הנחיות לשימוש במערכת זום עבור יצירת מפגש – סגל מנהלי

שימו לב!

 

בעקבות מספר מקרים של הפרעה למהלך התקין של הרצאות, החל מ-31.5.2020 ישונו מספר הגדרות במפגשי Zoom:

1. ברירת המחדל לשיתוף מסך תהיה רק באישור של המארח.
2. ברירת המחדל לכניסה למפגש תהיה דרישה להתחברות לחשבון הזום (Only authenticated users can join).
3. בעת שיתוף מסך יופיע "סימן מים" עם כתובת הדוא"ל של משתף המסך.

את כל ההגדרות הנ"ל יהיה ניתן לשנות אם צריך, בהתאם לאופי המפגש.

...................................................................................................................................................................................................................

 

כל הסגל המנהלי באוניברסיטה העברית קיבל רישיון מוסדי לעבוד עם זום.

הרישיון המוסדי יאפשר לכם לקבוע פגישות במשך זמן בלתי מוגבל ועד ל 300 משתתפים, לבחור האםעם להקליט את הפגישות ולערות בפנופטו.

 

מדריכי זום ופנופטו מתקדמים נמצאים באתר יה"ל 

 

Zoom:

זום זוהי תוכנה שמאפשרת לעשות מפגשים וירטואליים במחשב. המפגש יראה בערך כך:

• את המפגש בזום ניתן להקליט ולצפות בו שוב.

• מהלך המפגש ניתן לשתף את מסך המחשב/לוח

• ועוד אפשרויות...

 

Panopto:

תוכנה שמאפשרת לבצע הקלטות. במקרה שלנו, נשתמש בפנופטו על מנת לצפות במפגשים של זום שהקלטנו.

שימו לב: כל מפגש בזום שתקליטו ל"ענן" יגיע לפנופטו.

ההקלטות שלכם בפנופטו יראו כך (צילום מתוך האתר של פנופטו):

 

הפעלה של Zoom ו-Panopto

 תקבלו מייל המאפשר להתחל את העבודה עם זום  מכתובת: no-reply@zoom.us
נושא המייל הוא Zoom account invitation
במייל יהיה רשום Shlomi Ventura (shlomiv@savion.huji.ac.il) has created a Zoom account for you.

לחיצה  על הלחצן : Activate Your Zoom Account , תאפשר לכם להפעיל רישיון ZOOM אוניברסיטאי.

 

מעט לאחר מכן תקבלו מייל אקטיבציה נוסף, הפעם לפנופטו. הכניסו מייל וסיסמה ראשיים לאוניברסיטה.

 בפנופטו תוכלו לראות את המפגשים המוקלטים של זום, ותוכלו לערוך   את ההקלטות שלכם במידת הצורך.



 התקנה וכניסה ל ZOOM

תחילה יש לוודא שתוכנת זום מותקנת על המחשב.
אם היא איננה מותקנת יש להוריד אותה (מהכתובת הזו) ולהתקין.
נכנסים ל- https://zoom.us/signin ומזינים את כתובת המייל האוניברסיטאית ואת סיסמתה

 

לאחר ההזדהות מומלץ לוודא בדף הפרופיל שה-user type של החשבון שלכם הוא כ-licensed

.

 

במידה שחשבונכם מוגדר כ-basic לא תוכלו לזמן פגישות שאורכן למעלה מ-40 דק' או שיש בהן יותר מ-100 משתתפים (אך תוכלו להשתתף בשיחות כאלה).

 

יצירת מפגש

ישנן מספר דרכים ליצור פגישת זום חדשה (להיות "מארח"), להלן אחת מהן:

1. נכנסים לחשבון הזום האישי ועוברים ללשונית Meetings .

 

2 .לוחצים על הכפתור Schedule a New Meeting

 

3. ממלאים את פרטי המפגש (נותנים לו שם ומזינים מועד מדויק).

 

הגדרות נוספות :

• ניתן להגדיר סיסמת כניסה למפגש - זו ברירת מחדל לסגל מנהלי ,האפשרות הזו מומלצת על מנת למנוע כניסת זרים למפגש.
• ניתן להגדיר שהמשתתפים יכולים להיכנס לפגישה לפני המארח -  ברירת המחדל היא שהם לא יוכלו. בחירה באפשרות זו תאפשר לאורחים להיכנס ולחלוק בינהם מידע לפני שהמארח התחיל את המפגש.
• ניתן להגדיר "חדר המתנה" – המשתתפים ייכנסו לפגישה רק באישור של המארח.
  זו ברירת מחדל לסגל מנהלי ,האפשרות הזו מומלצת על מנת למנוע כניסת זרים מפגש.
• ניתן לבחור אם להקליט את המפגש- האפשרות הזו לא ממולצת לסגל מנהלי. אם תבחרו בכל זאת להקליט את הפגישה , ההקלטה תעלה לענן של ZOOM ולאחר כמה שעות תועבר לענן של פנופטו. שם תוכלו לנהל את ההקלטות שלכם ולערוך אותם.

4. לסיום יש ללחוץ על כפתור "Save".

 

הזמנה / שליחת קישור למשתתפים:

נכנסים לדף המפגשים: https://zoom.us/meeting ולוחצים על "copy the invitation" (לחילופין ניתן להעתיק רק את הקישור שמוצג משמאל לכפתור) ושולחים את הקישור למשתתפים

תחילת המפגש

נכנסים לדף המפגשים ולוחצים על  Start this Meeting

 

מאשרים את הפעלת האודיו (מיקרופון) ואת הפעלת הוידאו (מצלמה). בכל שלב ניתן לכבות את המצלמה ו/או להשתיק את המיקרופון.

 

ניהול המפגש

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• בכל שלב בשיחה ניתן ללחוץ על Mute כדי להשתיק את עצמכם ועל Stop Video כדי לעצור את שידור התמונה.
• כדי להקליט את המפגש יש ללחוץ על כפתור ההקלטה Record  -

 

אפשרות אחת היא להקליט למחשב, כלומר ההקלטה תשמר ישירות על המחשב האישי שלכם.

אפשרות שניה היא להקליט לענן, כלומר - ההקלטה תישמר בענן  https://zoom.us/recording   למשך כמה ימים ומשם תעבור לענן של פנופטו בכתובת https://huji.cloud.panopto.eu תחת תיקיית MyFolder > Meeting Recordings. תוכלו לשתף את ההקלטה אם תבחרו באפשרות זו וגם לערוך אותה.

 

ההקלטה תישמר בענן  https://zoom.us/recording   למשך כמה ימים.

• חלון ניהול המשתתפים מאפשר השתקת / מתן רשות דיבור למשתתפים. כברירת מחדל, המיקרופון של כל המשתתפים פתוח, אך בכל שלב באפשרותכם לשנות את המצב הזה למשתתף מסויים או לכולם. כדי לעשות זאת לחצו Manage Participants בסרגל הכלים התחתון ואח"כ לחצו על  Mute All בחלון שיפתח, או בחרו משתתף מהרשימה והשתיקו אותו בלבד. במהלך המפגש, המשתתפים יכולים להצביע ולבקש את רשות דיבור על ידי לחיצה על Raise Hand, במקרה כזה יופיע לכם חיווי על ההצבעה בחלונית ניהול המשתתפים. תוכלו לבטל הצבעה ע"י לחיצה על Lower All Hands

• הצגת מסמכים, מצגות וסרטונים מהמחשב שלכם מתבצעת ע"י לחיצה על Share Screen שבסרגל הכלים התחתון, ובחירה בחלון שייפתח ביישום ספציפי שאותו שתרצו לשתף. אם תרצו לשתף סרטונים או קבצי קול סמנו את תיבת הסימון  Share Computer Sound שתופיע למטה בחלון שנפתח אחרי שלחצתם על Share Screen . בצורה זו תוכלו גם לשתף לוח לבן לכתיבה חופשית על גבי המסך. להפסקת השיתוף לחצו על Stop Share.
•  לחיצה על Chat תפתח חלונית בצד שתאפשר חילופי הודעות בין כל חברי הקבוצה או שיחות פרטניות בין שני חברים. 

בסיום יש להקליק על End Meeting For All

................................................................................................................................................................

 כניסה לפנופטו תעשה מהקישור : https://huji.cloud.panopto.eu

 

התקנת Panopto  לחלונות

1. לפני שמתחילים וודאו כי ברשותכם מספיק נפח דיסק, שכן ההקלטות דורשות נפח רב לפני העלאתן לרשת.
2. דרישות מערכת

מערכת הפעלה - Windows 7 ומעלה

דפדפן - נדרשת הגרסה העדכנית ביותר של אחד מהדפדפנים: Chrome, Firefox, Edge, Internet Explorer, Safari

מעבד - מומלצים מעבדי אינטל i3 עבור איכות הקלטה סטנדרטית, מעבדי אינטל i7 עבור איכויות הקלטה גבוהות.

זכרון – 4GB RAM

נפח אחסון - איכות סטנדרטית: כ-135 MB לשעת הקלטה. איכות גבוהה: כ- 540 MB לשעת הקלטה.

יישומים - לצורך הצגת מצגות נדרשת תכנת Powerpoint מגרסה 2013 ואילך

3. הריצו את הקובץ שהורדתם  (PanoptoRecorder.exe) והתחילו את תהליך ההתקנה

4. אם תופיע השגיאה הבאה:

בחרו ב-Install anyway

5. בשלב הבא, יש לבחור את הנתיב להתקנת התוכנה ואת הנתיב לשמירת ההקלטות (כפי שצוין - יש לשים לב כי ישנו מספיק שטח אחסון לשמירת ההקלטות), בסיום ללחוץ על הכפתור Next

6. במסך הבא יש ללחוץ Install על מנת להתחיל בהתקנה

7. בסיום ההתקנה, ניתן להפעיל את התכנה.

8. כאשר תכנסו למערכת  Panopto לראשונה בחרו בSign in

9. אם אינכם רשומים, ייפתח לכם עמוד הרשמה, בחרו בלשונית הבחירה HUJI MOODLE לחצו על אישור, וכעת אתם יכולים לפתוח את Panopto.

10. לאחר מכן ייפתח חלון קופץ בו תבחרו Open link כאשר Panopto Recorder מסומן

 

בהצלחה