמונה 29

לצורך הדפסת הקבלה הזן טרנזקציה SP01. בלחיצה זו יתקבל מסך: בקר פלט: מסך בחירה לבקשת הדפסה

תמונה 30

 

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 16

לחץ על לחצן שעון להמשך.  בלחיצה זו יתקבל מסך: בקר פלט: רשימת בקשות הדפסה

תמונה 31

 

ניתן לראות כי התקבלו שתי שורות מאחר וכי בבקשת הדפסה ביקשנו שני העתקים כשאחד הוא תמיד תמיד המקור והשני העתק. לחץ על סמן ה PDF  לצורך הצגת הקבלה.

 

קבלה של העברה בנקאית:

תמונה 32

 

תקבול בגין תרומה

לרישום תקבול בגין תרומה סמן שדה מיוחד-"קבלה בגין תרומה" (אותה ניתן להפיק רק מהקופה הראשית).

תמונה 33

סוג מסמך של פקודת יומן שתירשם הוא סוג מסמך מיוחד DT-תרומות לקוח

תמונה 34

תמונה 35

לצורך הדפסת הקבלה הזן טרנזקציה SP01. בלחיצה זו יתקבל מסך: בקר פלט: מסך בחירה לבקשת הדפסה

תמונה 36

התייחס לשדות הבאים:

טבלה 17

לחץ על לחצן שעון  להמשך.  בלחיצה זו יתקבל מסך: בקר פלט: רשימת בקשות הדפסה

תמונה 37

ניתן לראות כי התקבלו שתי שורות מאחר וכי בבקשת הדפסה ביקשנו שני העתקים כשאחד הוא תמיד תמיד המקור והשני העתק. לחץ על סמן ה PDF  לצורך הצגת הקבלה.  כך תראה קבלה עבור תרומה:

תמונה 38

תקבול לפי שווי כספי

 

על מנת להזין את השווי הערך הכספי הזן טרנזקציה /ATL/KP28= ולמלא את מסך הפרמטרים כפי שהוסבר בפרק קודם.  לאחר הזנת מסך הפרמטרים לחץ על מקש ENTER במקלדת.

בלחיצה זו יתקבל מסך: תקבול מקופאי: נתונים מפורטים

תקבול

 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

לחץ על לחצן שמירה לשמירה. בלחיצה זו יפתח חלון: תקבול מקופאי: נתונים מפורטים

חלון "תקבול מקופאי: נתונים מפורטים":

תקבול

 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

לחץ על לחצן כפתור אישור להמשך. בלחיצה זו יפתח חלון: הערות למסמך.

הערות

במסך זה ניתן להזין הערות  אשר יופיעו על גבי הקבלה. בנוסף, תתקבל ההודעה:

הודעה

 

לצורך הדפסת הקבלה הזן טרנזקציה SP01. בלחיצה זו יתקבל מסך: בקר פלט: מסך בחירה לבקשת הדפסה

בקר פלט

 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

לחץ על לחצן לחצן להמשך.  בלחיצה זו יתקבל מסך: בקר פלט: רשימת בקשות הדפסה

בקר פלט

 

ניתן לראות כי התקבלו שתי שורות מאחר וכי בבקשת הדפסה ביקשנו שני העתקים כשאחד הוא תמיד תמיד המקור והשני העתק. לחץ על סמן ה- PDF  לצורך הצגת הקבלה.

כך תיראה הקבלה בגין תקבול שווי כספי:

קבלה

החזר תקבול ללקוח ATL/KP02/=

 

במקרים של  ביטול תקבול או החזר תקבול ללקוח השתמש בטרנזקציה  /ATL/KP02= (החזר תקבול רק בקופה ראשית או בהרשאות).

אין לבצע סטורנו למסמך תקבול במזומן, המחאה (למעט תקבול בהעברה בנקאית, שכן אינו נרשם לחובת  קופה)

בפרק זה יודגם החזר תקבול בהמחאה, התהליך זהה בשיטות תשלום מזומן או צ'ק.

על מנת לבצע החזר של המחאה מהקופה ללקוח, בצע את הפעולות הבאות:

הפעל טרנזקציה החזר תקבול=/ATL/KP02 . בהפעלה זו יתקבל מסך: מערכת קופאי- החזר תשלום להזנת לקוח.

מערכת קופאי

 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

לחץ על לחצן לקוח .במידה והתקבול היה למול ספק יש ללחוץ על ספק לטובת ההחזר אליו.

 

יתקבל מסך: החזר תשלום ללקוח: נתונים כלליים.

החזר תקבול

 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

שדות

לחץ על לחצן כפתור אישור לאישור או הקש  Enter במקלדת. בלחיצה זו יתקבל מסך:
החזר תשלום ללקוח: פירוט נתונים.

החזר תקבול

 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

שדות

 

הערה

פרטי הצ'ק בהחזר חייבים להיות זהים לפרטי הצ'ק בתקבול אחרת לא יהיה ניתן לבצע את ההחזר.

במידה ואחד מפרטי השיק לא מוזן נכון, תתקבל הודעה:

הודעה

 

מסך להזנת הערות שיופיעו בפלט של קבלה

החזר תקבול

לחץ על לחצן לאישור או הקש  Enter במקלדת. לאחר מכן, לחץ על שמירה לשמירה.

בלחיצה זו תתקבל הודעה הבאה הודעה

 

לצורך הדפסת הקבלה הזן טרנזקציה SP01. בלחיצה זו יתקבל מסך: בקר פלט: מסך בחירה לבקשת הדפסה

בקר פלט

 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

לחץ על לחצן לחצן להמשך.  בלחיצה זו יתקבל מסך: בקר פלט: רשימת בקשות הדפסה

בקר פלט

 

ניתן לראות כי התקבלו שתי שורות מאחר וכי בבקשת הדפסה ביקשנו שני העתקים כשאחד הוא תמיד תמיד המקור והשני העתק. לחץ על סמן ה PDF  לצורך הצגת הקבלה. כך יראה הפלט של קבלה (החזר תקבול)

קבלה

העברה בין קופות

 

קיימות שתי טרנזקציות לביצוע העברות בין קופות:

  • העברת מזומן KP17
  • העברות המחאות וכרטיסי אשראי KP23

הערה

ניתן לבצע העברה של כל "שיטות תשלום" מתוך מסך של יתרת קופה =ATL/KP07/

דוח יתרות

העברות בין קופות: המחאות 

על מנת לבצע העברה אוטומטית מקופה לקופה, בצע את הפעולות הבאות:

הזן טרנזקצייה  /ATL/KP23=

יתקבל מסך: העברת תשלום: נתונים כלליים.
העברות

 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

לחץ על לחצן בצע

יתקבל מסך: העברה של תשלום בכרטיס אשראי ובשיק

העברה

סמן את השורות שברצונך להעביר.

לחץ על בצע לביצוע העברה או  ביצוע והדפסה לביצוע העברה והדפסה אסמכתא העברה.

 

יתקבל מסך: דוח העברה/הפקדת תשלומים בבנק.

דוח

העברות בין קופות: מזומן

 

להעברת מזומן בין הקופות הפעל טרנזקצייה /ATL/KP17=

העברת תשלום

 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

לחץ על לחצן בצע לביצוע העברה או על לחצן  ביצוע והדפסה לביצוע העברה והדפסה אסמכתא העברה.

הפקדות

הפקדת שיקים מהקופה המרכזית KP41/KP24

על מנת לבצע הפקדת שיקים מהקופה המרכזית, בצע את הפעולות הבאות:

הזן את טרנזקציית הפקדת צ'קים=/ATL/KP41  או הפקדת צ'קים דחויים =ATL/KP24/.
חשוב להבהיר כי כעובדים באוניברסיטה אינכם מבצעים פעולה של הפקדת צ'קים דחויים ועל כן צ'קים יופקדו במועד פירעונם.
 

לאחר הזנת הטרנזקציה יתקבל מסך: פיקדון בנק של תשלום שיק: נתונים כלליים

פיקדון בנק

 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

שדות

לחץ על לחצן בצע לצפייה ברשימת ההמחאות אשר ניתנות להפקדה מהקופה המרכזית.

תשלום שיק

 

יש לסמן את הצ'קים הנדרשים להפקדה

לחץ על לחצן ביצוע והדפסה בלחיצה זו תתקבל ההודעה הודעה

הפקדת מזומן KP18

 

לצורך הפקדת מזומן מהקופה לבנק, בצע את הפעולות הבאות:

הזן את טרנזקציה הפקדות מזומן =/ATL/KP18

יתקבל המסך: פיקדון בנק של תשלום במזומן: נתונים כלליים

פיקדון

 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

לחץ על לחצן לחצן להמשך

יתקבל המסך: תשלום במזומן: תצוגה עבור פיקדון בנק של תשלום במזומן

תשלום במזומן

 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

לחץ על לחצן בצע לביצוע פעולה או על לחצן ביצוע והדפסה לביצוע פעולה עם הדפסת פלט.

ביטול הפקדת המחאה לבנק (טרם הפקדה פיזית לבנק)

על מנת לבצע ביטול של הפקדת שיקים מהקופה לבנק בטרם הפקדתם פיזית בבנק, בצע את הפעולות הבאות:

בחר בטרנזקציה =/ATL/KP44.

יתקבל מסך: סטורנו מסמך קופה: הפקדת המחאה.
סטורנו

 

התייחס לשדות הבאים:

שדות

שדות

1. לחץ על לחצן לחצן לביצוע. בלחיצה זו יופיע מסך אשר מפרט את כל השיקים אשר בוטלו במסמך.

2. לחץ על לחצן חזרה או על מקש F3 במקלדת לחזרה למסך קודם.

3. הסר את סימון ה- V משדה הצגה לפני סטורנו.

4. לחץ על לחצן לחצן לביצוע.

 

יתקבל מסך: סטורנו מסמך קופה: הפקדת המחאה.

סטורנו

דוחות קופה - יתרת קופה KP07

 

על מנת לצפות ביתרת הקופה, בצע את הפעולות הבאות:

בחר בטרנזקציה =/ATL/KP07

יתקבל מסך: דו"ח יתרות קופה.

דוח

 

התייחס לשדה הבא:

שדה

 

ניתן לצפות ביתרת מספר קופות במקביל על ידי בחירה מרובה באפשרויות הזנת מספר הקופה.

לחץ על לחצן לביצוע.
יתקבל מסך: דו"ח יתרות קופה.

דוח

במסך זה מפורטים סך הסכומים לכל שיטת תשלום.

הערה:

במידה ובקופה ישנה יתרה- יופיע הסימן סימן (אדום) לצד שיטת התשלום הרלוונטית.

במידה וכספי הקופה הופקדו או לא קיים כסף בקופה- יופיע הסימן סימן (ירוק) לצד שיטת התשלום הרלוונטית.

לחץ לחיצה כפולה על השורה על מנת לצפות בפירוט המסמכים החשבונאיים שנוצרו מקליטת התקבולים לקופה ומההפקדות (כלומר, Drill-Down לתוך כרטיס הנה"ח של הקופה, באותה שיטת תשלום).

יתקבל מסך: תצוגת פריט שורת חשבון G/L.

שורת חשבון

לחץ על לחצן חזרה בכדי לחזור למסך קודם.

להגיע ישירות מדוח יתרת קופה לפעולת ההפקדה על ידי לחיצה על הלחצנים:

הפקדה העברה

הדפסת קבלה חוזרת (העתק) ATL/KP15/=

קבלה

 

הזן שדות הבאים:

שדות

לחץ על לחצן לחצן להפעלת הדפסה.

 

קובץ PDF להורדה

מדריך למשתמש קופות