מודול FM – הקדמה
מבוא למודול -בקרה תקציבית FM
המערכת הפיננסית ב- SAP כוללת את הספר הראשי, ספרי עזר לספר הראשי (לקוחות, ספקים, נכסים) וכן, מודול הבקרה, התקציב והגזברות.
מודול התקציב = Fund Management משמש לניהול תקציב ובקרה תקציבית. המודול מאופיין באינטגרציה עם המודולים השונים: רישום דרישות רכש (MM), רישום הזמנות רכש וחשבוניות לוגיסטיות (MM), העתקת תכנון תקציב (CO) ורישום חשבוניות פיננסיות (FI).
המקור להתחייבויות הן דרישות רכש והזמנות רכש. המקור לרישומים בפועל הם מסמכי ביצוע לוגיסטיים: קבלות טובין וחשבוניות, ומסמכים פיננסיים.
כל תנועה בסעיפי התקציב שהוגדרו כסעיפים מבוקרים עוברת תהליך של בדיקת זמינות תקציב. במידה והתנועה גורמת לחריגה תקציבית מתבצעת התראה / חסימה בהתאם להגדרות שנקבעו במערכת.
ספר בקרה –Availability Control Ledger
ספר הבקרה משמש ב FM לחישוב היתרה התקציבית ועליו מתבססת בקרת הזמינות.
כל ספר בקרה כולל סט כללים המגדירים כיצד תנוהל הבקרה התקציבית בספר זה.
בין היתר מוגדרים הנושאים הבאים:
- בקרה מול תקציב מזומנים או תקציב התחייבויות
- אילו סוגי תקציב נכללים בספר הבקרה. סוגי התקציב יכולים להיות סוגי תקציב רגיל (שנתי) או משוחרר. סוג תקציב המשתתף בבקרה התקציבית מכונה תקציב נצרך.
- אילו סוגי רישום (סוגי ערך) נכללים בספר הבקרה.
- הגדרת אובייקטי הבקרה -באמצעות אסטרטגיית אובייקטי הבקרה המהווה אוסף של כללי גזירה. לספרים שונים יכולים להיות אובייקטי בקרה שונים. ספר הבקרה מאגד את הנתונים פיסית (בטבלאות) ברמה של אובייקטי הבקרה והוא מחשב את היתרה הזמינה עבור כל אובייקט.
- הגדרת פרופיל הבקרה (הקובע את סוג הבקרה) עבור כל אובייקט בקרה, באמצעות אסטרטגיית קביעת פרופיל הבקרה, המהווה אוסף של כללי גזירה.
- בקרה ברמה שנתית או ברמה רב-שנתית (מצטברת / כוללת).
ניתן להגדיר מספר ספרי בקרה שונים ובכך ליצור מספק חוקות בקרת זמינות במקביל. עבור אותה פעולה (לדוגמא – רישום הזמנת רכשׂ) כל ספר יבצע את הבקרה שלו ויפיק הודעות שגיאה או התרעה משלו. על מנת לבצע את הפעולה יש להצליח בבקרות של כל ספרי הבקרה.
בקרת הזמינות תופעל על כל הפעילויות הרישומיות הנעשות מול סעיפים תקציביים: דרישות רכש, הזמנות רכש (כולל מכירות פנימיות), קבלות טובין, חשבוניות לוגיסטיות, מסמכי EMF, מסמכים פיננסיים הנרשמים מול סעיפי תקציב, תהליכי תקצוב (מכיוון שהקטנת תקציב או העברה יכולים לגרום לחריגה תקציבית).
הבקרה תבוצע על כל אוכלוסיית מרכזי הקרנות ופריטי ההתחייבות.
יוצא דופן לכתוב מעלה הם סעיפים שיוגדרו כסטטיסטיים (ברמת פריט ההתחייבות) ולכן אינם עוברים בקרה תקציבית כגון פחת, שערוך וכד'. רישומים סטטיסטיים כהגדרה לא עוברים בקרה תקציבית. המטרה של רישומים אלו היא רק בקרת שלמות מול ה – FI.
פרופילי בקרה- באוניברסיטה
באוניברסיטה קיימים שלושה פרופילי בקרה:
- חסימה ב – 100% והתרעה ב % 80 המימוש.
- התרעה ב – 100% עבור כל הפעילויות למעט התחייבות EMF. עבור מסמכי EMF תהיה חסימה ב – 100%. פרופיל זה יוגדר עבור סעיפים מסוימים כגון צריכות, שכר, מלגות, קק"מ, פיצויים. פרופיל זה יוגדר באמצעות כללי גזירה באסטרטגית קביעת הפרופיל המוגדר לספר הבקרה.
- פרופיל ללא בקרה כלל עבור מהלכים כגון העמסות בהן לא נדרשת בקרה כלל.
בסעיפים בהם הוגדרה חסימה לא תהיה אפשרות של חריגה מהתקציב המשוחרר.
על מנת לאפשר את ביצוע הפעולה במקרה חסימה הטיפול יהיה:
- העברת תקציב מסעיפי רזרבה יחידתית (חשבים).
- העברת תקציב מרזרבה כללית (מחלקת תקציבים).
- העברה תקציבים בין קבוצות חליפיות שונות (תקציבים).
לא תתאפשר פריצה ממסגרת התקציב אלא ע"י אישור הנהלה במקרים חריגים, ואז תתבצע הגדלת תקציב ללא מקור ע"י מחלקת תקציבים וכלכלה.
- חליפיות:
בפריטי התחייבות שמאוגדים בקבוצות חליפיות (כגון תקציבי עבודה, סגל זוטר, מלגות, סגל אקדמי, וסגל מנהלי של פקולטה) רמה הבקרה תהיה על כלל הקבוצה.
בפריטי התחייבות שלא שייכים לקבוצת חליפיות הבקרה תהיה על הסעיף הבודד.
על מנת לצפות בבקרה התקציבית יש להכנס לטרנזקציה S_KI4_38000344
יפתח מסך:
בטרנזקציה זו הוגדרו, על פי הכללים אותם קבעו בפרויקט זה שלושה פרופילי "דרגת חופש".
יתקבל המסך הבא:
בכל פרופיל מוגדרים התנאים הבאים :
ספר הבקרה הינו אוסף של כללים וחוקים , ועליו מתבססת בקרת הזמינות כפי שתוארה בפרק הקודם
להלן ספרי בקרת חשבונות במודול ה FM
מילון מונחים למודול FM
מסמכי תקציב (FMBB)
ככלל הקמת התקציב במערכת תעשה במהלך יזום של טעינה.
עם זאת במהלך שנת התקציב השוטפת שינויים יוזנו באופן ידני באמצעות הטרנזקציה שלהלן:
הזנת תקציב
להזנת תקציב, הכנס לטרנזקציה, באמצעות הקלדתה (FMBB), או בעזרת פתיחת התיקיות הבאות:
חשבונאות > ניהול סקטור ציבורי > ניהול קרנות > תקצוב > מערכת בקרת תקציבי - BCS > מסמכי הזנה > FMBB.
בהתאם לסוג המסמך שייבחר יוזן תקציב שנתי בלבד, תקציב משוחרר בלבד או תקציב שנתי + יצירה אוטומטית של שורות תקציב שנתי בגובה התקציב השנתי.
מוצג מסך יצירת Workbench של תקצוב:
התייחס לשדות הבאים:
עבור ללשונית 
התייחס לשדות הבאים:
התייחס לשדות הבאים בבלוק שורות:
לצורך בדיקת המסמך לחץ 
.
תוצג ההודעה הבאה:
במידה ונבחר סוג מסמך D3 – D7 שים לב לשורות האוטומטיות שנוצרו עבור שחרור (באפור).
להצגת הפצה לפי תקופות בבלוק שורות סמן את השורה הרצויה ואז לחץ 
.
מוצג במסך הבא:
לחזרה לחץ על 
או F3.
אפשרויות רישום המסמך:
שמירת המסמך בהמתנה - שמירה בסטטוס ממתין לאישור, לחץ על 
.
במסמך ממתין - נדרש אישור על מנת להפוך את המסמך למאושר. בד"כ משמש כאשר הגורם המאשר שונה מהגורם המזין.
שמירת המסמך מוחזק - שמירה בסטטוס זמני למשתמש בלבד , לחץ על 
.
מסמך מוחזק עדיין לא מקבל מספר מסמך ובד"כ משמש לשמירת ביניים.
מתקבל החלון הבא:
הזן מספר מסמך זמני.
מסמך העברת תקציב
כללי – מסמך העברות תקציב.
להזנת העברת תקציב, הכנס לטרנזקציה, באמצעות הקלדתה (FMBB), או בעזרת פתיחת התיקיות הבאות:
חשבונאות > ניהול סקטור ציבורי > ניהול קרנות > תקצוב > מערכת בקרת תקציבי - BCS > מסמכי הזנה > FMBB.
מוצג מסך יצירת Workbench של תקצוב.
התייחס לשדות הבאים:
עבור ללשונית 
התייחס לשדות הבאים:
התייחס לשדות הבאים בבלוק שורות:
לצורך בדיקת המסמך לחץ 
.
תוצג ההודעה הבאה:
רישום מסמך תקציב עם סימוכין
כללי – רישום מסמך תקציב באמצעות העתקה ממסמך קיים.
הכנס לטרנזקציה, באמצעות הקלדתה (FMBB), או בעזרת פתיחת התיקיות הבאות:
חשבונאות > ניהול סקטור ציבורי > ניהול קרנות > תקצוב > מערכת בקרת תקציבי - BCS > מסמכי הזנה > FMBB.
מוצג מסך יצירת Workbench של תקצוב.
בחר בתפריט מערכת : מסמך > צור לפי סימוכין.
מתקבל המסך הבא:
התייחס לשדות הבאים:
לחץ Enter או לחץ על 
.
מתקבל המסך הבא:
שים לב – נתוני מסמך הסימוכין יוזנו במסך.
אפשרויות רישום המסמך.
שמירת המסמך בהמתנה - שמירה בסטטוס ממתין לאישור, לחץ על 
.
שמירת המסמך מוחזק - שמירה בסטטוס זמני למשתמש בלבד , לחץ על 
.
הזן מספר מסמך זמני.
לרישום המסמך לחץ על הלחצן 
לשמירה.
בשורת המצב מתקבלת ההודעה הבאה:
יצירת מסמך תקציבי סטורנו
כללי – היפוך מסמך תקציב.
הכנס לטרנזקציה, באמצעות הקלדתה (FMBB), או בעזרת פתיחת התיקיות הבאות:
חשבונאות > ניהול סקטור ציבורי > ניהול קרנות > תקצוב > מערכת בקרת תקציבי - BCS > מסמכי הזנה > FMBB.
מוצג מסך יצירת Workbench של תקצוב.
פתח את חלונית סקירת מסמך ע"י הקלקה על 
.
פתח את תיקיית נרשם : שים לב יתקבלו מספרי כל המסמכים שנרשמו.
לחץ לחיצה כפולה על מספר המסמך הדרוש להיפוך (סטורנו) סופי.
מתקבל המסך הבא:
שים לב: נתוני המסמך יוזנו לשורות.
בחר בתפריט מערכת: מסמך > בטל:
מתקבל המסמך הבא:
שים לב- מתקבל מסמך הפוך למסמך המקורי.
לרישום מסמך הסטורנו לחץ על .
בשורת ההודעות תתקבל ההודעה הבאה:
צירוף מסמכים- OPEN TEXT
ניתן להזין הערות טקסט או לצרף מסמכים למסמך תקציב.
הכנס לטרנזקציה, באמצעות הקלדתה )FMBB(, או בעזרת פתיחת התיקיות הבאות:
חשבונאות > ניהול סקטור ציבורי > ניהול קרנות > תקצוב > מערכת בקרת תקציבי - BCS > מסמכי הזנה > FMBB.
מוצג מסך יצירת Workbench של תקצוב.
מתקבל המסך הבא:
לחץ לחיצה כפולה על המסמך הרצוי ובחר בתפריט העליון את האפשרות Open Text -מסמכים:
יתקבל:
במסך זה ניתן לצרף\להוסיף : מסמכים עסקים, הערות וקבצים מקומיים.
בכדי לצרף מסמך עסקי לחץ על 
.
גרור את המסמך או בחר מהתיקייה.
בחר את סוג המסמך הרלוונטי. ניתן להוסיף הערה ותאריך מסמך.
לחץ על 
.
במידה ונרצה למחוק את המסמך יש לסמן את השורה וללחוץ 
.
במידה ונרצה לערוך את המסמך יש לסמן את השורה וללחוץ 
.
לחיצה כפולה על השורה תפתח את המסמך\הערה:
הצגת מסמך תקציב
הכנס לטרנזקציה, באמצעות הקלדתה ((FMEDD, או בעזרת פתיחת התיקיות הבאות:
חשבונאות < ניהול סקטור ציבורי < ניהול קרנות < תקצוב < מערכת בקרת תקציבי - BCS < מסמכי הזנה < הצג FMEDD.
מוצג מסך הצגת מסמך הזנה.
מתקבל המסך הבא:
הזן שנת כספים ומספר מסמך (ניתן לחפש בבועית החיפוש).
לחץ על 
. יתקבל:
תקצוב בעזרת קובץ טעינה
הכנס לטרנזקציה, באמצעות הקלדתה )FMPLUP(, או בעזרת פתיחת התיקיות הבאות:
חשבונאות < ניהול סקטור ציבורי < ניהול קרנות < תיקצוב < מערכת בקרת תקציב –BCS < כלים < תכנון < FMPLUP-העלאת נתונים מאקסל.
מומלץ להשתמש בוריאנט שיוקם לצורך העניין.
מתקבל המסך טעינה גמישה:
התייחס לשדות הבאים:
להלן תצלום, קובץ האקסל, המיועד לצורך טעינת תקציב (שורות 8-9 לדוגמא) למערכת ה SAP:
שדות לעדכון באקסל:
שנה.
מרכז קרנות, פריט התחייבות, מענק, קרן, סכום.
יש להזין תקציב הוצאה כסכום שלילי ותקציב הכנסה כסכום חיובי.
יש לשמור את האקסל כקובץ csv comma delimited.
שחרור תקציב
הכנס לטרנזקציה, באמצעות הקלדתה (FMMPRELEN(, או בעזרת פתיחת התיקיות הבאות:
חשבונאות < ניהול סקטור ציבורי < ניהול קרנות < תיקצוב < מערכת בקרת תקציב –BCS < כלים < מסמכי הזנה < FMMPRELEN-שחרר נתוני תקציב.
מומלץ מאוד להשתמש בווריאנט שיוקם לצורך העניין ולשנות רק שדות מסוימים בהתאם לצורך.
התייחס לשדות הבאים:
נתונים נוספים:
לחץ על
לניתוח שגיאות לחץ 
.
לביצוע השחרור בפועל חזור אחורה ו"במצב ביצוע" בחר ב
העתקת תקציב
הכנס לטרנזקציה, באמצעות הקלדתה )FMCYLOADN(, או בעזרת פתיחת התיקיות הבאות:
חשבונאות < ניהול סקטור ציבורי < ניהול קרנות < תיקצוב < מערכת בקרת תקציב –BCS < כלים < מסמכי הזנה < FMCYLOADN-צור נתוני תקציב.
מומלץ להשתמש בווריאנט שיוקם לצורך העניין.
התייחס לשדות הבאים:
נתונים נוספים:
לחץ על
לניתוח ההודעות לחץ .
לביצוע העתקה בפועל חזור אחורה ובחר ב
גזירת הקצאת חשבון
לכניסה לטרנזקציית גזירת הקצאת חשבון, באמצעות הקלדתה )FMDERIVER(, או בעזרת פתיחת התיקיות הבאות: חשבונאות < ניהול סקטור ציבורי < ניהול קרנות < נתוני אב < שימוש באלמנטים של הקצאת חשבון < עבד גזירה של הקצאת חשבון FMDERIVER
מתקבל המסך הבא:
בחר את סוג קבוצת כלל הגזירה ע"י לחיצה כפולה על שורה.
לדוגמא : חשבון GL לפריט התחייבות רבים ל:1 .
מתקבל המסך הבא:
לחץ על עריכת הכל.
יתקבל:
להלן הפעולות המתאפשרות ממסך זה:
תהליך רכש אינטגרטיבי
בפרק זה נדגים תהליך רכש אינטגרטיבי משלב הזמנת הרכש עד לשלב החשבונית.
את התהליך נלווה תוך הסתכלות על דו"ח תקציב.
שלב 1- נסתכל על יצירת הזמנת הרכש, טרנזקצייה ME21N.
הזמנה זו היא לצריכה ישירה למק"ט – שירות.
לכל מק"ט (חומר בשפת המערכת) קיים סיווג והערכה אשר קובע את חשבון הGL שאליו משויך החומר.
במקרה שלנו חומר 300000431 קבע את חשבון G\L 6012000 = לפריט התחייבות (במרבית המקרים קשר 1:1).
בהזמנה זו הזנו את מרכז העלות AC113004 = למרכז קרנות (קשר 1:1).
במקרה זה המערכת תבדוק האם יש תקציב בצומת מרכז קרנות + פריט התחייבות (AC113004+6012000).
במקרה שאין תקציב כאשר תתבצע שמירה להזמנה יתקבל:
המערכת נותנת הודעת שגיאה ומציינת את הכתובת שבה חסר התקציב.
נתקצב את הכתובת התקציבית (ראה פרק 5).
לאחר התקצוב ניגש לדו"ח תקציב GR55 (ראה חוברת דו"חות).
נלחץ
יתקבל:
ניתן לראות שיש תקציב משוחרר.
לאחר שמירת ההזמנה יתקבל:
ניתן לראות שנוספה ההתחייבות ויתרת התקציב קטנה בגובה ההתחייבות.
כמו כן ניתן לראות שעמודת הפועל ריקה (מאחר ועדין לא בוצעה קבלת טובין).
לאחר אישור הזמנת הרכש בסבב האישורים וקבלת הטובין במלואה
יתקבל הדו"ח:
ניתן לראות שההתחייבות עברה לטור בפועל.
המשך התהליך הינו בקבלת החשבונית. ככלל תהליך החשבונית לא משנה את יתרת הבפועל למעט אירועים של שינוי (כמות\ מחיר) בן החשבונית לקבלה בגבולות הסיבולת שהוגדרו במקרה זה הדלתא תיוצג בכתובת התקציבית המקורית.
נלחץ לחיצה כפולה על הערך בטור בפועל.
לחיצה כפולה על המסומן בצהוב:
ניתן לראות את מסמך הFM.
לחיצה כפולה על השורה:
ניתן לראות את המסמך הפיננסי.
בכדי לראות את כל המסמכים שנוצרו:
מהלכי סוף שנה
העברת התחייבויות
הכנס לטרנזקציה, באמצעות הקלדתה )FMJ2(, או בעזרת פתיחת התיקיות הבאות:
חשבונאות < ניהול סקטור ציבורי < ניהול קרנות < פונקציות נוספות < פעולות סגירה < התחייבויות / בפועל < העברת התחייבויות קדימה < העבר קדימה מסמכים FMJ2
מומלץ להשתמש בווריאנט שיוקם לצורך העניין.
התייחס לשדות הבאים:
העברה באופן ידני מסמכים שהופחתו באופן מלא
הכנס לטרנזקציה, באמצעות הקלדתה )FMJ0(, או בעזרת פתיחת התיקיות הבאות:
חשבונאות < ניהול סקטור ציבורי < ניהול קרנות < פונקציות נוספות < פעולות סגירה < התחייבויות / בפועל < העברת התחייבויות קדימה < העבר קדימה באופן ידני מסמכים שהופחתו באופן מלא FMJ0
מומלץ להשתמש בווריאנט שיוקם לצורך העניין.
הערה – בד"כ לא נשתמש בטרנזקציה זו ונעביר קדימה רק התחייבויות שיתרתם שונה מאפס ב – FMJ2.
נעביר התחייבויות ביתרה אפס רק במקרה שנדרש לשנות התחייבות שהופחתה במלואה והמערכת דורשת זאת.
התייחס לשדות הבאים:
.
ביטול העברה קדימה של פריטים פתוחים
הכנס לטרנזקציה, באמצעות הקלדתה )FMJ2(, או בעזרת פתיחת התיקיות הבאות:
חשבונאות < ניהול סקטור ציבורי < ניהול קרנות < פונקציות נוספות < פעולות סגירה < התחייבויות /בפועל < העברת התחייבויות קדימה < בטל פעולה FMJ3
מומלץ להשתמש בווריאנט שיוקם לצורך העניין.
התייחס לשדות הבאים:
קובץ PDF להורדה